Podsumowanie roku: agencje team-buildingowe

Agencje, które specjalizują się w organizacji wydarzeń team-bilingowych i opartych na aktywnościach, w szczególności te posiadające sprzęt musiały w znaczący sposób ograniczać koszty. Zaczęły także tworzyć nowe programy i produkty online. Liczą jednak, na podstawie informacji od klientów, iż po zniesieniu zakazu organizacji wydarzeń popyt na spotkania integracyjne i budujące zespół (po pracy w rybie zdalnym) wróci ze zdwojoną siłą.
Rok 2020 podsumowują agencje specjalizujące się w team buildingu.

• Kamila Bogucka, Bartbo: Stop klatka w dotychczas pędzącej rzeczywistości eventowej
• Monika Dymacz-Kaczmarczyk, Catalyst Poland: Ten świat już nigdy nie będzie taki sam
• Łukasz Kołakowski, IKA: Projekt, który miała nas „ratować”, stał się kolejnym filarem naszej działalności
• Anna Leszczyńska, Hula Events: Musieliśmy przenieść swoje programy do sieci i stworzyć zupełnie nowe produkty online
• Gabriel Nowak, SJS: Pandemia dobitnie pokazała, że wszyscy jesteśmy od siebie zależni

Kamila Bogucka, współwłaścicielka, Bartbo:
Stop klatka w dotychczas pędzącej rzeczywistości eventowej

Rok 2020 zapowiadał się bardzo korzystnie. Koniunktura na eventy galopowała. W naszej firmie byliśmy na etapie powiększenia działów realizacji i logistyki zwiększając w ten sposób liczbę stałych pracowników z 80 do ponad 100. Realia zaskoczyły chyba wszystkich. W 20-letniej naszej historii, gdzie każdy rok do kolejnego roku był lepszy pod każdym względem, nigdy nie zakładaliśmy takiego scenariusza. Z dnia na dzień odwołano większość realizacji, a taki stan potrwa parę czy paręnaście miesięcy.
Po krótkim szoku trzeba było przystąpić do szybkich, bolesnych działań związanych przede wszystkim ze znacznym ograniczeniem kosztów. Niestety między innymi musieliśmy zredukować zatrudnienie do 20 osób i cofnąć się tym samym do okresu naszej firmy sprzed ponad 10 lat.
Wychodząc z założenia, że nie ma tego złego, co by na dobre nie wyszło – przystąpiliśmy do głębokiej analizy Bartbo w nowych realiach. Sytuacja, która wynikła, jest jedyną w swoim rodzaju stop klatką w dotychczas pędzącej rzeczywistości eventowej. Jest to moment, w którym można przeanalizować wszystkie procesy i struktury w firmie, wyeliminować najmniej rentowne przedsięwzięcia, opierając się na doświadczeniu wynikającym z realizacji około 1000 imprez rocznie.
Po dokonaniu analiz i wyciągnięciu wniosków z sytuacji ekonomiczno-biznesowej w firmie, z jaką przyszło nam się w tym roku borykać, przygotowaliśmy się na mocne działanie jak tylko pandemia ustanie. Mamy liczne informację od naszych klientów, iż czekają na odmrożenie zakazów i muszą zorganizować wyjazd integracyjny dla swoich współpracowników. Praca w trybie zdalnym, rozłąki zespołów spowodowane kwarantanną – powodują że spada motywacja i efektowność ich pracy, spadają nastroje społeczne w zespołach.
Fakt iż teraz nie mogą spotykać się, organizować imprez integracyjnych, wyjazdów motywacyjnych itp.– wywoła znaczne zainteresowanie tego rodzaju usługą po zakończeniu pandemii. Pamiętajmy, że nie wszystkie branże w gospodarce mają się źle. Niektóre gałęzie nawet lepiej prosperują w czasach obecnego kryzysu. Tak więc wchodzimy w 2021 rok pełni nadziei i optymizmu, że nasza branża będzie jak swego rodzaju plaster na ranę w firmach po koronawirusie.

Monika Dymacz-Kaczmarczyk, chief experience oficer, partner, Catalyst Poland:
Ten świat już nigdy nie będzie taki sam

