Elena Dawidczyk: Jakość ofert zależy od jakości briefu
Partnerstwo w przypadku zakupy – agencja oznacza, że kupiec rozumie zasady funkcjonowania branży i nie skupia się wyłącznie na oszczędnościach, a agencja dba o budżet klienta jak o własny i dostarcza oczekiwaną jakość za optymalną cenę w wymaganym czasie. Rozmawiamy z Eleną Dawidczyk, kierownik Zespołu Zakupów Usług Marketingowych, PKN Orlen, nagrodzoną w konkursie MP Power Awards®.
MeetingPlanner.pl: Jak postrzega pani współpracę z branżą eventową, jaki jest pani preferowany model takiej współpracy? A co za tym idzie, jak określiłaby Pani rolę partnera, jakim jest agencja eventowa czy incentive travel, czy wreszcie dostawcy z szeroko rozumianego przemysłu spotkań?
Elena Dawidczyk: Branża eventowa w Polsce jest bardzo zróżnicowana i rozdrobniona, agencje, współpracując z różnymi klientami, muszą się dostosowywać do różnych standardów i wymagań. Ja preferuję model współpracy i tzw. „open book”, oznacza to partnerskie relacje oraz pełną otwartość w komunikacji, w tym również dzielenie się wiedzą i know-how. Partnerstwo w przypadku zakupy – agencja oznacza, że kupiec rozumie zasady funkcjonowania branży i nie skupia się wyłącznie na oszczędnościach, a agencja dba o budżet klienta jak o własny i dostarcza oczekiwaną jakość za optymalną cenę w wymaganym czasie. Partnerstwo to są obopólne korzyści i wspólny rozwój.
MP: Czy podjęty dialog branżowy, a w konsekwencji powstanie Białej Księgi Komunikacji Marketingowej, dotyczącej współpracy pomiędzy działem zakupów a agencjami świadczącymi usługi w obszarze marketingu ma szansę unormować rynek?
ED: Odpowiedź: Wierzę w to, inaczej nie brałabym udziału w tym projekcie! Wytyczne, które zawiera Biała Księga są na tyle uniwersalne, że z powodzeniem mogą być stosowane i w dużych, i w małych organizacjach. Oprócz standaryzacji procesów zakupowych wprowadzamy również wspólne zrozumienie słownictwa, dotyczącego funkcjonowania zakupów usług marketingowych.
MP: Jakie wyzwania stoją przed zakupowcem, który dokonuje zakupów właśnie kategorii eventowej?
ED: Głównym wyzwaniem dla zakupowca jest doprowadzenie do porównywalności ofert . Szczególnie trudne to jest w przypadku, kiedy każda z agencji tworzy własną koncepcję i te koncepcje są nieporównywalne zakresowo. Wtedy kluczowym staje się ustalenie poziomu dostępnego budżetu. Dodatkowo kupiec powinien dobrze zrozumieć potrzebę biznesową i dobrze sformułować kryteria wyboru dostawcy. Inaczej się ocenia oferty, kiedy zakres i koncepcja wydarzenia jest ustalona przez klienta i agencje mają przedstawić wycenę (wtedy nie podajemy wysokości budżetu, a o wygranej decyduje cena), a inaczej kiedy agencje przedstawiają autorska koncepcję i rozwiązania, które muszą się zmieścić w dostępnym budżecie, wtedy o wyborze decydują przede wszystkim kwestie merytoryczne.
MP: Jaka jest jakość ofert składanych przez dostawców usług w obszarze event marketingu i organizacji spotkań?
ED: Jakość ofert według mnie zależy od jakości briefu. Doświadczony kupiec wie, jak powinien wyglądać dobrze napisany brief i dba o to, żeby agencje miały szanse na zadawanie pytań lub organizuje we współpracy z partnerem biznesowym bezpośredni debriefing. Z drugiej strony agencje również powinny dbać o różnorodność, atrakcyjność i innowacyjność swoich ofert, jeżeli chcą się wyróżnić na tle konkurencji.
MP: Które z wydarzeń czy rodzajów eventów są istotne w zarządzaniu relacjami z pracownikami, współpracownikami, klientami biznesowymi i najefektywniejsze pani zdaniem?
ED: Event jest tylko jednym z narzędzi w osiągnięciu celu marketingowego lub wizerunkowego. W zależności od celu, jaki chcemy osiągnąć powinno się wybierać rodzaj eventu. Najefektywniejsze są takie, które pozwalają osiągnąć założony cel. Nawet najlepiej zorganizowany event nie przyniesie efektu, jeżeli nie będzie dopasowany do oczekiwań grupy docelowych odbiorców.
Elena Dawidczyk, kierownik Zespołu Zakupów Usług Marketingowych, PKN Orlen, nagrodzona w konkursie MP Power Awards® w kategorii Meeting Planner – dział zakupów
Elena Dawidczyk z PKN Orlen związana jest od 1999 r. Zdobywała doświadczenie w różnych obszarach biznesowych firmy, m.in. Biurze Relacji Inwestorskich. Od 12 lat związana jest z zakupami usług profesjonalnych, w tym marketingowych. Z wykształcenia inżynier – absolwentka Moskiewskiej Akademii Ropy i Gazu im. Gubkina. Ukończyła też podyplomowe studia Public Relations w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu oraz Zarządzania Projektami w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania im. L. Koźmińskiego.
Z zamiłowania zakupowiec, jak podkreśla – nie wyobraża sobie już pracy poza zakupami. Od kilku lat koncentruje się więc na optymalizacji zakupów usług marketingowych, w tym szczególnie usług eventowych i agencji reklamowych full-service. Ukończyła dwuletnią Akademię Zakupową PKN Orlen oraz studia podyplomowe Advanced Practitioner Corporate Award certyfikowanego przez Chartered Institute of Procurement & Supply. Jest członkiem zespołu ekspertów Dialogu Branżowego „Dobry przetarg”.
Wśród osiągnięć wymienia aktywny udział w wypracowaniu dobrych praktyk zakupowych dla eventów oraz wprowadzenie w PKN Orlen modelowego procesu zakupu eventów.
Zdaniem Jury MP Power Awards®
Przyznawanie nagrody w kategorii „dział zakupów” pozwala nam, przedstawicielom branży eventowej, wyrazić uznanie dla klientów, którzy oferują wsparcie na każdym etapie współpracy i wykazują się zrozumieniem niezbędnym w naszych wzajemnych relacjach. Takie cechy bez wątpienia posiada Pani Elena Dawidczyk reprezentująca PKN Orlen. Pani Elena we współpracy z agencjami stawia przede wszystkim na partnerskie relacje, czego doskonałym dowodem był jej aktywny udział w Dialogu Branżowym Reklamodawców i Agencji, którego efektem było stworzenie Białej Księgi Branży Komunikacji Marketingowej. Oprócz tego jest także niezwykle ciepłą i serdeczną osobą. Dzięki temu realizacja dla tak dużej spółki staje się czystą przyjemnością, nawet pomimo towarzyszących jej skomplikowanych procedur. Gratulacje, Pani Eleno! Życzę Pani kolejnych sukcesów, a nam, abyśmy w naszej codziennej pracy spotykali coraz więcej takich osób.
Agnieszka Sołtysiak, partner, endorfina events
Założeniem plebiscytu MP Power 12 w ramach konkursu MP Power Awards jest wyróżnienie ekspertów i osobistości branży eventowej.