Ivetta Roczek: Zarządzanie kryzysowe – podstawa organizacji każdego wydarzenia

Ivetta Roczek w cyklu „O branży niepolitycznie”
Na zdjęciu: Ivetta Roczek w cyklu „O branży niepolitycznie”

Wiedza specjalistyczna i jak widać w naszym kraju tajemna. Uważam, że każdy, kto organizuje jakiekolwiek wydarzenia, powinien mieć choć podstawową wiedzę w tym zakresie. Jak to u nas wygląda? No cóż… zacznijmy od podstaw. Po co, organizując koncert, imprezę sportową, piknik, jakąkolwiek imprezę masową, wiedza z zakresu zarządzania kryzysowego? Po to, by przede wszystkim przygotować się na różne scenariusze, by zapobiegać i reagować, gdy już coś się wydarzy.

Z przykrością to muszę stwierdzić, że musiał zginąć człowiek, nie „zwykły”, „szary” z tłumu, lecz Prezydent miasta, by zauważono, że przy każdego rodzaju wydarzenia procedury, systemy bezpieczeństwa i właśnie zarządzanie kryzysowe ma sens.
Nie, nie zamierzam tu teraz zrobić wykładu o tym, co wtedy się nie zadziało, co zadziało źle – nie temu ten felieton będzie poświęcony. Zamierzam uzmysłowić, jak małą wiedzę posiadamy w tym zakresie i jak niedoceniamy sztabów kryzysowych, które są chyba w każdym mieście.

Zarządzanie kryzysowe potrzebne jest nam nawet na etapie błahych sytuacji – jak choćby wyrwane z kontekstu zdania i wypowiedzi, które mogą w sposób lawinowy wpływać na wizerunek czyjś lub danego wydarzenia. Tu jest potrzebna natychmiastowa reakcja w zakresie komunikacyjnym.
Wypadki, katastrofy w różnych środkach transportu, zatrucia pokarmowe, choroby zakaźne, zagrożenia terrorystyczne  – tak o tym wszystkim powinniśmy myśleć gdy organizujemy wydarzenia. Bez względu na ich rangę powinniśmy oceniać i szacować ryzyka. Przygotować odpowiednie plany we współpracy zdecydowanie ze specjalistami, wdrożyć je i przeszkolić wszystkich zaangażowanych w organizację.

Ponieważ od wielu lat organizuję imprezy sportowe rangi międzynarodowej, nie raz miałam okazję współpracować ze sztabami zarządzania kryzysowego w różnych miastach Polski. Zawsze ustalaliśmy szczegółowe, specjalne procedury, by w przypadku danego zdarzenia, każdy, zarówno w komitecie organizacyjnym imprezy, jak i wśród różnych służb miejskich, wiedział, jak ma działać, jaka jest kolejność, priorytety, komunikacja. Miałam okazję współtworzyć takie sztaby i procedury na skalę danego wydarzenia, miasta posiadają odpowiednie zespoły i plany na skalę danego obszaru. W miejskich Sztabach Kryzysowych są wysoko wykwalifikowani fachowcy zarówno z Policji, Straży Miejskiej, Straży Pożarnej, lekarze, w tym specjaliści od chorób zakaźnych i wielu innych. Oni doskonale wiedzą, jakie mają możliwości i zaplecze w zależności od skali wydarzenia. Jakie są ograniczenia i gdzie jest granica, przy której należy wezwać wsparcie. Szkoda jednak, że w obecnych czasach nikt z tej wiedzy nie korzysta.

Planując imprezę dla dzieci i młodzieży, zwracam uwagę m.in. na to, gdzie zlokalizowane są szpitale pediatryczne, jakie mają oddziały. I nie mówię tu tylko o klasycznym wpisaniu szpitala do wniosku o imprezę masową. Mówię tu o współpracy z tymi jednostkami i wypracowaniu konkretnych rozwiązań. Mówię tu też o wiedzy, jaką powinien posiadać organizator – jeśli szpital, który może przyjąć chorego 15-latka jest w odległości 100 km od miejsca wydarzenia, do którego prowadzi wąska droga gminna to pamiętaj, że czas reakcji i pomocy zajmie odpowiednio dłużej – karetka nie przefrunie, nawet jeśli jedzie na sygnale. Wysyłasz kartkę z pacjentem, którą zamówiłeś do zabezpieczenia wydarzenia, pamiętaj, że to nie jest karetka systemowa, ona nie wjedzie „z marszu” na SOR, pozornie oczywiste rozwiązanie „mam karetkę i nie zawaham się jej użyć” niestety nie jest żadnym rozwiązaniem.

