Relacje branży MICE i turystyki tematem spotkania podczas World Travel Show
III Międzynarodowe Targi Turystyczne World Travel Show gościły przedstawicieli branży MICE, którzy spotkali się na konferencji dotyczącej współpracy z sektorem turystycznym oraz sprzedaży ofert turystycznych organizatorom wydarzeń. Dzień Branży MICE podczas WTS odbył się w ramach cyklu MP MICE & More® organizowanego przez MeetingPlanner.pl.
Pierwsza część spotkania dotyczyła najskuteczniejszych metod i najczęściej popełnianych błędów w prezentacji i sprzedaży oferty turystycznej organizatorom wydarzeń oraz tego, jakie są wymagania organizatorów wydarzeń i na co trzeba zwrócić uwagę tworząc propozycje różnego rodzaju spotkań, konferencji, eventów czy incentive travel.
Oferta dla biznesu to bardziej prestiżowy rodzaj turystyki, klienci z tej branży mają często wyższe wymagania. Oferta turystyczna natomiast stanowi zaledwie jeden z elementów wydarzeń organizowanych przez event managerów.
Uczestnicy panelu dyskusyjnego zgodzili się, że dostawcy usług, na przykład przedstawiciele hoteli czy innych obiektów lub ogólniej mówiąc, atrakcji turystycznych, powinni wiedzieć, jakie są oczekiwania klientów lub o nie zapytać i pod tym kątem opracować ofertę, ponieważ na poziomie turystyki biznesowej oferta powinna być ściśle dostosowana do klienta. Dostawcy powinni więc wiedzieć, komu proponują swoje usługi.
Oferta powinna być spersonalizowana i kompleksowa. Lepiej unikać ofert ogólnych, które nie przekazują żadnych konkretnych informacji. Dobrze jest także podkreślić swoje kompetencje oraz dołączyć referencje.
Z dyskusji wynikało także, że zdarza się, iż dostawca usług przedstawia ofertę, która zawiera niepełne lub nierzetelne informacje. Okazuje się to dopiero na etapie realizacji przedsięwzięcia i może spowodować nawet rezygnację z usługi. Dlatego oferta powinna zawierać wszelkie informacje, także dotyczące ograniczeń usługodawcy, które mogą wpłynąć na realizację scenariusza spotkania.
Dyskutujący mówili także o ofertach składanych przez takie obiekty jak muzea czy skanseny. Niektóre z nich potrafią wykorzystać swój potencjał turystyczny dla spotkań biznesowych, należy do nich na przykład Kopalnia Soli w Wieliczce. Jednak w wielu takich instytucjach pracownicy nie bardzo wiedzą, jak wykorzystać swoje atuty. Często na przeszkodzie stają aspekty prawne, dotyczy to chociażby muzeów, a często podejście pracowników, którzy nie są otwarci na współpracę lub nie chcą tego robić, ponieważ są przyzwyczajeni do określonych godzin pracy i nie są wynagradzani za godziny nadliczbowe. W kontaktach takich ważne są także standardy obsługi, na przykład odpowiadanie na maile w określonym terminie.
Obiekty typowo turystyczne zaczynają się otwierać na branżę biznesową, tworzą działy lub zatrudniają pracowników w tym celu, gdyż ich właściciele zdają sobie sprawę z tego, że dział ten jest ważny, ale często brak im doświadczenia w tym zakresie.
Dyskusja zakończyła się wnioskami dla menagerów miejsc i atrakcji turystycznych, którzy chcą stworzyć ofertę dla biznesu. Aby przyniosła ona efekt, najpierw powinni zorientować się w swoich możliwościach i wiedzieć, czym dysponują. Powinni w ofercie podawać prawdziwe informacje, potwierdzać doświadczenie referencjami, pokazać swoje możliwości, dobrze przygotować ofertę, pod kątem tego, co mają ciekawego, innego, niestandardowego, co mogłoby zainteresować gości. Dobrze jest pokazać opis, zdjęcia lub nagranie wydarzenia, które już było w danym miejscu organizowane.
Ważny jest także kontakt z branżą spotkań biznesowych, dokładne poznanie, czym ona jest. Dostawca usług musi też wiedzieć, że działalność dla branży spotkań jest dla niego opłacalna.
Jeżeli oferenci zdecydują się realizować usługę, powinni zmienić organizacje pracy swojej firmy, poświęcić czas, wyznaczyć lub zatrudnić osobę do kontaktu z klientem, a także nastawić się na dużą ilość pytań i tak ustawić komunikację, aby wcześniej już udzielić pełnej informacji, wówczas w późniejszym etapie pytań jest mniej.
