WARSZTAT: Incentive travel jako narzędzie HR
Czy incentive jest narzędziem do wykorzystania przez menedżerów personalnych? Na co HR powinien zwrócić uwagę przy decyzji o wysłaniu części personelu na wyjazd? Jak rozpoznać profesjonalnego dostawcę takiej nietypowej usługi, jaką jest incentive? Jakie firmowe cele mogą być realizowane poprzez skupienie personelu na wspólnym uczestnictwie w incentive? I czy dla uczestników tego wydarzenia może to być przygoda wyzwalająca dużo emocji i energii do działania, do osiągania celów, także tych biznesowych? Agata Kondracka-Drążkowska, senior account manager Incentive Concept (ICP Group) o wykorzystaniu incentive travel w strategii zarządzania personelem.
Dział HR w wielu firmach to strategiczny partner zarządu we wspieraniu procesów biznesowych. Do podstawowych jego funkcji należy kształtowanie wysokiego poziomu motywacji personelu, np. poprzez system zarządzania przez cele (MBO, Management by Objectives). W projektowaniu systemu MBO, oprócz dobrze określonego celu do realizacji, istotną rolę odgrywają benefity przewidziane dla pracowników, związane z realizacją celów. Wśród szerokiego wachlarza systemu nagród istotną rolę odgrywają wyjazdy incentive.
Czy rzeczywiście incentive travel może być wykorzystany przez zespoły HR do zarządzania ludźmi, czy może pomóc w ukierunkowywaniu i zwiększaniu motywacji w zespole? To częste pytanie zadawane przez pragmatycznych szefów, którzy słusznie pytają o zwrot z inwestycji w wyjazd incentive.
O tym, że odpowiedź brzmi „tak” – incentive motywuje i skutecznie pomaga w realizowaniu celu – przekonuje codzienna praktyka firm zajmujących się organizacją incentive travel. Zarówno nieformalne informacje zwrotne otrzymywane od uczestników wyjazdu, jak i informacje zawarte w ustrukturalizowanych ankietach po wykonaniu projektu potwierdzają, że profesjonalne podejście partnera realizującego wyjazd incentive przynosi korzyści zarówno dla pracowników uczestniczących, jak i dla działów HR i zarządów.
Przystępując do projektu incentive travel, HR powinien pamiętać o kilku podstawowych składnikach sukcesu w takim przedsięwzięciu:
- jasny i znany cel incentive (składnik konieczny) – ustalenie celu wyjazdu to fundament dla dalszych działań zarówno HR, jak i organizatora wyjazdu. Dlatego zarząd oraz HR powinni jasno odpowiedzieć na pytanie, czego oczekują od incentive. Następnie istotną kwestią jest bardzo dobre zaplanowanie komunikacji wewnętrznej projektu. Klarowny cel wyjazdu jest drogowskazem także dla organizatora, który wie, na co zwrócić uwagę przy projektowaniu i realizowaniu usługi.
- incentive projekt dopasowany do indywidulanych potrzeb klienta (składnik konieczny). Tylko elastyczne i twórcze podejście do klienta, może uczynić wyjazd niepowtarzalnym. Różnorodność klientów, oczekiwań, kultur organizacyjnych i... budżetów sprawia, że kreatywne spotkania profesjonalnych zespołów często trwają wiele godzin, za które nagrodą jest to zaskoczenie klienta inspirującym, nowoczesnym pomysłem.
- włączenie w program wyjazdu idei CSR (składnik opcjonalny, ale niejednokrotnie przydatny) – oprócz uwzględniania aspektów związanych z ochroną środowiska czy przejrzysta polityka w łańcuchu dostawców (szczególnie tych z krajów rozwijających się). Cenne mogą okazać się inicjatywy, których beneficjentami są lokalne społeczności odwiedzane przez uczestników. Przykładem realizacji incentive travel z CSR, a dokładniej z odpowiedzialnością za odwiedzaną społeczność lokalną, jest wyjazd kilkudziesięcioosobowej grupy pracowników korporacji do Azji. Projekt zakładał wizytę w lokalnej szkole skupiającej dzieci z odległych wiosek. Uczestnicy wyjazdu w ramach wizyty wspólnie z dziećmi skręcali podarowane im rowery. Ten element projektu nie tylko pozwolił na wspólne, integrujące działania zespołu uczestniczącego w wyjeździe incentive, ale pozostawił namacalny ślad w lokalnej społeczności.
- dbałość o employer branding – HR mają świadomość, że budowanie pozytywnego wizerunku wśród swoich pracowników oraz potencjalnych nowych, to jedno z istotnych wyzwań realnie wpływających na fluktuację kadry oraz na atrakcyjność firmy na rynku pracy. Wyjazd incentive jest doskonałą okazją do przywiązywania wartościowych pracowników do firmy, a w otoczeniu biznesowym stwarza okazję do ukazania firmy jako otwartej na nowe wyzwania, ciekawej, nowoczesnej i nagradzającej, motywującej swoich pracowników.
- wsparcie komunikacji wewnętrznej – czasy, gdy pojedynczy mailing zapraszający do uczestnictwa w incentive travel powoli przechodzą do lamusa. Coraz więcej projektów wymaga włączenia się organizatora wyjazdu w projektowanie komunikacji projektu. Niejednokrotnie rozpoczyna się ona już kilka miesięcy przed terminem wyjazdu i coraz częściej opiera się na nowoczesnych technologiach. Specjalnie budowane platformy intranetowe, serie newsletterów, aplikacje są szczególnie przydatne w dużych, rozproszonych strukturach.
- profesjonalny partner w realizacji projektu incentive. Decydując się na wybór firmy do realizacji projektu incentive, HR często stoi przed trudnym zadaniem. Doświadczenie firmy i zatrudnionych przez nią ekspertów pomagają w wyborze, ale warto pamiętać, że cennymi informacjami są także nagrody, wyróżnienia otrzymane od niezależnych kapituł w prestiżowych konkursach.
Oczywiście ważne jest, aby pamiętać także o podstawowych zasadach prowadzenia biznesu, jak zasada uczciwego podejścia do klienta. Incentive travel to branża, która charakteryzuje się dużą dynamiką, sytuacjami nadzwyczajnymi i często niezależnymi od organizatora. Nawet najlepsze zarządzanie ryzykiem nie pozwoli uchronić się przed niechcianymi niespodziankami. Jednak zawsze pomocne w wyjściu z trudnej sytuacji jest uczciwe podejście do klienta.
Podsumowując, HR manager decydując się na incentive travel, sięga po narzędzie, które wspiera realizację celów biznesowych, motywuje personel, podnosi satysfakcję pracowników, poprawia wyniki i… najczęściej dostarcza niezapomnianych przeżyć (i to nie tylko podczas dłuższych i bardziej szczerych niż w firmie rozmów).
Autor: Agata Kondracka-Drążkowska, senior account manager, ICP Group, akondracka@icpgroup.pl, www.icpgroup.pl, www.incentive-concept.pl