Gdy na wejściu ustawiasz patrole informacyjne i służby bezpieczeństwa, pomyśl o tym, z kim będą miały styczność, jakie problemy mogą się tu pojawić. Pomyśl, jakie informacje powinien otrzymać każdy z nich. Ile razy jestem świadkiem sytuacji, gdy osoby pełniące te funkcje nie posiadają żadnej wiedzy o wydarzeniu, o drogach ewakuacyjnych, nawet nie specjalnie wiedzą, czemu stoją w danym konkretnym miejscu. Przykład: multimedialne pokazy fontann, czasy gdy jeszcze sztuczne ognie były dozwolone, wydarzenie zorganizowane przez Miasto, całe multum barierek, by tłum się nie dostał – no i właśnie nie wiadomo dokąd. Miła Pani z firmy ochraniarskiej nie umiała powiedzieć czemu służą te barierki odgradzające wszystkich od fontann. Na odpowiedź poczekaliśmy do pokazu sztucznych ogni, gdy okazało się, że teren został tak zabezpieczony, by tłum nie wszedł w strefę wystrzału fajerwerków, tylko że Pani z ochrony o tym nie wiedziała i sama chodziła niczego nie świadoma właśnie po tym terenie. Szczęście, że nic jej się nie stało.

Wydarzył się wypadek na autostradzie, którą miał jechać autokar z zawodnikami/kibicami – powinieneś mieć i znać gotowe rozwiązania, jak ich stamtąd wyciągnąć. Jaka jest kolejność działań, jak im udzielić pomocy, jak się z nimi skontaktować.
Sztaby kryzysowe są tworzone na różnych poziomach administracji, te z którymi miałam okazję współpracować były zespołami fachowców. Szkoda, że rzadko kiedy ktoś chce skorzystać z ich wiedzy i doświadczenia.

 

Autor: Ivetta Roczek, obecnie kieruje Sekcją Obsługi Wydarzeń w Dziale Sprzedaży i Obsługi Klienta w Muzeum Historii Żydów Polskich Polin w Warszawie
Cykl felietonów: O branży niepolitycznie

Ivetta Roczek, która od dwóch dekad organizuje wydarzenia o różnorodnej charakterystyce, wśród których są np. duże wydarzenia sportowe i międzynarodowe spotkania firmowe, bazując na swoim doświadczeniu współpracy z obiektami, agencjami eventowymi, biurami podróży, DMC i zleceniodawcami projektów, weźmie branżę pod lupę. Swoje spostrzeżenia przedstawi prosto z mostu, co ważne, bo w jej naturze leży postawienie jakiegoś ale… tam gdzie ciśnienie się ono na usta. Dlatego Ivetta będzie mówić w cyklu „o branży niepolitycznie”. Każdy pierwszy piątek miesiąca.

Zaloguj się
Informacje
Branża
Personalia
Realizacje
Otwarcia
Obiekty
Catering
Technologie
Transport
Artykuły
Wywiady
Felietony
Publicystyka
Raport
Prawo
Biblioteka
Incentive travel
Prawo
Ogłoszenia
Przetargi
Praca
Wydarzenia
Galeria
Wyszukiwarka obiektów
Nasze projekty
MP Power Awards©
MP Fast Date©
MP MICE Tour
MP MICE & More
MP Legia Cup
Nasza oferta
Reklama i promocja
Content marketing
Wydarzenia
Konkurs
Webinary
Studio kreatywne
O nas
Polityka prywatności
Grupa odbiorcza
Social media
Kontakt
O MeetingPlanner.pl