W pierwszej części spotkaniu wzięli udział: Łukasz Adamowicz, wiceprezes zarządu Businessman Fun Club, Olga Krzemińska-Zasadzka, dyrektor zarządzająca agencji Power, Radosław Krakowiak, MICE director BP Impuls, Katarzyna Michalak, koordynator ds. organizacji imprez Provident Polska, Sylwia Banaszewska, prezes zarządu MeetingPlanner.pl oraz Magdalena Kondas, redaktor naczelna MeetingPlanner.pl
Tematem drugiej części spotkania było „Czy współpraca branży spotkań z branżą turystyczną jest niezbędna w wyścigu do pozyskiwania organizacji wydarzeń, zarówno lokalnych jak i międzynarodowych do destynacji?”
Uczestnicy dyskusji zgodzili się, że Polska jest postrzegana jako kraj atrakcyjny, ale jednocześnie to wciąć mało znana destynacja. Turystom zagranicznym podoba się, że jest tutaj tanio, czysto i bezpiecznie. Potencjał Polski – zdaniem panelistów – więc ogromny, ale niewykorzystany. Znanych jest kilka miast, na przykład Kraków, który stanowi sam w sobie markę, Warszawa czy Poznań, jako centra biznesowe. Tymczasem mamy także inne miasta, które warto pokazać, chociażby Gdańsk czy Wrocław z ich ciekawą historią, czy Łódź i Lublin, które zaczęły się promować w ostatnich latach.
Podczas spotkania zwrócono uwagę, że promowanie miast pod kątem pozyskiwania wydarzeń odbywa się zwykle w formie akcji, związanych na przykład z pozyskanymi środkami unijnymi. Tymczasem lepszym sposobem na wykorzystanie dostępnych środków byłoby zbudowanie narzędzi, które umożliwią miastom i regionom wykorzystanie swoich pozytywnych stron w celu przyciągnięcia gości także po wykorzystaniu tych środków, niż wydawanie ich na jedną kampanię.
Podkreślano także ważną rolę relacji i kontaktów z branżą, gdyż obie strony muszą tutaj wykazywać chęć współpracy, kwestię bezpieczeństwa w trzech aspektach – formalnym, biznesowym i wizerunkowym, a także wsparcie i współpracę władz miejskich. Samorządy mogą wspierać biznesowe przedsięwzięcia chociażby przez różnego rodzaju subwencje jak np. udostępnianie bezpłatnej komunikacji miejskiej gościom eventów czy obiektów miejskich.
Podstawą atrakcyjności turystycznej jest tworzenie przeżycia, które będzie wyjątkowe dla gości. Jednak nie zawsze jest ona najważniejsza, na przykład przy okazji organizowania kongresów naukowych ważniejsze są inne aspekty, takie jak sale konferencyjne czy dobra komunikacja. W przypadku najmłodszego pokolenia biznesmenów trendem jest łączenie biznesu z turystyką leisure’ową.
W drugiej części spotkania uczestniczyli: Żaneta Berus, dyrektor zarządzająca Ptak Warsaw Expo, Krzysztof Celuch, prorektor Szkoły Głównej Turystyki i Rekreacji, CEO Celuch Consulting, Barbara Dziedzic, CEO Travel.Reps, Rafał Matulka, event team leader, Rebelia Media, Katarzyna Rokicka, dyrektor sprzedaży Mazurkas Travel oraz Magdalena Kondas, redaktor naczelna MeetingPlanner.pl.
Panele poprzedziły warsztaty dla przedstawicieli branży turystycznej „Jak przygotować ofertę hotelu dla klienta MICE?”, które poprowadziL Artur Trukawiński (Trukawinski Hospitality C&M). W programie szkolenia znalazły się takie zagadnienia jak: Co należy robić, aby ulepszać hotelową ofertę i kogo z hotelu w tym celu zaangażować? Co należy zrobić aby zdobyć klienta MICE, „uzależnić” od siebie i swoich obiektów hotelowych ? Jak należy zbudować ofertę i wyróżnić się od konkurencji? Zostaną też przedstawione najczęstsze grzechy w przygotowaniu ofert. Szkolenie było poświęcone budowaniu relacji z klientami MICE i personal brandingowi każdego sprzedawcy.
III Międzynarodowe Targi Turystyczne World Travel Show odbyły się w Ptak Warsaw Expo w dniach 19 – 21 października 2018.