Ten rok był bez wątpienia najbardziej rewolucyjnym okresem w moim życiu zawodowym. Wymuszona izolacja i ograniczenia związane z dystansem społecznym, zburzyły nam cały dotychczasowy ład oraz zmieniły zasady i sens działania. W ciągu tego okresu nie tylko społeczeństwo przeszło gruntowne zmiany w sposobie życia codziennego i pracy – ogromne przeobrażenia zaszły też w firmach.
Przez te 10 miesięcy pandemii jedne firmy walczyły o zachowanie status quo, próbując uzyskać pomoc finansową od państwa i utrzymać swoje dotychczasowe zespoły, produkty, procesy i sposoby działania, bez względu na chaos, w jakim się znajdujemy. Inne natomiast starały się rozwijać, by wykorzystać nowe szanse, jakie pojawiły się na rynku i w wyniku tej zmiany osiągnąć sukces, a przynajmniej samodzielnie przetrwać.
Po początkowej diagnozie sytuacji i ocenie możliwości otrzymania wsparcia zewnętrznego dla naszych działań, postawiliśmy wszystko na jedną kartę i przyjęliśmy strategię szukania samodzielności i pełnego wykorzystania nowych szans, jakie pojawiły się na rynku. Dlatego powołaliśmy do życia nową osobowość prawną, przeszliśmy rebranding, zrobiliśmy miejsce dla silnej, międzynarodowej marki Catalyst Teambuilding, zacieśniając więzi z organizacją, której byliśmy częścią od pięciu lat. Zaczęliśmy wprowadzać nowe programy team-buildingowe, zaprojektowane specjalnie dla zespołów rozproszonych, hybrydowych oraz tych, które pracują w tej samej przestrzeni, ale muszą sprostać wyzwaniom dystansowania fizycznego.
Rok zamykamy w bardzo optymistycznych nastrojach. Poczynione zmiany formalne i organizacyjne zaczęły już przynosić świetne efekty, gdyż z jednej strony skoncentrowaliśmy się na tym, co najważniejsze, a z drugiej strony team building online, w którym zaczęliśmy się specjalizować, stał się bardzo poszukiwany i popularny.
A co dalej? Właściwie, to już wiemy – ten świat już nigdy nie będzie taki sam. Ani rynek, na którym działają nasze firmy. Wrócimy do normalności, ale będzie to już zupełnie nowa normalność… Co nie znaczy, że lepsza lub gorsza. Po prostu inna. Pojawiło się wiele zjawisk, regulacji, trendów, które na długo będą dyktować nam sposoby działania: ograniczenia w spotykaniu się, podróżach, wymagania higieniczne, zapewnienie bezpieczeństwa grupom szczególnie narażonym, nowe nawyki i zachowania, takie jak praca zdalna, inne postrzeganie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, czy jeszcze większa popularyzacja internetu. Przyjmujemy, że tak już będzie, przestawiliśmy nasze myślenie na ten Nowy Świat i staramy się żyć w zgodzie z nim. Jednocześnie czekając z rozrzewnieniem na możliwość spotkań na żywo, gdyż te nigdy nie znajdą dla siebie równie atrakcyjnej alternatywy.

Łukasz Kołakowski, prezes Agencji Eventowej IKA:

Projekt, który miała nas „ratować”, stał się kolejnym filarem naszej działalności

Rok 2020 rzucił wyzwanie branży spotkań, pozwolił też spojrzeć na tę możliwość szerzej – globalnie. To właśnie w 2020 roku, dzięki rozpoczęciu działalności online na pełną skalę, zrealizowaliśmy pierwsze projekty dla uczestników z USA, Australii czy krajów całej Europy. To niezwykłe, że projekt, który miał nas „ratować” na czas pandemii, stał się kolejnym filarem 20-letniej działalności IKA. Liczymy, że niebawem odzyskamy możliwość realizowania się w ekscytujących eventach „na żywo” - to one dają nam energię do podejmowania kolejnych wyzwań! Trzymamy kciuki za całą branżę, aby udało się przetrwać i wrócić do wspólnych działań.


Anna Leszczyńska, dyrektor kreatywna, Hula Events:

Musieliśmy przenieść swoje programy do sieci, i stworzyć zupełnie nowe produkty online

Jako agencja skupiona na team buildingu musieliśmy przenieść swoje programy do sieci, a także stworzyć zupełnie nowe produkty online. Dość długo zwlekaliśmy z transformacją, licząc na szybki powrót tradycyjnego rynku. Spokojny czas wykorzystywaliśmy na szkolenia, porządki, wdrożenia informatyczne. Niewątpliwie taka postawa była wynikiem dość komfortowego położenia. Po pierwsze mieliśmy oszczędności, po drugie dostaliśmy pomoc z PFR. Jednak w końcu zrozumieliśmy, że kryzys środowiskowy, w jakim znaleźliśmy się jako cywilizacja, jest na tyle nieprzewidywalny i nieokreślony w czasie, że albo się dostosujemy do nowych realiów, albo zostaniemy zmieceni z branżowej mapy, tak jak wiele innych agencji. Z tą refleksją ruszyliśmy do walki o bezpieczną przyszłość. W bardzo krótkim czasie rozwinęliśmy znacząco kompetencje związane z produkcjami telewizyjnymi, platformami do wydarzeń online i uzupełniliśmy zaplecze sprzętowe. Rynek szybko potwierdził, że warto było inwestować.
Kończę rok z refleksją, że gorzej już pewnie nie będzie, a renesansowa postawa się opłaca. Jednocześnie z przykrością obserwuję, jak część współpracowników i dostawców przekwalifikowuje się, bo nie mają możliwości utrzymania się na obecnym rynku. Tym razem determinacja firm eventowych w działaniu, chociażby nie wiem, jak ogromna, nie była wystarczającym czynnikiem umożliwiającym przetrwanie kryzysu. Powiedzmy otwarcie, część z nas miała szczęście przy pozyskiwaniu funduszy pomocowych, a część została pozostawiona bez wsparcia. Uzależnianie pomocy, chociażby od PKD, zaowocowało górą niesprawiedliwości. Z wielkim respektem obserwowałam działania Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń (TUgether), która pod przewodnictwem Bartka Bieszyńskiego jednoczyła branżę i lobbowała na rzecz dedykowanych rozwiązań pomocowych. Ogrom energii i czasu, jaki w te działania włożyli członkowie Tugether, zasługuje na uznanie i zapamiętanie.
Obecnie skupiamy się na edukowaniu klientów w zakresie możliwości, jakie dają eventy online i na te działania stawiamy najmocniej w ciągu najbliższego półrocza.

