Zakończyła się XIII edycja Targów MEETINGS POLAND EXPO 2010 poświęconych turystyce biznesowej - salom konferencyjnym, obiektom na spotkania biznesowe, ofertom organizatorów spotkań. Tegoroczna edycja odbyła się w terminie 17-18 listopada br. w Hali Expo Warszawie. Oprócz części wystawowej, podczas targów miały miejsce liczne seminaria, dyskusje, spotkania z osobowościami biznesu i wypraw ekstremalnych.
Swoje stoiska zaprezentowało ok. 150 wystawców reprezentujących centra konferencyjne, hotele, agencje eventowe oraz incentive, firmy szkoleniowe i doradcze, producentów sprzętu konferencyjnego i estradowego.
Wśród gości zagranicznych byli obecni Paul Kennedy, kierujący jednym z największych na świecie newsletterów branży kongresowej, Jacquie Rogers, dyrektor zarządzająca Centrum Kongresowego ACC Liverpool, a także grupa studyjna agencji MICE z Niemiec.
Wieczór Wystawców i Gości Specjalnych, który odbył się Sky Boxie na terenie stadionu Legia Warszawa ciszył się dużym zainteresowaniem. Podczas spotkania wręczono puchary za najlepsze stoiska targowe.
Jednym ze spotkań, które odbyły się podczas targów był warsztat "Hotele & Meeting Plannerzy. Giełda ofert karnawałowych" w formie „szybkich randek" - 15 minutowych spotkań przedstawicieli hoteli z organizatorami wydarzeń. Warsztatom towarzyszył panel dyskusyjny pod hasłem - Eventy świąteczne i karnawałowe - standard czy rewolucje?
Seminarium MPI POLAND CLUB "Innowacje drogą do zdobycia unikalnej pozycji rynkowej. Co nowego w branży spotkań?" miało warsztatowy charakter. Dyskusje odbywały się w czterech podgrupach poświęconych mediom społecznościowym (prowadzenie - Tomasz Janczak, Hoobi Media), Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (prowadzenie - Wojciech Liszka, Radisson Blu Hotel, Kraków), internetowym platformom RFP (prowadzenie - Michał Stradomski, Nobell Congressing, Konferencje.pl), videokonferencjom (prowadzenie - Paweł Piekarczyk, Netix).
W trakcie dyskusji poświęconej platformom RFP uczestnicy wyodrębnili zalety formularzy wykorzystywanych w zapytaniach ofertowych. Do ich plusów zaliczyli: przejrzystą formę prezentowania informacji, usystematyzowanie umożliwiające porównywalność wyników i porządkujące etapy organizacji spotkania.
Do minusów formularzy można by zaliczyć: brak osobistego kontaktu, a niekiedy również i informacji zwrotnej oraz możliwości dopytania szczegółów, które są kluczowe dla budowania wiarygodność tego narzędzia.
Jedną z głównych przyczyn braku popularności platform RFP na polskim rynku jest, zdaniem dyskutantów, brak profesjonalnych serwisów oferujących takie rozwiązania.
Pojawił się głos, że w celu uniknięcia nadmiaru zbędnych informacji istotny jest podział na pytania obowiązkowe i nieobowiązkowe w formularzu. Niezaprzeczalnie platformy RFP to duże ułatwienie dla klienta. Uczestnicy dyskusji doszli do wniosku, że formularze wykorzystywane w zapytaniach ofertowych są użytecznymi narzędziami i choć nie zastąpią kontaktu bezpośredniego lub e-mailowego, mają za to duży potencjał. Najlepiej sprawdzają się, jeśli chodzi o zapytanie o organizację spotkania średniej wielkości, kiedy site inspection nie jest konieczna, w przypadku ofert standardowych.
Wykorzystanie social media w biznesie to nie tylko możliwość, ale coraz częściej - już konieczność. Podejmując decyzję o obecności na portalach społecznościowych należy się przede wszystkim zastanowić, jakie są nasze cele i oczekiwania. Bądź aktywny, reaguj na to co się dzieje, wykazuj się inicjatywą, to tylko niektóre z przykazań, których trzeba przestrzegać decydując się na obecność w social media. Zaangażowanie, śledzenie na bieżąco swojego profilu, a także niezwykle istotne monitorowanie efektów działań zainicjowanych na mediach społocznościowych są tu niezbędnymi elementami. Jak zauważono, ciężar biznesu obecnie się przenosi ze strony internetowej do social media.
Videokonferencje to rozwiązanie, którego organizatorzy spotkań raczej się obawiają, zakładając kłopoty natury technicznej. Jak przekonywał prowadzący dyskusję, wcale tak nie musi być Obsługą videokonferecji zajmują się profesjonalne firmy oferujące zaplecze technologiczne. Sama forma spotkania jest z pewnością przede wszystkim dużym zaoszczędzeniem czasu i kosztów. Obawa, że videookoferencje mogą odbierać pracę organizatorom wydarzeń jest nieuzasadniona. Wręcz przeciwnie - mogą wspomagać standardowe spotkania, generując zainteresowanie nimi.
