Standardy, prawo i działania na rzecz rynku: Klub Agencji Eventowych podsumowuje półrocze
Klub Agencji Eventowych w minionym półroczu organizował konferencje, debaty i szkolenia. Do najważniejszych z nich należały spotkania w formule okrągłego stołu, dotyczące zagadnień istotnych dla organizatorów wydarzeń.
W misji powstałego w 2012 roku Klubu Agencji Eventowych, który działa w ramach Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej SAR, jest promocja i upowszechnianie najwyższych standardów na rynku eventowm. Aby realizować przyjęty cel, organizacja skupia się przede wszystkim na dialogu, dyskusjach, spotkaniach, prezentujących zagadnienia z różnych perspektyw, oraz wsparciu innych, pozaklubowych inicjatyw branżowych, które zdaniem członków KAE, mogą pomóc w realizacji misji i budowaniu silnego rynku eventowego. Obecnie w Klubie zrzeszone jest i działa 12 agencji, które, jak podkreśla KAE, są czołowymi podmiotami zajmującymi się event marketingiem w Polsce.
Przy „okrągłym stole” o przetargach i bezpieczeństwie
Założeniem cyklu „Okrągły Stół KAE” są rozmowy na ważne dla branży eventowej tematy oraz próba wyciągnięcia wniosków, które mogłyby być rekomendacjami w danym obszarze działalności, albo zwróceniem uwagi na problem czy wyzwanie. W dyskusjach biorą udział przedstawiciele korporacji czy stowarzyszeń zlecających organizację eventów (klienci) i przedstawiciele agencji, które są zrzeszone w KAE. Rozmowy odbywają się w obecności i przy udziale mediów branżowych.
,,Zakres przygotowania oferty agencyjnej na pierwszym etapie przetargu i kolejnych, a oczekiwania klientów” to elementy, które zdaniem KAE i twórców „Białej Księgi Komunikacji Marketingowej”, mają kluczowe znaczenie dla przeprowadzenia całego procesu, a następnie samej realizacji projektu. Konsekwencje ze sposobu przeprowadzenia tych etapów mają także istotne odniesienie do całego rynku. Dlatego też temu tematowi poświęcona była dyskusja w ramach cyklu „Okrągły Stół KAE”, która odbyła się w październiku.
Rozmowa poświęcona była przede wszystkim standardom przetargowym, które zostały opracowane w ramach projektu „Dialog branżowy – Dobry przetarg”, a zaprezentowane i udostępnione rynkowi w postaci „Białej Księgi”. Jeden z rozdziałów jest poświęcony w całości eventom.
Rozmówcy poświęcili dużo uwagi etapowi RFI, zastanawiając się, w jakich sytuacjach w przetargach eventowych warto je organizować, i jak dobre przeprowadzanie tego etapu może zoptymalizować cały proces.
W dyskusji wyraźnie zaznaczono, iż kluczowe i warte wyraźnego rozdzielenia i opisania są dwa etapy w procesie przetargowym, tj. RFP – zapytanie o rozwiązanie, ogólną propozycję, i RFQ, które jest już zapytaniem o konkretną i szczegółową ofertę, stanowiącą wiążący dokument, co do np. zaproponowanych tam rozwiązań, kosztów czy terminów. Podczas dyskusji zarówno przedstawiciele agencji, jak i klientów wskazywali na korzyści wynikające z takiego rozwiązania. Zastanawiali się też nad tym, według jakich kryteriów powinny być wybierane projekty i agencje do kolejnego etapu. Jednym z problemów, który wskazano, jest ochrona praw autorskich, w szczególności w procesie debriefingu.
Zagadnienia bezpieczeństwa na eventach stanowiły temat drugiej z debat okrągłego stołu, która odbyła się w czerwcu. Dyskutowano podczas niej na temat wewnętrznych procedur stosowanych przez organizatorów przedsięwzięć i ich odpowiedzialności w świetle ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, a także o tym, czy udaje się przekonać klientów do uwzględnienia wydatków na ten cel w budżetach wydarzeń. Konkluzją jest konieczność ciągłej edukacji w tym zakresie wszystkich podmiotów współtworzących wydarzenia.
Merytorycznie na wydarzenia branżowych
KAE organizował także debaty w ramach konferencji i spotkań branżowych. Jedną z nich była debata podczas konferencji Polzak Marketing (współorganizowanej przez PSML i SAR), która miała na celu wymianę wiedzy pomiędzy profesjonalistami ze strony zakupów, marketingu oraz agencji. Spotkanie było skoncentrowane na poszerzaniu kompetencji z zakresu zakupu usług marketingowych. W programie były case studies, prezentacje i prelekcje dotyczące efektywności we współpracy klienta z agencją.
