Meeting Planner zawód przyszłości?
Meeting Planner to zawód, o którym mówi się coraz częściej. Kim jest? Jaka jest jego przyszłość? Jakie ma potrzeby? Na te pytania nie ma jeszcze jednoznacznych odpowiedzi. Można jednakże stwierdzić, że próba popularyzacji nazwy zawodu, od lat już uprawianego, to z pewnością jeden z przejawów poszukiwania tożsamości przez środowisko branży spotkań. Czy polski Meeting Planner, wzorem swoich zagranicznych kolegów, ma szansę zdobyć powszechne uznanie i zostać dumnym przedstawicielem swojej profesji?
Istnieje wiele specjalizacji odnoszących się do jednego zawodu, określanym ogólnym terminem Meeting and Convention Planner - nasz rodzimy Planista Konferencji, Planista Eventów, Specjalista ds. Organizacji Eventów, Organizator Spotkań a także w krajach takich jak USA - Corporate Planner, Party Planner, Convention Services Manager (CSM), Conference Planning Manager, Conference Services Manager, Catering Manager, Events Manager, Conference Planner, Director of Conference Services, Conference Manager, Director of Events, Event Manager.
W oficjalnej klasyfikacji zawodów i specjalności obowiązujących w Polsce, kategorią najbardziej zbliżoną pod względem kompetencji do Meeting Plannera, są organizatorzy turystyki i pokrewni. Wśród ich obowiązków jest planowanie trasy podróży i dokonywanie rezerwacji w hotelach dla klientów, organizowanie lub sprzedaż pełnych grupowych wyjazdów służbowych lub urlopowych. W zakresie ich zadań pozostaje również zbieranie informacji o dostępności, kosztach, różnych typach transportu i zakwaterowania, dostosowanych do określonych wymagań klientów oraz prowadzenie doradztwa w tym zakresie. Ponadto profesjonalny organizator spotkań musi znać taryfy i ceny biletów lotniczych, rozkłady jazdy, zasady rozliczania podróży i imprez, ceny usług hotelarskich i gastronomicznych. Powinien wykazywać się również zdolnościom negocjacyjnymi w kwestii przygotowania umów z kontrahentami, np. biurami podróży, liniami lotniczymi czy hotelami.
Kim jest współczesny Meeting Planner? To przede wszystkim organizator, posiadający rozległe kontakty osobiste, profesjonalista znający wszystkie aspekty i etapy organizowanych wydarzeń. Z tą profesją wiąże się ogromna odpowiedzialność, gdyż jedno niedociągnięcie może mieć negatywny wpływ na powodzenie całego przedsięwzięcia.
Meeting planner to nie tylko samodzielny zawód, ale również stanowisko spotykane w strukturach organizacyjnych wielu korporacji i stowarzyszeń, różnych działach - PR, HR, Marketingu. Meeting Planner nadzoruje i koordynuje działania niezbędne do zorganizowania wydarzenia. Uważa się, że jego rolą jest optymalizowanie budżetu, tj. wydatków firmy, jakie ponosi ona na realizację i obsługę podróży służbowych, spotkań, imprez i konferencji.
Meeting Planner to zawód wymagający specjalnych predyspozycji. Na stronie Amerykańskiego Occupational Information Network wymienione są nawet cechy, które powinien posiadać profesjonalny organizator spotkań. Wśród nich wymienia się umiejętność słuchania, jasnego wyrażania myśli, przemawiania, wyciągania wniosków, podejmowania decyzji a także dobrą organizacja czasu, empatię.
Bez wątpienia, kluczowe znaczenie dla Meeting Plannera ma dostęp do aktualnej i kompleksowej informacji dotyczącej - wydarzeń branżowych; obiektów hotelowych, konferencyjnych, targowych; usługodawców .
Kryzys czy świetlana przyszłość
Ostatnio coraz częściej słyszy się o kryzysie PCO (Professional Congress Organizer) i spadku zapotrzebowania na usługi profesjonalnych organizatorów spotkań. Jednostki w firmach, odpowiedzialne za organizacje spotkań często rezygnują z usług Meeting Planerów i same podejmują się przygotowania wydarzenia. Niekiedy rolę organizatora przejmują hotele, które oprócz zapewnienia typowych dla siebie usług podejmują się realizacji eventów.
Zjawisko zmniejszenia zainteresowania ofertą PCO ma wymiar globalny. Pewien udział w tej tendencji ma również światowy kryzys gospodarczy. Z drugiej strony rozwój narzędzi komunikacji elektronicznej oraz powstawanie nowych grup docelowych klientów - dzięki postępującej specjalizacji w ramach różnych zawodów, np. lekarzy, pracowników naukowych, sprawiają, że rynek spotkań poszerza się. Z pewnością Meeting Plannerzy powinni być otwarci na nowe trendy i ich świadomi, tak aby skutecznie znaleźć niszę dla swojej działalności.
