23 września podczas pierwszego dnia XVIII Międzynarodowych Targów Turystycznych TT Warsaw, przeznaczonego wyłącznie dla branży turystycznej, odbyła się konferencja „Udane incentive travel - jak to zrobić?”. Organizatorami wydarzenia było Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) oraz Stowarzyszenie Organizatorów Spotkań MPI POLAND CLUB.
Konferencja została przygotowana z myślą o zarówno profesjonalnych, jak i korporacyjnych organizatorach wyjazdów biznesowych i motywacyjnych.
Duże emocje wzbudziła odważna prezentacja Elżbiety Czarnockiej, szefa ds. zakupów komercyjnych firmy Polpharma i wiceprezesa MPI POLAND CLUB na temat: Jak podróże motywacyjne są postrzegane przez korporacje? Czy zleceniodawca bez udziału agencji incentives jest w stanie zorganizować wyjazd motywacyjny dla firmy?
Według Elżbiety Czarnockiej, aby zorganizować udany wyjazd incentive, nie trzeba wcale korzystać z usług wyspecjalizowanej agencji. - Posiadam wystarczające kompetencje, by samodzielnie organizować wydarzenia - stwierdziła. W przypadku bardziej złożonych wyjazdów - współpracujemy z DMC. Nasza firma kieruje się w tym zakresie dbałością o koszty. Rokrocznie dokonuje kalkulacji, która wyraźnie wskazuje na większą opłacalność organizacji wydarzeń przez wewnętrzną komórkę w firmie, względem wynajmowania agencji zewnętrznej. Nie dostrzegam w ofercie profesjonalnych agencji wartości dodanej, która by uzasadniała wysoką cenę, jaką proponują. Ponadto firma prawo wymagać od organizatora rozpisania marży, bo z taką transparentnością można się spotkać we współpracy z DMC - mówiła Elżbieta Czarnocka.
Maciej Szpot z firmy BFC, wiceprezes SOIT stwierdził, ze nie ma obowiązku podawać kalkulacji, ponieważ jest to kwestia bardzo złożona. Dla klienta powinna być widoczna cena ostateczna.
Kolejnym głosem krytycznym była uwaga Michała Czerwińskiego, Prezesa SOIT, który stwierdził, że każdy organizator wyjazdu turystycznego, zgodnie z Ustawą o Świadczeniu Usług Turystycznych, powinien posiadać licencję. Elżbieta Czarnocka zapewniła, że jej firma dba o wszystkie wymagane ubezpieczenia. W związku z tym, że jej firma nie świadczy usług dla innego podmiotu, tylko organizuje wydarzenia we własnym zakresie, nie jest zobligowana do posiadania profesjonalnych licencji. Organizowanie spotkań to nie wiedza magiczna - stwierdziła Elżbieta Czarnocka.
W nastepnej kolejności odbyła się prezentacja The ABC of a dmc. Wsparcie w organizacji udanej podróży incentive dla klienta korporacyjnego i agencji incentive wygłoszona przez Agnieszkę Faracik-Leśniak, Partnera, DMC Poland. Korzystanie z usług profesjonalnego DMC to dla klienta przede wszystkim korzyści logistyczne, gwarancja jakości usług, sprawne zarządzanie lokalnymi podwykonawcami. DMC to przedstawiciel interesów klienta dysponujący wiedzą z pierwszej ręki. Jak zauważyła Agnieszka Faracik, Współpraca z DMC zapewnia relacje nie tylko na poziomie biznesowym ale również i ludzkim, które pozwalają wybrnąć z wielu sytuacji kryzysowych. Co wyróżnia dobre DMC? Z pewnością czas reakcji na zapytanie klienta, oferta dostosowana do jego potrzeb, przejrzystość kalkulacji.
Kolejnym punktem była prezentacja Leszek Skibińskiego z firmy TSO, członka SOIT: Na co zwrócić uwagę przy wyborze najlepszej oferty czy partnera incentive travel? Wśród obiektywnych kryteriów wymienił on, m.in. doświadczenie, specjalizację incentive, kwalifikacje i doświadczenia, listy referencyjne. Wątpliwość niektórych słuchaczy wzbudziła przedstawiana metoda wyboru ofert. Elżbieta Czarnocka stwierdziła, że kryteria wyboru powinny być ustalone w pierwszym etapie, po to żeby zachować transparentność. Nie zgodziła się z wyborem kryteriów po zaprezentowaniu ofert, rozwiązanie to oceniając, jako nieobiektywne.
Jak stwierdził Leszek Skibiński dylemat przy wyborze najlepszej oferty często dotyczy tego czy nastawiamy się na wybór produktu czy usługi. To determinuje wykorzystywane kryteria. Bez wątpienia bardziej ambitnym wariantem jest wybór usługi.
Prezentację zatytułowaną Incentive travel zgodnie z prawem. Jakie przepisy regulują organizację podróży motywacyjnych? Wygłosił Arkadiusz Nowak z firmy Nowak Adventure, wiceprezes SOIT. Przedstawił pokrótce akty prawne i warunki formalno-prawne, regulujące organizację wyjazdów incentive i kwestie związane z nadzorem i kontrolą działalności firm z tego sektora.
Według Arkadiusza Nowaka, w kwestii regulacji prawnych dotyczących branży, panuje duże zamieszanie i dowolność w interpretowaniu przepisów. Chociaż ustawa reguluje szczegółowo takie terminy jak: impreza i usługa turystyczna, organizator imprezy turystycznej, pomimo to, zdarzają się nadużycia. Ważnym problemem jest również kontrola działalności organizatorów wydarzeń, która praktycznie w naszym kraju nie istnieje.
Arkadiusz Nowak pokusił się o przedstawienie analizy SWOT dla branży. Do mocnych stron rynku, zrzeszającego firmy specjalizujące się w organizacji podróży incentive, zaliczył: posiadanie stosownych zezwoleń, gwarancję bezpieczeństwa uczestników, wiedzę podatkową i prawną, optymalną wielkość firm, doświadczenie. Minusami, z punktu widzenia klienta, są: wyższa cena usług spowodowana obowiązkami wynikającymi z przestrzegania ustawy, rozdrobnienie branży, niespójna terminologia.