Warsaw Convention Bureau zwiększa skuteczność w pozyskiwaniu wydarzeń
W pierwszych dwóch kwartałach 2019 roku zespół Warsaw Convention Bureau prawie dwukrotnie przekroczył założone na ten rok wskaźniki skuteczności pozyskiwania wydarzeń. Skuteczność mierzona liczbą noclegów zakładała 34 tys.pozyskanych noclegów i ich szacowaną wartość na poziomie 10,8 mln zł.
Na koniec maja wartości pozyskanych wydarzeń wynosiły odpowiednio 61 665 noclegów i 19,8 mln zł ich szacowanej wartości. Podkreślali to podczas spotkania podsumowującego działalność Warszawskiej Organizacji Turystycznej i działającego w jej ramach Warsaw Convention Bureau Barbara Tutak (prezes WOT) i Mateusz Czerwiński (wiceprezes WOT).
Pierwszym ze zrealizowanych w tym roku kongresów był European Psychiatry Association Congress (EPA) – doroczne spotkanie europejskich specjalistów z dziedziny psychiatrii. Na wydarzeniu, które odbyło się w Expo XXI Warszawa na początku kwietnia 2019, spodziewano się około 3500 uczestników, jednak dzięki interesującej ofercie merytorycznej tej edycji kongresu, jak i atrakcyjności samego miasta, Warszawę odwiedziło w ciągu czterec dni obrad 4300 uczestników, w większości z zagranicy.
Warszawa stolicą ważnych wydarzeń
Kolejnym ważnym wydarzeniem pozyskanym przez WCB jest European Design Awards 2019 (EDA), najważniejsza ceremonia rozdania nagród za wybitne osiągnięcia w dziedzinie designu komunikacyjnego, której towarzyszy cykl międzynarodowych warsztatów i konferencji, wykładów, wystaw, spacerów po studiach graficznych czy pokazów filmowych. Dzięki EDA, między 6 a 9 czerwca 2019, Warszawa stała się europejską stolicą projektowania graficznego, a dzięki aktywności WCB udało się w wydarzenie zaangażować kilkunastu lokalnych partnerów merytorycznych i organizacyjnych, między innymi Miasto Stołeczne Warszawa, Stowarzyszenie Twórców Grafiki Użytkowej, Element Talks, Muzeum Sztuki Nowoczesnej czy Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR.
Natomiast w 2020 roku odbędzie się Warszawie kongres World Small Animals Veterinary Association Congress 2019 (WSAVA), najważniejsze na świecie wydarzenie w dziedzinie medycyny weterynarii małych zwierząt.
Z kolei przykładem wydarzenia, o które Warsaw Convention Bureau się stara, a które nie zostało jeszcze potwierdzone, jest 28th Congress of the European Society of Biomechanics 2022.
Wsparcie dla fam tripów i ambasadorów
WOT już trzeci rok prowadzi także program partnerski „Wsparcie fam tripów dla planistów spotkań”. Program oparty jest na mechanizmie refinansowania organizowanych przez członków WOT wizyt studyjnych zagranicznych planistów spotkań, w trakcie których potencjalni organizatorzy wydarzeń kongresowych, targowych, eventowych i motywacyjnych mogą zapoznać się z pełną ofertą miasta jako atrakcyjnej i profesjonalnej destynacji spotkań.
W programie mogą wziąć udział jedynie członkowie Warszawskiej Organizacji Turystycznej. Tegoroczny program wprowadza zmiany, które polegają na tym, że mogą z niego korzystać tylko członkowie zrzeszeni w WOT minimum rok. Zmianom uległo też raportowanie, z trybu kwartalnego na roczny.
Między innymi w tym obszarze WOT wzmocnił współpracę z Mazowiecką Regionalną Organizacją Turystyczną oraz Stołecznym Biurem Turystyki, z którymi działa w opraciu o wspólny plan marketingowy. W ramach tworzenia synergii z Mazowiecką Regionalną Organizacją Turystyczną po raz pierwszy w historii WCB weźmie, wspólnie z Mazowiecką ROT, udział w Forum M&I – branżowym warsztacie dostawców i kupujących działających w obszarze przemysłu spotkań.