Zbieżne cele stowarzyszeń
W statutach wielu stowarzyszeń branży MICE, wśród celów widnieje profesjonalizacja zawodu Meeting Plannera, a także promocja standardów działań, które mają zagwarantować wysoką jakość usług i zapobiegać nieuczciwej konkurencji. Temu ma również służyć kodeks etyki zawodowej, który nadal pozostaje w sferze projektów.
Dzięki integracji branża spotkań ma szanse umocnić swoją pozycję jako sektora gospodarki oraz jako partnera dla administracji publicznej w ustalaniu ważnych dla branży kwestii. Przykładem owocnej współpracy branży i władz była decyzja o powołaniu w wielu miastach convention bureau.
Międzynarodowe Stowarzyszenie Organizatorów Spotkań MPI Poland proponuje program edukacyjny, który zapewnia zdobywanie certyfikatów w zależności od stażu i doświadczenia w przemyśle spotkań. Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP) podkreśla wagę opracowania oraz wdrażania jednolitych, wysokich standardów usług konferencyjnych i kongresowych. Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE) kładzie nacisk na ugruntowanie i popularyzację zawodu event managera, stworzenie i wprowadzanie w życie kodeksu etyki zawodowej, wykształcenie wspólnych standardów działania dla zleceniodawców i organizatorów eventów, wypracowanie wspólnych standardów działania dla organizatorów i podwykonawców z branży eventowej. Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) kładzie nacisk na opracowanie i dbałość przestrzegania standardów jakościowych i etycznych organizacji Incentive travel.
Edukacja nowych adeptów
Jednym z aspektów instytucjonalizacji zawodu Meeting Plannera jest kształcenie nowej kadry na studiach na kierunku turystyka biznesowa i pokrewnych. Dynamiczny rozwój tej branży powoduje rosnące zapotrzebowanie na absolwentów kierunków związanych z turystyką biznesową. Wyższa Szkoła Ekonomiczno-Informatyczna w Warszawie jako pierwsza uczelnia w Polsce, uruchomiła studia na kierunku Turystyka Biznesowa, na której studenci poznają zasady profesjonalnego zarządzania hotelami, biurami podróży, ośrodkami informacji turystycznej, a także uczą się koordynować prace związane z turystyką w administracji rządowej i samorządowej. Działania edukacyjne w tym zakresie mogą liczyć na specjalne wsparcie stowarzyszeń. Przykładowo SBE, miało swój udział w uruchomieniu studiów podyplomowych Zarządzanie Projektami Eventowymi, w Wyższej Szkole Handlu i Prawa im. R. Łazarskiego w Warszawie; MPI Poland prowadzi program stypendialny zaś SKiKP wspiera powstawanie nowych prac akademickich w zakresie turystyki biznesowej, ze względu na niedobór opracowań odnoszących się do tej tematyki.
Certyfikacja w służbie jakości
Na świecie zawód Meeting Plannera jest silnie zinstytucjonalizowany. Świadczy o tym istnienie rozbudowanej certyfikacji zawodów związanych z przemysłem spotkań. Na świecie branża ta oferuje wiele certyfikatów dla planistów korporacyjnych oraz dostawców usług (np. Professional Bridal Consultant czy Certified Professional Catering Executive). Kandydaci muszą wykazać się często kilkuletnim doświadczeniem, wiedzą, profesjonalizmem w działaniu.
Główne certyfikaty kierowane do uczestników sektora spotkań (konferencje, incentive, eventy) oraz usługodawców mają swoją tradycję i przyznawane są od lat 80. Najbardziej uznany w branży jest Certified Meeting Professional (CMP) wydawany przez The Convention Industry Council. Przeznaczony jest zarówno dla organizatorów spotkań jak i usługodawców, z minimum trzyletnim doświadczeniem. Stowarzyszenie MPI oferuje natomiast specjalny program o zasięgu globalnym Certification for Meeting Management (CMM) dla kadry zarządzającej, z minimum 10-letnim doświadczeniem w branży spotkań. Program certyfikacyjny Certified Incentive Travel Executive uruchomiony przez The Society of Incentive & Travel Executives, działa od 1980 roku. Program został rozszerzony o nie-członków SITE w 2005 roku. Wymagane jest tu doświadczenie i zaangażowanie w sprawy stowarzyszenia, zdanie egzaminu i napisanie raportu. Certified Special Event Professional (CSEP) wydawany przez International Special Events Society premiuje doświadczenie i szczególne kompetencje w dziedzinie organizacji eventów. Inne najbardziej znane programy certyfikacyjne to The Destination Management Certified Professional (DMCP) czy Certified Destination Management Executive (CDME).
W polskich warunkach możemy się spotkać z próbami nadawania certyfikatów. Programy te są jednak jeszcze zbyt mało popularne, żeby można było mówić o pełnej profesjonalizacji branży. Przykładem tu może być certyfikat profesjonalnego organizatora turystyki biznesowej w Polsce nadawany przez Prezesa Polskiej Organizacji Turystycznej. Inne inicjatywy wpisujące się w nurt zmierzający do umacniania się branży to: powstawanie stowarzyszeń, Program Rekomendacji Profesjonalnych Organizatorów Kongresów Convention Bureau of Poland, konkursy branżowe, np. TOP TEN.