Gabriel Nowak, prezes SJS:

Pandemia dobitnie pokazała, że wszyscy jesteśmy od siebie zależni

Mijający rok był dla nas bardzo ważny pod wieloma względami. Po pierwsze, świętujemy jubileusz 20-lecia istnienia naszej firmy na rynku. Mieliśmy ambitne plany hucznego celebrowania tego faktu wraz z naszymi klientami, gdyż to oni – poprzez swoje zainteresowanie naszymi usługami – współtworzą naszą firmę. Mieliśmy również założone mocne cele sprzedażowe, ponieważ sukcesywnie z roku na rok przesuwamy granicę, tymczasem pandemia pokrzyżowała nam plany. W marcu, gdy pierwsi klienci nieśmiało zaczęli odwoływać eventy nikt jeszcze nie zdawał sobie sprawy, że koronawirus będzie mieć tak szeroki zasięg i dotknie w zasadzie każdą gałąź gospodarki, która jest systemem naczyń połączonych i że ten stan tak długo potrwa. Pandemia dobitnie pokazała, że wszyscy jesteśmy od siebie zależni. Mimo tej niespodziewanej sytuacji, w której wszyscy się znaleźliśmy, nie osiedliśmy na laurach, a chwilowa stagnacja została pokonana przez ducha naszej kreatywności:) Nowa rzeczywistość wymogła na nas nowe podejście do biznesu i przewartościowanie naszych działań, które do tej pory w większości dedykowane były klientowi korporacyjnemu. Pandemia spowodowała, że w centrum naszych zainteresowań postawiliśmy klienta indywidualnego i eventy z mniejszym rozmachem. Udało nam się zorganizować sporo takich imprez przy zachowaniu ścisłych wymogów sanitarnych. Tutaj warto wymienić takie akcje jak event dla właścicieli Porsche czy Subaru, sesje treningowe z udziałem naszego instruktora Kajetana Kajetanowicza czy standardowe realizacje voucherów prezentowych na torze wyścigowym. Dodatkowo, uruchomiliśmy akcję #zostanwsamochodzie, której celem jest podkreślenie znaczenia własnego samochodu, jako jednego z najbezpieczniejszych miejsc w dobie pandemii. Jazda samochodem odpręża i potrafi dać wiele radości, dlatego też zapraszaliśmy naszych klientów na tor i to spotkało się z dużym zainteresowaniem. Postawiliśmy też nacisk na marketing i podczas gdy większość firm cięła koszty, my inwestowaliśmy wierząc w to, że w ten sposób poszerzymy grono klientów, gdyż rzeczywistość przeniosła się do świata wirtualnego. Weszliśmy więc we współpracę z influencerami, podejmując współpracę z ludźmi mocno osadzonymi w świecie social mediów, którzy wyznaczają trendy, ale także są spójni z naszym firmowym wizerunkiem i strategią. W ten sposób – w ramach Wheel With It Battle - powstał m.in. cykl filmów ukazujących nasze supersportowe samochody w akcji. Postawiliśmy również na rozwiązania online i hybrydowe, by każdemu dać możliwość wyboru.
Bardzo chcielibyśmy, aby przyszłoroczny sezon, który – jako firma organizująca eventy motoryzacyjne z wykorzystaniem supersportowych samochodów takich jak Lamborghini, Ferrari czy Porsche – zaczynamy w kwietniu był w dużej mierze podobny do lat minionych, czyli obfitował w realizacje w skali makro. Nie da się zastąpić emocji przeżywanych podczas prowadzenia takich samochodów na prawdziwym torze wyścigowym ich namiastką w wersji online. Jesteśmy jednak świadomi, że pandemia nie zniknie z dnia na dzień, więc mamy alternatywne rozwiązania, które – mamy nadzieję – pozwolą nam przetrwać przyszły rok w dobrej kondycji.