PKN Orlen wybierze agencje eventowe do współpracy – trwa postępowanie RFI

PKN Orlen zaprasza agencje eventowe do udziału w postępowaniu, którego celem jest zebranie informacji z rynku dotyczących portfolio agencji mogących zrealizować kompleksowo eventy dla Orlenu. Zapytanie o informację stanowi pierwszy etap postępowania zakupowego – agencje w ofercie merytorycznej mają przedstawić swoje dotychczasowe osiągnięcia i realizacje.

Celem prowadzonego przez PKN Orlen postępowanie RFI jest być wybór wyspecjalizowanych agencji eventowych, które zapewnią spółce zintegrowaną, sprawną i skuteczną obsługę wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
PKN Orlen prowadzi postępowanie wyboru agencji w trzech kategoriach: 1) eventy powyżej 500 tys. zł w tym eventy masowe, 2) eventy do 500 tys. zł oraz 3) eventy do 200 tys. zł (targi, konferencje prasowe, stoiska). W ramach współpracy agencje będą odpowiedzialne za organizację różnego rodzaju wydarzeń, w tym masowych, wizerunków, spotkań z pracownikami i klientami, przygotowanie stoisk czy stref sprzedażowych, logistykę eventową i komunikację eventową czyli promocję wydarzeń i działań o nie opartych. Grupą docelową organizowanych przez PKN Orlen wydarzeń są partnerzy biznesowi, politycy, osoby zainteresowane sportem i kulturą, klienci, kibice wspieranych przez PKN Orlen sportowców, dyscyplin, społeczności lokalne oraz pracownicy.

Celem prowadzonej obsługi przez wybrane agencje eventowe będzie budowanie wizerunku PKN Orlen jako nowoczesnej i dynamicznie rozwijającej się firmy wśród kluczowych grup interesariuszy poprzez organizację wydarzeń wizerunkowych (w tym m.in. konferencje prasowe, spotkania dla kontrahentów).

Zadaniem firm eventowych biorących udział w postępowaniu jest przygotowanie prezentacji, w której zostanie przedstawiona struktura agencji, jej główni klienci, kluczowe projekty w latach 2017 – 2020 wraz z opisem oraz projekty określone w poszczególnych kategoriach eventów, w których agencja chce złożyć ofertę. W tej części oferent musi udokumentować swoje doświadczenie prezentując portfolio minimum czterech eventów dla każdej kategorii. W kategorii 1 muszą to być przynajmniej dwa eventy z budżetem powyżej 1 mln zł netto i przynajmniej dwa wydarzenia o charakterze imprez masowych, z czego minimum jedno o wartości powyżej 500 tys. zł netto, przy czym preferowane są imprezy o charakterze sportowym i motoryzacyjnym. W kategorii 2 oferent musi przedstawić przynajmniej dwa eventy o charakterze pikniku/festynu oraz przynajmniej dwa wydarzenia o charakterze uroczystej gali, koncertu lub strefy z udziałem VIP-ów. W kategorii 3 będą to przynajmniej dwa eventy o charakterze strefy klienta na targach i przynajmniej dwie konferencje prasowe. Agencje może złożyć ofertę we wszystkich lub wybranych kategoriach.

Ofertę merytoryczną w formie elektronicznej, zawierającej maksymalnie 20 slajdów oraz wszystkie dokumenty formalne należy złożyć na platformie zakupowej Connect do 26 sierpnia, do godz. 13. Zadawać pytania organizatorowi postępowania RFI można do 24 sierpnia, do godz. 10.
Wybór firm do drugiego etapu planowany jest na połowę września. Postępowanie prowadzi Dział Zakupów i Dział Sponsoringu Sportowego, Kultury i Eventów PKN Orlen.

Szczegóły zapytania RFI >>>