Podczas drugiej edycji warsztatów biznesowych Fast Date - „Hotele & Meeting Plannerzy. Giełda ofert karnawałowych”, zorganizowanej przez portal MeetingPlanner.pl, odbyła się dyskusja branżowa pod hasłem „Eventy świąteczne i karnawałowe standard czy rewolucje?”.
W panelu udział wzięli: Daniel Błaszkiewicz, Dyrektor ds. sprzedaży i marketingu hotelu Anders Resort & Spa; Magdalena Cieślak, Account Director w agencji United Partners; Wojciech Cłapiński, Dyrektor Zarządzający agencji El Padre; Renata Hoff, Wice Dyrektor hotelu Centuria; Katarzyna Pawluś - Lech, Operational Marketing Manager w Renault Trucks Polska.
Na podstawie wygłoszonych w trakcie dyskusji opinii, nasuwa się wniosek, że w przypadku ofert świątecznych, ze względu na specyfikę czasu, w którym są one organizowane, nadal dominują spotkania bardziej tradycyjne. Wojciech Cłapiński, Dyrektor Zarządzający agencji El Padre, zauważył, że to jak wygląda impreza zależy głównie od potrzeb i upodobań klienta. Niektórzy chcą zaskakiwać, inni preferują bardziej tradycyjne formy. Magdalena Cieślak, Account Director w agencji United Partners powiedziała, że klienci coraz częściej oczekują od organizatorów spotkań świątecznych czegoś więcej. Zależy im, żeby przy okazji spotkania wigilijnego zintegrować i zmotywować pracowników, wprowadzić element oczekiwania na ten wieczór. Przed główną imprezą jej firma często organizuje różne warsztaty, na których pracownicy wspólnie tworzą jakieś dzieło. Efekt prezentowany jest podczas wigilii, co nadaje spotkaniu niepowtarzalny charakter.
Istnieje również zjawisko rezygnacji ze świątecznych spotkań firmowych i przesuwania budżetów przeznaczonych na organizację imprezy na późniejszy okres - karnawałowy. Jak zauważył Wojciech Cłapiński na rynku można zaobserwować tendencję, że budżety firm przeznaczone na imprezy świąteczne są często przesuwane na okres karnawału.
Jednakże coraz częściej do tematu imprez świątecznych podchodzi się bardziej lekko, mniej restrykcyjnie. Daniel Błaszkiewicz zauważył, że spotkania świąteczne są obecnie traktowane luźniej, mniej restrykcyjnie, ale z zachowaniem tradycji. Czas Wigilii jest zawsze dobrą okazją, żeby się spotkać. Ubiór choinki, warsztaty, wspólne lepienie bałwana służą integracji.
Zdarza się nawet, że klienci agencji organizujących spotkania życzą sobie, żeby nie akcentować jego religijnego charakteru. Jak zauważyła Renata Hoff, Wice Dyrektor hotelu Centuria, wiele firm nie życzy sobie łamania opłatkiem. Wolą, żeby symbolika religijna nie była eksponowana. Bardziej zależy im na dobrej zabawie.
W czasie dyskusji pojawiły się również pewne propozycje zmierzające do podniesienia atrakcyjności świąteczno-karnawałowej oferty hotelowej w stosunku do propozycji innych obiektów, takich jak np. restauracje. Prelegenci zwrócili tu uwagę, że takie elementy jak: zorganizowanie atrakcyjnego dojazdu do obiektu, wzbogacenie oferty bardziej rozbudowaną scenografią świąteczną mogłyby zadziałać na korzyść hotelu. Magdalena Cieślak zauważyła, że hotele mogłyby przyciągnąć do siebie klientów organizujących spotkania świąteczne oferując wraz z salą odpowiednią scenografię. Sale konferencyjne bywają proste i bez klimatu, co może zniechęcać organizatorów, szczególnie jeśli budżet imprezy nie jest wysoki. Daniel Błaszkiewicz powiedział, że hotele mogą konkurować klimatem, który musi oddawać czas organizowanego wydarzenia. Dobrze by było, żeby hotele przygotowywały dekoracje zgodne z charakterem spotkania.
Pojawił się również głos, żeby wprowadzić bardziej systemowe rozwiązania, które miałyby zachęcić agencje do rekomendowania usług hotelowych swoim klientom. Dzięki oferowanym przez hotel rabatom, organizacja wydarzenia przez agencję mogłaby być dla klienta mniej kosztowna niż przy organizacji na własną rękę. Wojciech Cłapiński stwierdził, że potrzebne jest rozwiązanie systemowe, które by godziło trzy strony - agencję, hotel i klienta docelowego. Obecnie agencja nie ma niestety żadnego interesu w rekomendowaniu klientom hoteli, jako miejsc eventowych. Rozwiązanie jest proste. Hotele powinny proponować klientom rabaty, aby ich zachęcić do korzystanie z pośrednictwa agencji przy organizacji imprez w hotelach. Oferta z udziałem agencji powinna być w tym rozwiązaniu bardziej korzystna dla klienta docelowego niż ta pomijająca jej udział. Renata Hoff zapewniła, ze hotel, który reprezentuje, zawsze stara się dać prowizję agencji. Współpraca z agencją jest korzystniejsza dla hotelu, bo daje większe zyski.
Przedstawiciele agencji akcentowali plusy organizacji wydarzeń za pośrednictwem profesjonalnych organizatorów. Jak zauważyła Magdalena Cieślak, agencje mają większe doświadczenie w organizacji wydarzeń. Klient może nie wiedzieć na co zwrócić uwagę, jeśli chodzi o wymagania w stosunku do hotelu, co stwarza często nieporozumienia w dniu montażu i realizacji. Ponieważ agencja ponosi odpowiedzialność za całe przedsięwzięcie, sprawowanie kontroli nad całością jest bardzo ważne. Według Wojciecha Cłapińskiego klient powinien się czuć jak gość na imprezie. Kłopoty się zawsze zdarzają. Agencja dzięki doświadczeniu, umie ograniczyć ich ilość i je rozwiązywać.
Renata Hoff zauważyła, że coraz więcej firm zleca organizację imprez agencjom, ze względów rozliczeniowych. Przykładowo hotel nie może wziąć na siebie organizacji szkolenia, bo nie spełnia wymagań formalnych stawianych przed organizacją tego typu wydarzeń, takich jak posiadanie choćby odpowiedniej kadry. Klient w tym aspekcie musi skorzystać z usług profesjonalnej agencji.
Według dyskutantów organizacja imprez sylwestrowych dla firm to rzadkość. Wojciech Cłapiński, nie spotkał się ostatnio z propozycją firmowej imprezy sylwestrowej. Według niego, sylwester to raczej okazja do prywatnych, indywidualnych spotkań.
Dyskusja na tematy branżowe, będąca częścią spotkania hoteli i meeting plannerów, stanowiła cenną okazję do wymiany doświadczeń na temat obowiązującej sytuacji na rynku oraz trendów, a także do wzajemnego poznania się i owocnych rozmów.
źródło: MeetingPlanner.pl