PODSUMOWANIE ROKU: Trudny, ale dobry

Rok 2012 zaliczany jest przez członków Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel do udanych, choć branża incentive travel musiała stawić czoła trudnym realiom. Duża liczba mało efektywnych przetargów, rosnąca konkurencja ze strony biur podróży, walka o marże gwarantujące rentowność.
W porównaniu do 2011 roku ostatnie dwanaście miesięcy wypadają blado – bo to 2011 był najlepszy w historii wielu firm.

A 2013? Niestabilna sytuacja rynkowa sprawia, że prognozy większości organizatorów są dość ostrożne, ale planowane działania zmierzają to tego, aby nazwać go „pracowitym, ale dobrym”.

Ostatnie miesiące roku, zbliżające się święta i Sylwester zachęcają do podsumowań tego, co się wydarzyło i myśli o tym, co nas czeka w nadchodzącym roku. Dla Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel idealną okazją do szerokiej dyskusji na ten temat było Walne Zgromadzenie Członków. Szansa zebrania tak wielu członków SOIT w jednym miejscu nie zdarza się często. Dlatego dużą część spotkania poświęciliśmy na dyskusję w naszym gronie. Na podsumowanie 2012 roku i próbę prognozy tego, co czeka nas – organizatorów incentive travel i całą branżę w nadchodzącym 2013 roku.
Na pytanie, jaki był 2012 rok trudno uzyskać jednoznaczną odpowiedź. Po pierwsze rok budżetowy jeszcze się nie zakończył. A bywa tak, że jedna lub dwie duże, nieplanowane realizacje mogą znacząco wpłynąć na wynik finansowy całego roku. Po drugie każdy z członków ocenia swoją firmę i jej osiągnięcia przez pryzmat ubiegłych lat i poczynionych wcześniej założeń. Jednak spośród tych wielu indywidualnych ocen, można wysnuć pewne wnioski i pokusić się o uogólnienia.

Przeważająca większość organizatorów oceniła kończący się rok jako trudny ale dobry. Nie tak spektakularny jak rok 2011, który z perspektywy czasu okazał się jednym z najlepszych w historii działalności wielu firm. Ciężko zwiększać wysokie już obroty i wyniki finansowe. Szczególnie, że sytuacja rynkowa i wymagania klientów sprawiły, że branża incentive travel musiała stawić czoła bardzo trudnym realiom. Więcej przetargów oznacza więcej pracy i niestety mniejszą ich efektywność. Taka sytuacja to już chleb powszedni. Nieustająco rosnąca konkurencja zmusza do wytężonego wysiłku. Organizatorzy muszą konkurować już nie tylko ze sobą, ale również z biurami podróży, które oferują organizację incentive travel. Muszą również mierzyć się z działami zakupów swoich klientów, którzy coraz częściej zamawiają pewne usługi we własnym zakresie, np. hotele. To wpływa na zmniejszenie wartości realizowanych projektów, a do tego paradoksalnie często wiąże się z większym nakładem pracy dla organizatora projektu incentive travel. A marże? Z tym bywało różnie, jednym udało się realizować założone poziomy inni mieli trudniejszą sytuację. Pewne jest, że w branży toczy się nieustająca walka z klientami o marże na rozsądnym dwucyfrowym poziomie. Poziomie który sprawi, że realizowane projekty będą rentowne.
Patrząc na ogólną sytuację rynkową w Polsce i to, jak radzą sobie inne branże, sformułowanie „trudny ale dobry” można uznać za esencję tego co się działo i jak oceniamy rok 2012 dla branży incentive travel w Polsce.
 

Łatwo nie będzie – to jest pewne. Skoro za nami taki trudny rok, to co czeka nas w najbliższej przyszłości? Spadek budżetów na projekty incentive travel, ograniczenie wyjazdów zagranicznych, realizacja ciekawszych projektów w ramach takich samych budżetów. To wypowiedzi, które padały z wielu ust. Niestabilna sytuacja rynkowa sprawia, że prognozy większości organizatorów są dość ostrożne. Nieustająco głoszone przez ekonomistów widmo kolejnej fali kryzysu i niestabilność kursów walut mają wpływ zarówno na plany klientów co do liczby i skali realizowanych projektów incentive travel, jak i na wyniki finansowe, jakie mogą osiągnąć organizatorzy. Zbyt wiele czynników decydujących o kondycji branży nie zależy od organizatorów incentive travel, dlatego trudno jest przewidzieć, jaki będzie nadchodzący rok. Wiemy na pewno, że ten rok będzie bardzo pracowity. I nie chodzi tylko o samą realizację programów incentive travel. Profesjonalni organizatorzy muszą włożyć wiele wysiłku w promocję incentive travel jako efektywnego narzędzia biznesowego.

Poziom świadomości klientów o skuteczności i efektywności programów incentive travel ma olbrzymi wpływ na rozwój branży. Dlatego nieustająco powinniśmy edukować i przekonywać klientów do wykorzystywania programów incentive travel. Szczególnie w dobie kryzysu, kiedy często nie chodzi już o wzrosty ale kluczowe bywa utrzymanie pozycji, którą się ma.
Program incentive travel to bezpieczny i wartościowy produkt. To narzędzie wspierające sprzedaż i z pewnością jest to najtańszy sposób na aktywizację sprzedaży. Organizacja programów incentive travel to skuteczny sposób budowania i wzmacniania relacji. Oto kilka faktów, które wszyscy organizatorzy incentive travel powinni nieustająco powtarzać sowim klientom. Powtarzać po to, aby przekonywać ich do wprowadzania programów incentive travel do swoich strategii. Krótko mówiąc, sami organizatorzy muszą zawalczyć o wielkość tortu, o którego podział pomiędzy sobą będą rywalizowali.
 

Ważne na przyszły rok jest również rozwijanie pewnych kompetencji, które być może nie były tak istotne do tej pory dla firm organizujących programy incentive travel. Znajomość marketingu, praw nim rządzących i trendów w nim panujących. To może stanowić o nowatorskich rozwiązaniach, które staną się częścią programów incentive travel i wpłyną na ocenę ich atrakcyjności i efektywności. Zarządzanie czasem, kiedy jest go tyle samo a przygotowanie ofert staje się coraz bardziej czasochłonne i skomplikowane. Efektywność kosztowa staje się niezbędna przy malejących budżetach, niestabilnej sytuacji rynkowej, zmiennych kursach walut i niskich marżach. I w końcu zdolności przywódcze. Umiejętność bycia liderem, który poprowadzi swój zespół do zwycięstwa w tych trudnych czasach.
Tak więc co powinni robić profesjonalni organizatorzy incentive travel, aby przyszły rok zaliczyć do udanych? Musimy nieustająco przekonywać klientów do wykorzystywania programów incentive travel. Musimy udowadniać ich skuteczność i efektywność w stymulacji sprzedaży i budowaniu relacji. Musimy podnosić swoje kompetencje, tak aby pracować efektywniej. Warto również poszerzyć horyzonty i poszukać nowych klientów na międzynarodowych rynkach, wyjść ze swoją usługą do zagranicznych kontrahentów.
W skrócie więc róbmy jeszcze lepiej to, co już umiemy robić. Promujmy skuteczność swoich usług wśród krajowych odbiorców i poszerzajmy rynki zbytu. To powinno wystarczyć, aby nadchodzący rok 2013 nazwać „pracowitym, ale dobrym”.

Autor: Justyna Skubis, dyrektor zarządzająca, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel, justyna.skubis@soit.net.pl