Anna Jędrocha: Nowa normalność

Jeszcze nie tak dawno naszym problemem był overtourism, wiele debat branżowych poświęconych było ocenie negatywnego wpływu turystyki masowej na destynacje, w szczególności ich mieszkańców. I tu nagle nasz świat został wywrócony do góry nogami. Po całkowitej zapaści naszej działalności zaczynamy żyć i pracować w stanie „nowej normalności”. Kilka trendów, w tym cyfryzacja, zrównoważony rozwój i zwiększona potrzeba bezpieczeństwa, które jawiły się jako przyszłość naszej branży, stały się teraz bardzo aktualne. Pisze Anna Jędrocha, wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, w cyklu „Okiem eksperta SKKP”.

Cytując Miltona Fridmana: „tylko kryzys wywołuje prawdziwe zmiany”, postawię może zbyt śmiałą tezę, ale wydaje mi się, że nieuniknioną, iż naszym celem nie powinna być teraz odbudowa naszego sektora, a odbudowa społeczności. Aby pobudzić popyt na nasze usługi, musimy wsłuchać się w oczekiwania naszych klientów i partnerów. A co oni teraz mówią? Czy nam ufają? Czego oczekują?   

„Organizacja konferencji online jest dla nas nadal wyzwaniem i bardziej wyczerpującym zadaniem niż organizacja konferencji F2F. Trudniej jest nam komunikować się, nie widząc twarzy, walcząc z zajętymi połączeniami (liniami), mamy problemy z koncentracją” Florence Biddelle, secretary general w European Issuers.

„Biorąc pod uwagę negatywny finansowy wpływ COVID-19 na nasz sektor przemysłowy, już dzisiaj widzę wyzwania i ograniczenia, stojące przed członkami, dotyczące kosztów podróżowania i udziału w eventach w nadchodzących miesiącach. Cały czas monitorujemy rozwój wypadków i planujemy wrócić do F2F jak tylko będzie to bezpieczne dla naszych delegatów. Nawet przy tak dynamicznym rozwoju technologii cyfrowych i możliwości organizacji konferencji wirtualnych, nadal wierzymy w znaczenie spotkań twarzą w twarz” Roma Guziak, communications manager w CECE Committee for European Construction Equipment.

„Myślę, że frekwencja uczestników na kongresach będzie mniejsza w pierwszej fazie, potem wróci do normy. Ale kiedy? Trudno powiedzieć” prof. Jacek Szepietowski, Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu.

Z powyższych wypowiedzi jasno wynika, że ludzie są istotami społecznymi, które zawsze będą pragnąć doświadczeń, podczas których spotykają się z innymi istotami ludzkimi, ale z drugiej strony muszą mieć zapewnione poczucie bezpieczeństwa, no i wreszcie odpowiednie środki finansowe, żeby te spotkania organizować i w tych spotkaniach uczestniczyć.

Dlatego powinniśmy wyjść naprzeciw tym oczekiwaniom, i nie wystarczy tylko wprowadzenie odpowiednich protokołów sanitarnych, uwzględniających zasady dystansowania społecznego i dezynfekowania powierzchni użytkowych. Pod pojęciem bezpieczeństwa mieści się też bezpieczeństwo finansowe, a to w przypadku kongresów i konferencji jest teraz mocno naruszone. Dlatego w pierwszej kolejności będą weryfikowane umowy, które teraz będą musiały być dużo bardziej elastyczne w zakresie warunków anulacji i cen oraz ubezpieczenia. Organizacje jasno już teraz mówią, że będą preferować destynacje, które będą bardziej elastyczne. Będą oczekiwać, że destynacja przejmie na siebie ryzyko obniżonej frekwencji. Jakiś czas temu Glasgow Convention Bureau gwarantowało organizatorom wydarzeń pokrycie strat, ale pod warunkiem, że otrzymywało w zamian udział w zysku, jeśli takowy był na wydarzeniu. Może warto zastanowić się nad takim sposobem pozyskiwania wydarzeń międzynarodowych.  

Kolejnym, powszechnym już zjawiskiem jest komplementarność wydarzeń face 2 face ze spotkaniami online na platformach cyfrowych. Zarówno przedstawiciele branży, jak i stowarzyszeń twierdzą, że wprowadzają i będą kontynuować hybrydowe wydarzenia, ten trend będzie wzrastać, to jest pewne.  
Od lat dyskutowano o połączeniu kongresów na żywo z transmisją online, ale było to wdrażane w bardzo małym zakresie, myślę, że od teraz to będzie nieodłączny komponent. Dlaczego ? Bo korporacje już zapowiedziały, że część spotkań przeniesienie do świata wirtualnego (chociażby ze względu na niższe budżety). Bo uczestnicy nie będą chcieli pokonywać ogromnych dystansów, żeby uczestniczyć w wydarzeniu, a i po prostu będą się obawiać przebywania w dużych skupiskach ludzkich, bo organizatorzy obawiając się niskiej frekwencji fizycznej w miejscu organizacji wydarzenia, będą starać się uzupełnić przychody za pomocą sprzedaży dostępu do treści online. I właśnie te czynniki społeczne istotnie wpłyną na warunki naszej działalności.  

Charakter hybrydowy będzie mieć nasze branżowe wydarzenie Meetings Week Poland 2020, które odbędzie się w dniach 16-17 września br. Prelegenci i uczestnicy będą gościć na żywo w obiektach w pięciu miastach Polski – Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Katowicach, Lublinie - oraz poprzez wirtualne centrum targowo- kongresowe Avatarland z dowolnego miejsca na świecie. Wszystkie zastosowane technologie cyfrowe pomogą nam w interakcji pomiędzy wszystkimi uczestnikami LIVE i ONLINE. A to jest bardzo ważne, tak ważne, jak tematy, które będą omawiane przez mówców, którymi będą międzynarodowi i polscy eksperci i praktycy, przedstawiciele rządu, samorządów, organizacji branżowych oraz ambasadorowie kongresów. Kryzys zaszczepił w nas poczucie wspólnej sprawy, potrzebę dialogu i relacji pomiędzy wszystkimi interesariuszami przemysłu spotkań. Wspólnie odpowiemy sobie na pytania, jakie są perspektywy dla naszego sektora i z jakimi wyzwaniami musimy się zmierzyć, aby przetrwać ten kryzys. Jakie trendy będą kształtować naszą najbliższą przyszłość ? Jak się komunikować w czasach „nowej normalności” ?
Tylko na żywo ! Tylko 16 i 17 września 2020! Zarejestruj się na https://meetingsweek.pl Uczestnictwo bezpłatne!

Autor: Anna Jędrocha, wiceprezes Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, koordynator Meetings Week Poland 2020, prezes Symposium Cracoviense

Cykl: Okiem eksperta SKKP
Członkowie Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce poruszą kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem i rozwojem przemysłu spotkań, w szczególności rynkiem konferencji w Polsce i na świecie. W opracowaniach pojawią się m.in. aspekty prawne, porady, omówienie problemów i wyzwań, inspiracje.
Okiem eksperta SKKP – drugi wtorek miesiąc