Podsumowujemy Event Mix

Na tegorocznej, czwartej edycji konferencji Event Mix tematem przewodnim była jakość współpracy. Wydarzenie zostało zorganizowane w ramach FestiwalMarketingu.pl przez magazyn OOH Event.

W Expo XXI Warszawa odbyła się 11. edycja targów reklamy FestiwalMarketingu.pl oraz towarzysząca jej po raz czwarty konferencja Event Mix przestrzeń wystawiennicza poświęcona ofercie eventowej.

W programie konferencji znalazły się zagadnienia porządkujące wiedzę dotyczącą różnych aspektów działalności w branży eventowej, omawiające problemy rynku oraz inspiracje.
Barbara Świderska (Dream Events) skupiła się na teorii marketingu. Poczynając od podstaw, czyli pierwszej książki Philipa Kotlera, na marketingu cyfrowym kończąc, wskazała na wszechstronność i skuteczność event marketingu.

Kolejnym elementem konferencji był panel dyskusyjny, poświęcony doborowi atrakcji na wydarzenie, która może wystąpić w funkcji uatrakcyjnienia programu lub stanowić jego podstawę. Uczestnicy panelu, będący przedstawicielami firm oferujących różnego rodzaju atrakcje, starali się odpowiedzieć na pytanie, kiedy oferowana przez nich atrakcja będzie tą idealną. W przypadku współpracy z podwykonawcami, podobnie jak na linii klient – agencja również bardzo ważny jest brief i określenie celów, nawet tych, które z pozoru mogą być dla firmy podwykonawczej nieistotne. Dostarczenie rzetelnych informacji i zaufanie do podwykonawcy, to kolejne wskazywane elementy. Do tego znajomość charakterystyki oferty podwykonawcy – np. hostessa i animator to zupełnie inne profesje, wymagają innych kompetencji i oznaczają inne zadania i koszty. Kolejny kluczowy aspekt to bezpieczeństwo, istotne nawet przy wykorzystaniu atrakcji, które z pozoru nie niosą ze sobą żadnych zagrożeń – wystarczy np. brak odpowiedniej instrukcji, jak zachować się w okularach przenoszących w rozszerzoną rzeczywistość. Podsumowując, ludzie, komunikacja, poszukiwanie wciąż nowych pomysłów i wcielanie w życie nawet tych najprostszych – te elementy mają wpływ na efektywność atrakcji i jakość współpracy. Warte zaznaczenia jest też, że wyodrębnia się w branży eventowej tzw. branża animacyjna. W rozmowie prowadzonej przez Magdaleną Kondas (MeetingPlanner.pl) udział wzięli Piotr Gołębiowski (Oligo), Mikołaj Marcinkiewicz (Venture Technology), Arlena Zarzycka (Animatria), Sebastian Wilk (ZenonVR), Maciej Żołnierkiewicz (Grupa Hator).

Temat przetargów i konkursów ofert stał się motywem przewodnim kolejnych punktów konferencji. Był poruszany zarówno w wystąpieniu poświęconym etyce Olgi Krzemińskiej-Zasadzkiej (agencja Power) i Anny Nowakowskiej (strefaMICE.pl) oraz w panelu o efektywnej współpracy na linii klient – agencja, w którym udział wzięli Sebastian Oprządek (El Padre), Olga Krzemińska-Zasadzka (Agencja Power) i Łukasz Adamowicz (Businessman Fun Club).
Oba wystąpienia odnosiły się do Białej Księgi Branży Komunikacji Marketingowej.
Wśród problemów, na które zwracali uwagę prelegenci, to liczba firm zapraszanych do udziału w przetargach, koszty przeprowadzania procesów przetargowych, które w konsekwencji dotykają całego rynku, zbieranie ofert, tylko po to aby spełnić wymogi formalne, w momencie kiedy realizator usługi jest już wybrany czy przetargi nierozstrzygnięte i anulowane. Zdaniem panelistów, wartość ofert (ich przygotowania, opracowania) składanych w procesach przetargowym to blisko 140 mln zł.
Biała Księga prezentuje narzędzia, które pozwolą zoptymalizować przeprowadzenie procesu przetargowego, wpłynąć na ułatwienie komunikacji, wreszcie ograniczyć koszty, nie ograniczając jednak konkurencji i konkurencyjnych ofert, które trafią do klienta.

Roberta Sosnowski (CVO agencji Biuro Podróży Reklamy) stworzył przegląd trendów i pokazywał, w jaki sposób można wykorzystywać je do tworzenia angażujących wydarzeń, w szczególności obecności marki na tarach. Wśród nic były m.in. wzrost pozycji kobiet w biznesie, zrównoważony rozwój, miejska zieleń (ogrody), globalizacja 4.0. – czyli dzielenie się i troska, craftsmanship (lokalność i autentyczność produkcji) czy wykorzystanie sztuki.
Najwięcej słuchaczy przyciągnęło wystąpienie „Jak zorganizować event i nie zwariować?”. Prowadząca je Agata Młynarska zaczęła od stwierdzenia, że „nie da się nie zwariować, organizując event”, ale potem krok po kroku wyjaśniała dlaczego odrobina chaosu jest nieodzowna w naszej branży.
Czwarta edycja konferencji Event Mix była także okazją to zaznaczenia jubileuszowego wydania magazynu OOH Event.
MeetingPlanner.pl był partnerem medialnym konferencji.
Wydarzenie odbyło się 18 września.