Kolejna prezentacja poświecona była tematyce CSR. Na przykładzie case study przedstawionego przez jedną z uczestniczek, zostały omówione problemy, jakie się pojawiają podczas organizacji tego typu wydarzeń.
Niezwykle interesujących prelegentów zgromadziło spotkanie "Inwestycje sportowe i kongresowe 2012 - 2014 i plany ich wykorzystania w branży turystyki biznesowej". Moderatorem dyskusji był Janusz Tatera - b. sekretarz generalny Polskiego Komitetu Olimpijskiego, attache olimpijski w Atlancie i Pekinie oraz Mładen Petrov z redakcji Eurobuild CEE. W panelu dyskusyjnym udział wzięli: Robert Wojtaś, Wiceprezes Zarządu Stadionu Narodowego, Paweł Kosmala - Prezes Legia Warszawa oraz Tomasz Warchał - przedstawiciel operatora powstającego w Krakowie Centrum Kongresowego ICE.
Jak podkreślał prowadzący dyskusję Janusz Tatera, każdy inwestor jest zainteresowany, w jaki sposób obiekt będzie zarabiać po imprezie sportowej. Paweł Kosmala powiedział, że Stadion Legii nie jest brany pod uwagę, jeśli chodzi o udział w Euro 2012, w przeciwieństwie do Stadionu Narodowego. W ciągu roku, na Legii jest przewidzianych ok. 30 dni meczowych i to wystarcza, by zapewnić obiektowi komfort ekonomiczny. Obecnie ok. 80 proc. przychodów Legii pochodzi właśnie z dni meczowych. Zadaniem dla zarządzających Stadionem jest wykreowanie biznesu na pozostałe dni. Stadion posiada zaplecze multimedialne, gastronomiczne, w trakcie budowy są pomieszczenia przeznaczone dla spotkań biznesowych.
Robert Wojtaś, Wiceprezes Zarządu Stadionu Narodowego - wygłosił wyczerpującą prezentację dotyczącą koncepcji zagospodarowania powierzchni Stadionu Narodowego i organizacji wydarzeń. Jak powiedział Robert Wojtaś - Musimy być elastyczni, otwarci na różne imprezy. Akcentując otwartość na pozasportowe wydarzenia Robert Wojtaś stwierdził, że - Organizacja Euro 2012 jest jednym z eventów, które odbędą się na Stadionie Narodowym w 2012 roku. Organizacja Mistrzostw ma być naturalną formą promocji dla tego obiektu. Jak podkreślił Robert Wojtaś w niecce stadionu X-lecia powstaje najnowocześniejsza arena sportowa w Polsce. Narodowy dysponuje ogromną powierzchnią przeznaczoną na pozostałe wydarzenia: Biznes-klub o powierzchni 2600m kw., unikalna kaplica wielowyznaniowa z możliwością organizowania ślubów, 8 tys. m kw. powierzchni przeznaczonej na biura, 10 sal konferencyjnych, kioski gastronomiczne, restauracja z widokiem na Stare Miasto, Fan Klub, zaplecze cateringowe - to przykłady infrastruktury, która ma być wykorzystana dla zapewnienia funkcjonowania Stadionu.
Jak powiedział Robert Wojtaś same mecze nie zapewniłyby funkcjonowania Stadionu Narodowego. W skali roku planowane są jedynie dwa takie spotkania. Wśród znaczących źródeł dochodów zostały wymienione eventy, koncerty, imprezy korporacyjne, wydarzenia kulturalne, imprezy specjalne (śluby, konwencje, targi), loże VIP, siedzenia biznesowe. Stadion oprócz organizacji standardowych wydarzeń sportowych, takich jak mecze tenisowe czy koszykówki, zamierza stworzyć warunki do organizacji spotkań rugby.
Pojawiło się pytanie z Sali dlaczego zrezygnowano z budowy obiecanego centrum kongresowego, które mogłoby pomieścić 8-10 tys. osób? Robert Wojtaś stwierdził, że wybudowanie takiego obiektu skutkowałoby tylko pogłębieniem rynku konkurencyjnego. Stadion oferuje ogromne możliwości elastycznego aranżowania dużych powierzchni. Dzięki ruchomemu dachowi można zapewnić ogromną powierzchnię przeznaczoną na spotkania. Zarząd nie wyklucza w przyszłości powstania tego typu obiektu, jeśliby możliwości Stadionu okazały się niewystarczające. Robert Wojtaś zapewnił natomiast, że po Mistrzostwach Euro 2012 planowana jest rozbudowa bazy hotelowej w pobliżu Stadionu.
Targi MEETINGS POLAND EXPO 2010 były wydarzeniem poświęconym w całości turystyce biznesowej. Organizatorom udało się w tym roku zapewnić szereg ciekawych wystąpień i seminariów, które służyły nie tylko edukacji branży, ale również jej integracji i wypracowaniu wspólnych rozwiązań.
źródło: MeetingPlanner.pl