Jak używać kalkulatora Check Your Event?
Organizacja wydarzeń bywa skomplikowanym przedsięwzięciem, wymagającym podjęcia mnóstwa decyzji. Lokalizacja, program, catering, czas trwania, materiały promocyjne, transport… W dodatku każdy z tych wyborów zostawia ślad w postaci emisji gazów cieplarnianych. Czy da się coś zrobić, by cieszyć się stacjonarnymi eventami, a jednocześnie nie szkodzić planecie? Ślad węglowy dowolnego wydarzenia można obniżyć, a nawet wyzerować – pisze Klementyna Sęga z TerGo.
Zanim jednak przystąpimy do redukcji, pierwszym, niezbędnym krokiem jest dokładne policzenie wszystkich emisji CO2 związanych z planowanym wydarzeniem. Utarło się, że liczenie emisji jest trudne, skomplikowane i wymaga prowadzenia tabeli… Jeśli łapiesz się za głowę na samą myśl o samodzielnej kalkulacji – przychodzimy z pomocą! Kalkulator Check Your Event to bardzo proste narzędzie, które umożliwi oszacowanie śladu węglowego wydarzenia.
Zbierz dane!
Przygotuj kartkę, weź długopis i pomyśl nad obszarami, które musisz wziąć pod uwagę. Na pewno będzie to transport oraz mobilność powiązana z wydarzeniem, wszelkiego rodzaju podróże oraz zakwaterowanie zaproszonych osób, zużycie energii i zasobów, catering, a także materiały wykorzystane do budowy scenografii. Postaraj się uwzględnić wszystkie elementy organizowanego eventu. Poniżej przedstawiamy 10 obszarów, z których danych liczbowych potrzebujesz, by odpowiedzieć na pytania kalkulatora.
10 obszarów kluczowych dla zeroemisyjnych wydarzeń
Kiedy i gdzie? Określ lokalizację wydarzenia oraz czas jego trwania. Czy organizujesz je w Polsce czy poza granicami kraju? Podając miasto organizacji, umożliwiasz kalkulatorowi skorzystanie z uśrednionych wartości w przypadku tych pytań, co do których masz wątpliwości. Przykładowo: Gdynia korzysta z zupełnie innej sieci energetycznej niż Singapur, więc średnie zużycie energii będzie znacząco się różniło między tymi miastami. Nasz kalkulator umożliwia skorzystanie z wartości uśrednionych, aby pomóc ci uzyskać przybliżony wynik, nawet jeśli brakuje ci dokładnych danych.
Pamiętaj, że dobra lokalizacja to klucz do zachęcania uczestników do dojazdów komunikacją miejską lub rowerem. Taki wybór ekologicznych środków transportu przekłada się na mniejsze emisje twojego wydarzenia. Co więcej, goście zaoszczędzą czas, unikając korków i szukania parkingu.
TIP: Uświadom uczestników wydarzenia, jak dużo czasu oraz CO2 mogą zaoszczędzić, wybierając tramwaj, metro czy rower zamiast podróży samochodem. W komunikacji i materiałach marketingowych wydarzenia umieść dokładne informacje związane z możliwościami dojazdu do miejsca docelowego za pomocą transportu miejskiego oraz zorganizuj parking dla rowerów.
Kto? Ile osób jest zaangażowanych w organizację wydarzenia, a także jakiej liczby uczestników się spodziewasz? Niezależnie od tego, czy to przyjęcie weselne na 100 czy koncert na 1000 osób – obniżenie emisji jest możliwe. Im większe wydarzenie, tym większa odpowiedzialność, ale także większy pozytywny wpływ.
TIP: Jeśli nie znasz dokładnej liczby uczestników, możesz podać spodziewaną, średnią wartość. Pamiętaj, że każda osoba – zarówno organizator, zaproszony artysta czy prelegent, ale także widz – to indywidualne emisje, które składają się na całościowy ślad środowiskowy, jakie pozostawi twoje wydarzenie. W drodze do neutralności węglowej liczy się suma wszystkich wysiłków!
W środku czy na zewnątrz? Czy Twoje wydarzenie odbywać się będzie w pomieszczeniu czy na wolnym powietrzu? Jeśli wewnątrz, to jaki procent tych powierzchni będzie ogrzewany lub klimatyzowany? Czy budynek zapewnia wykorzystanie pasywnych źródeł ciepła? Te informacje z łatwością znajdziesz u właściciela wynajmowanego lokalu, na rachunkach za ogrzewanie lub w ostatnim raporcie z przeglądu urządzeń grzewczych/chłodzących.