Warszawski Klub Ambasadora Kongresów jest projektem, w ramach którego Warsaw Convention Bureau wspiera lokalny świat nauki i stowarzyszenia branżowe w pozyskiwaniu ważnych, międzynarodowych wydarzeń do Warszawy i zamierza tej współpracy poświęcić jeszcze więcej uwagi.
Warszawski Klub Ambasadora realizuje na terenie stolicy założenia Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, którego właścicielami i prowadzącymi są Polska Organizacja Turystyczna i Stowarzyszenie „Kongresy i Konferencje w Polsce”.
Nowi członkowie i warsztaty
W ciągu pięciu miesięcy 2019 roku Warszawska Organizacja Turystyczna pozyskała ośmiu nowych członków, wśród których znalazła się między innymi Creative Poland - nowa marka skierowana do klientów zagranicznych, oferująca usługi kreatywne, eventowe oraz DMC oraz Symposium Cracoviense, która działa na rynku turystyki biznesowej od 1998 roku.
Do WOT przyłączyli się także: Hotel Warszawa, w kategorii restauracje: Comfort Food Sp. z o.o. – Brasserie Warszawska, MRZ Sp. z o.o. – restauracja Prime Cut i klub the View, Radiata Sp. z o.o. Sp.k. – restauracja Fat Buddha, Kręgliccy S. J. – restauracje: Chianti, Opasły Tom, El Popo oraz Forteca oraz w kategorii inne: Fundacja Different – restauracja w ciemności.
Narzędziem wprowadzonym przez WOT w ubiegłym roku, które ma być platformą komunikacji pomiędzy członkami są warsztaty, które odbywają się w formule 15-minutowych spotkań biznesowych. Ich celem jest przede wszystkim tworzenie wspólnych ofert i działań promocyjnych, ale rozmowy dotyczą także bieżącej współpracy. Ostatnie takie spotkanie odbyło się na Torze Wyścigów Konnych Służewiec i zgromadziło przedstawicieli 38 firm członkowskich. Kolejne planowane jest na grudzień, w Centrum Nauki Kopernik.
Nowe narzędzia promocyjne
Nowym narzędziem promocyjnym jest Warsaw City Breaks - strona internetowa prezentująca wiosenną ofertę Warszawy: www.warsawcitybreak.com, a także najnowsza edycja wydawnictwa Warsaw Meetings Guide 2019, która jest adresowanym do meeting plannerów przewodnikiem po Warszawie z atrakcyjnymi i profesjonalnymi miejscami do organizacji kongresów, targów, eventów i wydarzeń incentive.
W katalogu zebrano najważniejsze warszawskie hotele, obiekty konferencyjne i eventowe, obiekty kultury, restauracje oraz przedstawiono najlepsze produkty i usługi MICE oferowane przez firmy z warszawskiego rynku.
Katalog będzie dystrybuowany wśród międzynarodowych planistów spotkań między innymi podczas wydarzeń zagranicznych, w których w 2019 roku weźmie udział zespół Warszawskiej Organizacji Turystycznej. Będzie przekazywany przedstawicielom lokalnego świata nauki (np. Ambasadorzy Kongresów Polskich), a także partnerom lokalnym i zagranicznym współpracującym ze stowarzyszeniem.
Dokładnie rok temu został utworzony zawodowy zarząd Warszawskie Organizacji Turystycznej, na którego czele jako przesz stanęła Babara Tutak, natomiast funkcję wiceprezesa powierzono Mateuszowi Czerwińskiemu. W ubiegłym roku nowa prezes przedstawiła też wizję rozwoju WOT i jej cele strategiczne.
WOT liczy obecnie 92 członków.
WOT liczy obecnie 92 członków.
Spotkanie prasowe podsumowujące działalność Warszawskiej Organizacji Turystycznej (w tym Warsaw Convention Bureau) w pierwszym półroczy 2019 roku, odbyło się 5 czerwca, w warszawskim Muzeum Życia w PRL.