Jacek Branicki: Jestem eventem, czyli życie na wyjazdach

Jeżeli zastanawiasz się, czy chcesz zostać event managerem, to nigdy nim nie zostaniesz. To po prostu trzeba wiedzieć. Jeżeli się wahasz – nie jest to praca dla ciebie, bo życie na evencie wcześniej czy później (najpewniej wcześniej) doprowadzi cię do chronicznego bólu głowy i nieprzespanych nocy.
 

Jeżeli jednak jesteś dwa tygodnie przed rodzinnym przyjęciem, a twoją głowę zaprzątają myśli zagospodarowania podjazdu w celu przygotowania  idealnego parkingu, a chęć ponownego potwierdzenia listy gości napawa cię ekscytacją – to, cytując klasyka, „wiedz…, że coś się dzieje” i masz w sobie predyspozycje do organizowania eventów.

Posiadanie odpowiednich cech charakteru to 70 proc. sukcesu w tym zawodzie. Zacznę od najważniejszej cechy dla mnie, czyli odpowiedzialności. Nawet najmniejszy błąd przy organizacji eventu może okazać się makabryczny w skutkach. Trzeba mieć to na uwadze i sprawdzać, sprawdzać i jeszcze raz sprawdzać wszystkie wyniki działań swoich, jak i podwykonawców. Istotną rolę odgrywa również odporność na stres, który jest nieodłącznym (nie)przyjacielem każdego event managera.

Sam event porównałbym do żywej materii, która cały czas ewoluuje, a my jako organizatorzy musimy mieć nad nią kontrolę. Nie udałoby się to bez zdolności interpersonalnych tak bardzo potrzebnych, szczególnie w początkowej fazie organizacji eventu, kiedy to wykonuje się dziesiątki telefonów, pisze niezliczoną liczbę maili, żeby uwzględnić wszystkie założenia projektu.

Równie ważną cechą, którą chciałbym wymienić zwłaszcza w kontekście młodych event managerów, jest pokora. Im szybciej zrozumiesz, że istnieją ludzie, którzy posiadają wiedzę, z której możesz czerpać i większe doświadczenie, na którym możesz polegać, tym lepiej dla ciebie i twoich wyników.
Oczywiście nie ma chyba zawodu, który oparty jest jedynie na cechach charakteru. Nie inaczej jest w tym przypadku. Nie wyobrażam sobie dobrego event managera, który nie potrafiłby oceniać ryzyka i dobrze planować, sprawnie poruszać się w arkuszach kalkulacyjnych, szybko liczyć czy też nie znałby podstaw rachunkowości.
Jeżeli spełniamy wyżej wymienione wymagania, możemy z czystym sumienie ubiegać się o angaż w agencji eventowej. Jeżeli uda nam się sprostać wymaganiom stawianym przez potencjalnego pracodawcę, możemy zaczynać!

Codzienne obowiązki
Każdy event manager musi trzymać się wcześniej ustalonego scenariusza działań. Musi przede wszystkim planować event jako całość oraz przewidywać nawet trudno wyobrażalne scenariusze. Wśród zadań event managera znajduje się także przygotowywanie oferty z wyceną poszczególnych działań, opierając się na ofertach swoich podwykonawców i wolumenie wykorzystania zasobów swojej firmy. Event manager musi również mieć pełną kontrolę nad budżetem przedsięwzięcia, które organizuje i uważać, by go przypadkiem nie przekroczyć. Im bliżej do startu samego przedsięwzięcia, tym wyższy poziom adrenaliny.

Sukces osiąga się wtedy, gdy potrafi się go przekłuć w jeszcze efektywniejszą pracę. Dzień startu to w moim przypadku upewnienie się, czy wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Staram się znaleźć w całym evencie najsłabszy punkt i zminimalizować działanie czynników powodujących jego słabość, jednocześnie szukając rozwiązania zastępczego, które w jak największym stopniu zaspokajałoby ewentualne braki. Jeżeli uda się ograniczyć listę zdarzeń, które mogą mnie zaskoczyć podczas eventu, to zostaje na koniec uściśnięcie dłoni zadowolonego klienta… i rozliczenie faktur.

Zawsze miej plan C!
Przy realizacji eventów, które organizowałem nigdy nie stało się nic, czego nie przewidziałem – to zdanie, którego żaden event manager nigdy nie powiedział! Jako przykład mogę przytoczyć sytuację, w której organizowaliśmy mały koncert z okazji regionalnego święta. Gdy rozstawiliśmy scenę, okazało się, że w miejscu, skąd mieliśmy wziąć prąd, wcale go nie było. Nie braliśmy ze sobą najazdów na kable (swojego rodzaju ochraniacze na przewody, po których można jeździć autem), ponieważ skrzynka z prądem była po tej samej stronie ulicy. Najbliższy punkt z DZIAŁAJĄCYM trójfazowym gniazdem,  znajdował się po drugiej stronie ulicy. Na szczęście koncert zorganizowany był jeszcze przed wyborami samorządowymi, a obecnie panująca pani burmistrz tego małego mazurskiego miasteczka nie miała dobrych notowań, więc pomogliśmy sobie nawzajem. Pani burmistrz  wezwała strażaków, żeby podjechali do nas i pomogli nam rozwiesić kabel między słupami nad ulicą. W zamian w trakcie festynu konferansjer musiał wspomnieć w ciepłych słowach o pani burmistrz. Z ciekawości zapytałem strażaków, jak raportują taki wyjazd z jednostki. Z uśmiechem na twarzy jeden z nich odpowiedział: Jak to jak? Ćwiczenia, drogi kolego! Cała operacja zakończyła się sukcesem – przynajmniej dla nas, bo szczerze mówiąc do tej pory nie znam wyników wyborów samorządowych w tym miasteczku.
Autor: Jacek Branicki, event manager, Mobilne Badania