TIP: Pamiętaj, by wliczyć w sumę powierzchni także mniej oczywiste pomieszczenia, np. korytarze czy toalety. Twoje wydarzenie to nie tylko sala, w której odbywa się koncert czy spektakl, ale także ciągi komunikacyjne, toalety i całe zaplecze. Korzystanie z pomieszczeń w czasie montażu i demontażu wydarzenia także wlicza się do jego finalnego rachunku emisji CO2.
Koniecznie zwróć uwagę na walory przyrodnicze miejsca, w którym organizowane jest wydarzenie i zadbaj o to, by poinformować uczestników o zaleceniach związanych z użytkowaniem terenu. Chroń środowisko naturalne i zadbaj o komfort mieszkańców okolicy, np. obniżając poziom hałasu.
Sprawdź liczniki. Czy wiesz już jakie jest planowane całkowite zużycie energii w trakcie wydarzenia? Z jakiego źródła będzie pochodzić zakupiona na wydarzenie elektryczność? Czy Twoja firma korzysta z OZE? Jeśli tak, to jaki procent zużywanej energii pochodzi ze źródeł odnawialnych? Łatwo odnajdziesz te informacje na ostatniej fakturze za prąd. Jeśli wynajmujesz przestrzeń – podobnie jak w przypadku metrażu i ogrzewania – poproś właściciela lokalu o informacje.
TIP: Na etapie kalkulacji możesz podać średnie wartości, pamiętaj jednak by spisać stan liczników energii przed rozpoczęciem wydarzenia i po jego zakończeniu, by mieć pewność, co do stopnia jej zużycia. Zastanów się, czy możesz zużyć mniej energii – na przykład wymieniając żarówki w pomieszczeniach na energooszczędne lub zasilając część sprzętów energią słoneczną? Zadbaj także o gospodarkę wodną wydarzenia – już samo zamontowanie perlatorów w kranach pozwala zaoszczędzić od 15 do 60 proc. wody!
Jak dojadę? Określ, jakie środki transportu zostaną wykorzystane w organizacji wydarzenia. Czy ktoś spośród zaproszonych gości podróżuje samolotem? Czy Twoja firma posiada flotę samochodową, z której skorzysta? Czy planujesz przejazdy za pomocą miejskich aut elektrycznych, a może będziesz zachęcać do carpoolingu? Uwzględnij wszystkie typy środków transportu powiązanych z wydarzeniem, a także odległości, jakie będą przebywać. Dane znajdziesz na fakturach za paliwo, sprawdź także licznik samochodu lub ostatni raport z przeglądu pojazdu.
TIP: Zachęcaj zaproszonych gości do podróży pociągiem, autobusem lub samochodem, zamiast samolotem. Ogranicz liczbę przejazdów powiązanych z organizacją do minimum, spróbuj skoordynować przejazdy zaproszonych osób – zaoferuj im wspólny transport albo zwrot kosztów podróży pociągiem. Zachęcaj do carpoolingu.
Noclegi. Jeśli z organizacją twojego wydarzenia powiązane są jakieś noclegi, zastanów się: ile osób, jak długo oraz gdzie będzie nocować? Emisje powiązane z wydarzeniem to zarówno transport, jak i noclegi oraz dłuższe pobyty zaproszonych gości, które – jak każda aktywność – pozostawiają ślad w środowisku.
TIP: Poszukaj eko-hoteli! Oferta miejsc, które starają się w swoje funkcjonowanie wdrażać standardy zrównoważonego rozwoju, stale rośnie. Dopytaj, z jakiej energii korzysta hotel, jaką ma politykę gospodarowania zasobami i zarządzania odpadami oraz skąd pochodzą składniki, z których przygotowywane są posiłki. Taka informacja często znajduje się na stronie internetowej obiektu. Wybierz obiekt, który dba o lokalną społeczność, a swoim funkcjonowaniem wspiera ich sytuację socjalno-ekonomiczną. W miarę możliwości wspieraj małe, lokalne biznesy.
Catering. Posiłki serwowane podczas wydarzenia mają ogromny wpływ na sumę emisji generowanych przez wydarzenie. Policz, ile dań będzie zawierało w sobie mięso, a ile będzie opcji wegetariańskich lub wegańskich. Ograniczaj mięso i nabiał – roślinne opcje mają o wiele niższy ślad środowiskowy! Na ilość zużytej energii (a tym samym emisje) wpłynie także podgrzewanie posiłków – warto znać liczbę dań na ciepło i na zimno. Dowiedz się, ile litrów wody, kawy i herbaty, alkoholu czy mleka zostało zaplanowane w zakupach.
