Mazurkas Congress Management wystartował z konferencjami hybrydowymi i online

W dniach 4-7 oraz 5-7 października 2020 w Warszawie odbyły się równocześnie dwie konferencje hybrydowe - NUTECH i Microwave and Radar Week, które przygotował i zorganizował zespół Mazurkas Congress Management.

Pierwszą realizacją Mazurkas Congress Management w formule hybrydowej była konferencja NUTECH 2020 (International Conference on Development and Applications of Nuclear Technologies), która odbyła się 4-7 października w Instytucie Chemii i Techniki Jądrowej. Było to trzydniowe wydarzenie hybrydowe (jeden dzień uczestnicy brali udział w wydarzeniu zdalnie), w którym razem wzięło udział 100 osób, z czego połowa to uczestnicy online. W czasie konferencji odbyło się 51 wystąpień i 46 sesji posterowych.

Drugim wydarzeniem hybrydowym był MRW 2020 (Microwave and Radar Week), który odbył się 5-7 października w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej. Było to bardzo złożone wydarzenie z uwagi na odbywające się po nim cztery konferencje jednocześnie, a pośród nich 56 sesji w sześciu salach wykładowych. Łącznie wzięło w nim udział 250 osób.
 – Była to nasza pierwsza tak duża i złożona konferencja naukowa w formie hybrydowej. Głównym jej wyzwaniem były kwestie technologiczne związane z odpowiednimi połączeniami, streamingami oraz przygotowaniem prelegentów do nowej formy realizacji wydarzeń tego typu. Obsłużyliśmy 60 sesji naukowych przez trzy dni, w tym 6 streamingów jednocześnie każdego dnia. Według nas bardzo ważną rolę odgrywa precyzyjna instrukcja dla zdalnych prelegentów, którą opracowaliśmy i przekazaliśmy przed konferencją. Dla osób chętnych zaproponowaliśmy również indywidualne testowanie połączenia przed wydarzeniem. Łącznie obsłużyliśmy 130 prelegentów zdalnych – relacjonuje Katarzyna Szymczak, project manager MRW 2020, Mazurkas Congress Management.

Firma Mazurkas pracowała nad nowymi rozwiązaniami technologicznymi w zakresie organizacji kongresów i konferencji hybrydowych i online jeszcze długo przed ogłoszeniem pandemii, ale sytuacja z nią związana, znacznie przyspieszyła prace wdrożeniowe, dzięki czemu firma poszerzyła swoją ofertę o nowe rozwiązania dla środowiska naukowego.
Jak podkreśla Mazurkas Congress Management, ważnym elementem tej oferty było wyselekcjonowanie odpowiednich partnerów technologicznych do kompleksowej obsługi audiowizualnej tych wydarzeń oraz specjalistycznej platformy transmisyjnej. Kluczowym jednak aspektem jest dla Mzurkasa w przypadku konferencji hybrydowych bezpieczeństwo wydarzenia na żywo, jego uczestników, pracowników i dostawców usług zgodnie z aktualnymi wytycznymi. Był to kluczowy element realizacji obydwu wydarzeń, na który zarówno zespół Mazurkas Congress Management, jak i jego poddostawcy zwracali ogromną uwagę i za co zostali docenieni przez organizatorów po zakończeniu imprez.
Za obsługę cateringową obydwu konferencji odpowiadała firma Mazurkas Catering 360°.