Raport EventMB: Trendy eventowe 2020

 

Każde dziesięciolecie jest pewną cezurą i okazją do podsumowań. W 2010 roku popularnym trendem było wykorzystywanie nowych technologii i aplikacji. Jest on wciąż silnie obecny w świecie eventów, ale coraz lepiej widać jego ograniczenia. Stawka jest wysoka, ponieważ w silnej konkurencji, tylko najbardziej zaangażowani profesjonaliści będą w stanie sprostać rosnącym oczekiwaniom uczestników wydarzeń.

 

Najłatwiej przygotować się na zmiany, przeglądając innowacje, które w świecie eventowym przewidują specjaliści. Poniżej zostały zestawione trendy na rok 2020, wyłonione na podstawie analizy 2 tys. eventów, 300 nowych technologicznych rozwiązań i wywiadów z 3 tys. meeting plannerów.  Podsumowujemy raport Juliusa Solarisa, założyciela bloga EventMB i eksperta przemysłu spotkań.

W podsumowaniu najważniejsze trendy eventowe na 2020 rok.

Niepotrzebne latanie to nowy termin obecny w dyskursie spotkań z powodu negatywnego wpływu lotów samolotowych na środowisko. Postulat ograniczenia latania wydaje się całkowicie sprzeczny z założeniem spotkań, targów i dużych, międzynarodowych wydarzeń. Odpowiedzią na ten problem mogą być spotkania online, które mogą zastąpić wszystkie spotkania o nietransakcyjnym charakterze (takim jak spotkania edukacyjne czy warsztaty).

 

Planiści mają w rękach nowe narzędzia, które zaangażują uczestnika cyfrowych spotkań niemalże tak samo jak spotkanie twarzą w twarz. Przykłady takich rozwiązań to filmy kręcone pod kątem 360 stopni, cyfrowe pokoje spotkań i rozwój wirtualnych przestrzeni współpracy. Planiści będą mogli sprzedawać dostęp do tworzonych przez siebie platform na zasadzie subskrypcji.

Przemysł eventowy coraz bardziej skłania się w stronę programów, które oferują wszystkie funkcje. W ostatnim roku globalny przyrost udziału tych aplikacji wyniósł 27 proc. Planiści lubią prostotę i wygodę, ponadto ponad połowa planistów z raportu (52 proc.) przyznaje się do awersji do zbierania danych. Wśród najważniejszych zalet upraszczania systemów można wymienić zbieranie danych z różnych źródeł czy integrację z innymi systemami. Krótko mówiąc, nawet najlepszy system nie przyjmie się na rynku, jeśli nie będzie intuicyjny w użyciu.

 

Organizujący eventy powinni przemyśleć rozwiązania techniczne, których używają dotychczas i poszukać prostej, zintegrowanej alternatywy. Warto skonsultować się również ze swoim działem technicznym w kwestii przyszłego gromadzenia i wykorzystywania danych. 

 

Mijający rok był czasem doświadczania eventów przez uczestnika. Tradycyjne eventy (np. LA Summit) zostały przekształcone w kilkudniowe doświadczenie, które łączyło ze sobą muzykę, jedzenie, występy na żywo, medytacje i oczywiście tradycyjne wystąpienia konferencyjne. Sam koncept „doświadczania wydarzenia” nie ma jeszcze swojej definicji, ale zaangażowanie uczestników jest jednym z najważniejszych celów każdego organizatora wydarzenia.

 

Organizując wydarzenie, należy brać pod uwagę drogę uczestników od chwili rejestracji do informacji zwrotnej. Myśląc nad kolejnymi punktami eventu, planista powinien zadbać o unikalne doświadczenie, wybierając niezwykłego mówcę lub zamieniając przerwę kawową w prawdziwe budowanie relacji. Dobrym pomysłem jest zawsze łączenie technologii i zaangażowania uczestników – przykładem może być aplikacja do zbierania prezentów na terenie targów.

Ta koncepcja może wydać się trudna do przeprowadzenia, ale na pewno przyciągnie uczestników swoją innowacyjnością. Rejsy, podróże samolotem a nawet pociągiem mogą stać się częścią eventowego świata w 2020 roku.

 

W związku z tym być może warto rozważyć środek transportu jako miejsce organizowanego eventu. Logistyka takiego przedsięwzięcia stawia wiele wyzwań, ale też otwiera szereg nowych możliwości (odwiedzenie kilku lokacji, okazja do networkingu czy wspólne przeżywanie podróży).

Ze względu na rosnącą popularyzację ekologii coraz częściej na różnego rodzaju wydarzeniach można spotkać się z przejawami troski o planetę. Widać to zarówno w doborze upominków (ekotorby i metalowe słomki) oraz działań na eventach (sadzenie drzew, nadawanie drugiego życia przedmiotom). Po wystąpieniu Grety Thunberg wiele marek zdecydowało się położyć nacisk na ekologiczny aspekt swoich działalności. Ten trend przekłada się na branżę spotkań.

 

Pierwszym krokiem może być poinformowanie na swojej stronie internetowej o działaniach, jakie firma podejmuje na rzecz ochrony środowiska. Jest to łatwe, jednakże tylko 10 proc. przedsiębiorstw korzysta z tej formy promocji. Kolejnym prostym sposobem, proponowanym w raporcie, jest segregacja śmieci podczas trwania wydarzenia i zbieranie od uczestników wszystkich jednorazówek (plakietek czy kart dostępu). Warto unikać jednorazowych kubków i sztućców, ograniczyć catering do wariantu bez mięsa i rozdawać wodę w butelkach wielokrotnego użytku. Wspomniane już wcześniej wspólne sadzenie drzew również przyczyni się do bardziej ekologicznego wizerunku organizowanego eventu.

Pełen raport znajduje się tutaj.