TIP: Czytaj etykiety, szukaj produktów z oznaczeniem o śladzie węglowym i wybieraj te neutralne dla planety! Zwracaj uwagę również na inne certyfikaty świadczące o dobrej jakości upraw, poszanowaniu dla środowiska naturalnego, a także godziwym wynagrodzeniu dla plantatorów. Wybieraj produkty bez oleju palmowego i zamawiaj u lokalnych dostawców. Zaoferuj gościom opakowania na wynos (z materiałów do recyklingu) lub zachęć ich do przyniesienia swoich pudełek i zabrania pozostałego po wydarzeniu jedzenia do domu.
Materiały. Policz wszystkie surowce zużyte do produkcji, organizacji i promocji. Ile ulotek, plakatów, zaproszeń czy informatorów zostało wydrukowane z okazji Twojego wydarzenia? Zastanów się, czy możesz je zastąpić materiałami elektronicznymi. A może giftpacki dla gości zapakujesz w papier z recyklingu zamiast w powlekane folią torebki? Czy zlecasz produkcję dedykowanych gadżetów promocyjnych, jak np. długopisy, t-shirty, kalendarze – może możesz zupełnie z nich zrezygnować? Zastanów się także, z jakich materiałów została wykonana scenografia lub wystrój sali – wybierz surowce z odzysku albo wypożycz, np. meble. Kieruj się zasadą 5R – refuse, reuse, reduce, repurpose, recycle.
TIP: Korzystaj z surowców, które pochodzą ze sprawdzonych źródeł, sprawdzaj dostawców i posiadane przez nich certyfikaty, pytaj o transparentność ich łańcucha dostaw. Unikaj plastiku, wybieraj tworzywa, które nadają się do recyklingu lub jeszcze lepiej – są biodegradowalne. Jeśli to niemożliwe – zamawiaj materiały, które będzie można wykorzystać jeszcze wiele razy, np. podczas organizowania kolejnych wydarzeń.
Dostawy. W kwestii zakupów istotna jest też waga i liczba wszystkich zamówień, przesyłek kurierskich i transportów. Oszacuj, jaki średni dystans pokonały zamówione towary. Wybieraj dostawców, którzy korzystają z ekologicznych środków transportu lub kompensują swoje emisje – szukaj tych informacji na stronach firm kurierskich i transportowych lub pytaj swoich partnerów biznesowych.
TIP: Optymalizuj dostawy – zwróć uwagę na stopień załadowania samochodów transportowych i unikaj tzw. pustych przejazdów. Staraj się zaplanować wszystkie zamówienia wcześniej, by móc wybrać ekologiczną opcję wysyłki. Kupuj lokalnie – im krótszy dystans ma zamówienie do pokonania, tym niższy ślad węglowy twoich zakupów.
Zainteresuj się odpadami. Z pewnością po twoim wydarzeniu pozostaną jakieś śmieci lub resztki, np. żywności. Jaki procent pozostałości po wydarzeniu można poddać recyklingowi? Lub – jeszcze lepiej – zamienić na bioodpady i poddać kompostowaniu? Koniecznie policz, ile kilogramów szkła, plastiku i papieru pozostało po zakończonym evencie i zadbaj o to, by wszystkie odpady zostały posegregowane i trafiły do odpowiednich pojemników do recyklingu.
TIP: Przekaż nadwyżki żywności po wydarzeniu organizacji przygotowującej posiłki dla potrzebujących. Podczas zamawiania produktów zwracaj uwagę na ich sposób pakowania – wybieraj opcje ekologiczne, np. wielorazowe pojemniki, szkło albo jadalne naczynia.
Autor: Klementyna Sęga, TerGo, business@tergo.io
Kulturoznawczyni, edukatorka i promotorka zrównoważonego rozwoju. Pisze i opowiada o odpowiedzialnych wyborach
Odpowiadając na powyższe pytania, zyskujesz niezbędne dane potrzebne do oszacowania emisji twojego wydarzenia. Skorzystaj z kalkulatora Check Your Event, by wstępnie oszacować swoje emisje, a następnie skontaktuj się z nami pod adresem business@tergo.io. Pomożemy Ci przygotować i wdrożyć plan redukcji emisji – najlepszy dla Twojego wydarzenia oraz środowiska.
Kalkulator będzie również wykorzystany do sprawdzenia wpływu na środowisko wydarzenia branżowego – #meaning fulmeetings czyli pierwszych urodzin Food Town w Fabryce Norblina
Zobacz też dyskusję: O zrównoważonym rozwoju w świecie eventów