Debata ,,Efektywny zakup usług w dobie największych wyzwań stojących przed branżą MICE” poświęcona była zagadnieniom związanym z wejściem w życie rozporządzenia RODO, ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych czy zakazem handlu w niedzielę. Omawiano także zagadnienia związane z wynagrodzeniami pracowników agencji eventowych i perspektywy rozwoju branży MICE. KAE było współorganizatorem tego przedsięwzięcia.
Wnioski z debaty dotyczyły zalecenia, aby do realizacji projektów zatrudniać profesjonalne agencje, które działają zgodnie z przepisami prawa i posiadają odpowiednie polisy i gwarancje. Agencje te należy godziwie wynagradzać, tym bardziej, że mają one obecnie dodatkowe obciążenia finansowe (dostosowanie do RODO i ustawy imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych), poza tym pozostają pod dużą presją ze strony pracowników dotyczącą wyższych wynagrodzeń. Z drugiej strony presja klientów dotyczy zmniejszania wynagrodzenia prowizyjnego agencji oraz wynagrodzenia za pracę pracowników agencji.
Klub był także partnerem merytorycznym spotkania Event Biznes 2018 oraz współorganizował debatę w ramach tego przedsięwzięcia. Celem konferencji jest podkreślenie roli eventu, jako jednego z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych, pozwalających dotrzeć bezpośrednio do grup docelowych realizowanych projektów i z powodzeniem realizować cele biznesowe. Debata dotyczyła przede wszystkim standardów, które proponuje rynkowi „Biała Księga Komunikacji Marketingowej” i zasady te oraz przepisy prawa i przykłady rozwiązań międzynarodowych stanowiły sedno rozmowy.
Wśród wydarzeń objętych patronatem Klubu, a jednocześnie w które organizacja zaangażowała się merytorycznie, była także konferencja Procon Polzak (organizowana przez PSML), podczas której dla zainteresowanych zagadnieniami zakupów usług eventowych, ciekawą propozycją był stolik tematyczny pod nazwą – Zakup eventów. Przedstawiciele działów zakupów rozmawiali z reprezentantami Klubu na tematu procesu zakupu usług eventowych, form przetargów i możliwości zaimplementowania do tych procesów standardów i rozwiązań proponowanych w „Białej Księdze”.
W ramach podjętej współpracy z PSML, SBE oraz Think MICE Klub objął patronatem szkolenie dotyczące ustawy o usługach turystycznych, w związku z nowelizacją jej przepisów, które weszły w życie 1 lipca 2018 roku. Szkolenie skierowane było do przedstawicieli całej branży MICE, a przepisy ustawy dotyczą także agencji eventów i firm, które bezpośrednio realizują eventy, nawet gdy w teorii wydaje się, że nie wiele mają wspólnego z turystyką.
Klub objął też patronatem Arłamów MICE Gemes I Olimpiadę Branży Eventowej, która była skierowana do reprezentantów agencji zajmujących się organizacją dużych eventów biznesowych, sportowych i kulturalnych. W ramach tego spotkania odbyła się współorganizowana przez MeetingPlanner.pl debata na temat wyzwań branży eventowej, której podstawą była teza, iż branża eventowa jest drużyną, która gra do jednej bramki.
Mikser biznesu i networkingu – bez stresu
Tematem ostatniego cyklicznego kwartalnego spotkania Business Mixer Klubu Agencji Eventowych było nauczenie uczestników, jak mogą radzić sobie ze stresem, który na co dzień towarzyszy pracownikom agencji eventowych. Business Mixer to spotkanie przebiegające w nieformalnej atmosferze, w trakcie którego w przedstawiciele branży dyskutują na ważne z punktu widzenia event marketingu tematy, przy okazji nawiązując biznesowe relacje.
Wsparcie zewnętrznych inicjatyw
KAE było też partnerem dwóch konferencji: Value Based Social Selling i Value Based Leadership. Pierwsza z nich skierowana była przede wszystkim do praktyków marketingu i sprzedaży, którzy mogli nauczyć się, jak wykorzystywać nowoczesne narzędzia do budowania trwałych i rentownych relacji z klientami, a druga do menedżerów, kierowników regionalnych, pracowników działów HR oraz właścicieli firm, którzy chcą zwiększyć zaangażowanie pracowników budując kulturę organizacji opartą na wartości.
Klub objął także patronatem szóstką edycję przeglądu talentów See&Say, wspierając tym samym pracę w kreacji eventów, oraz, jak co roku, przyłączył się do akcji charytatywnej Elfy SBE. www.kae.com.pl
MATERIAŁ PARTNERA
