COP24 największym wyzwaniem dla PTWP Event Center

Ponad 20 tysięcy osób z 200 krajów członkowskich ONZ zgromadziła konferencja COP24 w Katowicach. Było to największe wyzwanie dla zarządcy Międzynarodowego Centrum Kongresowego - PTWP Event Center.

COP24 czyli 24. Sesja Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie zmian klimatu odbyła się od 2 do 16 grudnia 2018 roku w Międzynarodowym Centrum Kongresowym i Spodku w Katowicach.

W ramach konferencji odbyło się ponad 2120 spotkań i wydarzeń towarzyszących. Spółka PTWP Event Center odpowiadała za sprawny przebieg COP24 w zarządzanych obiektach: Międzynarodowym Centrum Kongresowym i Spodku.

– To największe wyzwanie, z jakim zmierzyliśmy się od momentu rozpoczęcia zarządzania obiektami. Prace w zakresie przygotowania Spodka i Międzynarodowego Centrum Kongresowego na COP24 prowadziliśmy od początku roku 2018. Objęły one niezbędne remonty, przeglądy, zaopatrzenie, przygotowanie serwisów technicznych, sprzątania, ochrony, cateringu oraz tzw. event management – mówi Marcin Stolarz, prezes PTWP Event Center. – Zespół Międzynarodowego Centrum Kongresowego i Spodka dedykowany do COP24 funkcjonował w oparciu o specjalnie stworzoną strukturę operacyjną i nowe procesy, angażując 1924 osoby, co stanowiło jedną czwartą łącznej liczby obsługi technicznej wydarzenia. Do dyspozycji organizatora przekazano 590 pomieszczeń w Międzynarodowym Centrum Kongresowym i Spodku, blisko 6000 mebli oraz 190 urządzeń IT/AV – podsumowuje.

Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach było jednym z atutów, dzięki któremu stolica Górnego Śląska otrzymała miano miasta-gospodarza szczytu klimatycznego ONZ. Obiekt stał się areną globalnych negocjacji klimatycznych. To tu odbywały się sesje plenarne, w jednej z nich zainaugurowano COP24.

Wiele sal spotkań zyskało na czas trwania konferencji nowe nazwy, wszystkie związane z regionami i krainami geograficznymi w Polsce. W Międzynarodowym Centrum Kongresowym znalazły się sale: Bałtyk, Tatry, Mazury, Wolin, Uznam, Śląsk, Warszawa.
Gmach Międzynarodowego Centrum Kongresowego, wraz ze wszystkimi salami konferencyjnymi, salą audytoryjną, salami balowymi oraz przestronnym foyer, może jednorazowo gościć 15 tysięcy osób. Wnętrza obiektu, a także bezpośrednio z nim połączonego Spodka,

zostały przygotowane tak, aby uczestnicy wydarzenia mogli komfortowo spędzać w nich czas pomiędzy sesjami. Do dyspozycji były zielone strefy relaksu, punkty grab&go z przekąskami i napojami oraz główny food court, czyli strefa restauracyjna na płycie Spodka.

Spotkania i panele dyskusyjne odbywały się w 19 salach konferencyjnych Międzynarodowego Centrum Kongresowego, a dwie duże sale wielofunkcyjne służyły jako miejsca obrad sesji plenarnych. W sali audytoryjnej przeprowadzono najważniejsze konferencje prasowe COP 24. Ponadto wybudowane zostały dodatkowe pawilony, w których mieściły się między innymi stoiska państw, sale obrad oraz strefa dla mediów.

W przestrzeniach MCK i Spodka zlokalizowano między innymi centrum komputerowe, biuro rzeczy znalezionych, punkt informacyjny, bank, pokój do modlitw, strefy relaksu czy miejsce dystrybucji dokumentów.

Aby pracownicy ONZ, czuwający nad prawidłowym przebiegiem konferencji, mogli pracować w komfortowych warunkach, w sali wielofunkcyjnej A o powierzchni 2850 mkw. powstała antresola dzieląca salę na dwa poziomy. Dzięki takiemu rozwiązaniu udało się zbudować ponad 60 biur oraz dodatkową salę spotkań. Pozostałe przestrzenie biurowe znajdujące się w budynku Międzynarodowego Centrum Kongresowego oddane zostały do dyspozycji delegacji Ministerstwa Środowiska.

Połączony z Międzynarodowym Centrum Kongresowym Spodek, na czas Konferencji COP 24, stał się wielką strefą restauracyjną. Na płycie hali widowiskowo-sportowej znajdowało się 640 miejsc stojących przy stolikach koktajlowych, 400 miejsc siedzących oraz dwie strefy wypoczynku – w sumie 1050 miejsc. Ten główny punkt gastronomiczny był w stanie obsłużyć do 1500 gości w przeciągu godziny. Do jego obsługi zatrudnionych zostało 100 osób.

Uczestnicy Konferencji COP 24, korzystający z oferty gastronomicznej w Spodku, mogli wybierać pomiędzy kuchnią polską, włoską, tajską i amerykańską. Każda ze stacji tematycznych posiadała w swojej ofercie dania wegetariańskie, wszystkie dania serwowane były halal.

W menu proponowano, do wyboru: pięć dań mięsnych, pięć dań wegetariańskich lub wegańskich, trzy dania rybne oraz cztery dodatki. Do dyspozycji gości były również bary sałatkowe.

Poza głównym food courtem na uczestników wydarzenia czekało siedem punktów grab&go z kawą, herbatą, napojami, kanapkami, sałatkami i słodkościami, które w sumie były w stanie obsłużyć do 600 osób na godzinę. Na terenie konferencji znalazło się również Bistro Emcek oraz Mały Food Court oferujące, poza zimnymi i ciepłymi przekąskami, również menu lunchowe. Oba punkty zapewniały razem ponad 150 miejsc siedzących i około 40 miejsc stojących.

Goście COP24 wypili 65 500 porcji kawy, skonsumowali 28 000 kanapek i 30 500 obiadów. Strefę gastronomiczną obsługiwało blisko 500 osób.