Wydany właśnie przez Poland Convention Bureau Raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce” obejmuje analizę 22,3 tys. spotkań i wydarzeń, jakie odbyły się w Polsce w 2012 r. Wzięło w nich udział niemal 4 mln uczestników. Autorzy raportu analizują dane zebrane od firm organizujących spotkania i obiektów, w których odbywają się kongresy, konferencje i eventy. Uczestnik konferencji średnio wydał 791 zł.
Z punktu widzenia rodzaju spotkania, w 2012 r. w Polsce najwięcej odbyło się konferencji i kongresów (10 622, co stanowiło 44,87 proc. wszystkich analizowanych spotkań). Kolejną grupę stanowią wydarzenia motywacyjne – 5305 (21,02 proc.). Wydarzenia korporacyjne w liczbie 4657 uplasowały się na trzecim miejscu, co stanowiło 18,12 proc. Najmniej liczną z analizowanych kategorii były targi i wystawy, których odbyło się w sumie 1716 i stanowiły 4,93% całości.
Inaczej analiza ta wygląda, jeżeli weźmiemy pod uwagę liczbę uczestników. Najwięcej zgromadziły targi i wystawy (ponad 56 proc.), następnie kongresy i konferencje (808 925; 25,76 proc.), wydarzenia korporacyjne (248 607; 7,2 proc.). najmniej uczestników wzięło udział w wydarzeniach o charakterze motywacyjnym (221 326; 6,3 proc.). Choć analiza tego aspektu jest niepełna z uwagi na brak danych dotyczących Warszawy.
Liczba spotkań i wydarzeń według kategorii w 2012 r.
Źródło: Raport PCB
Największą frekwencją cieszyły się spotkania o charakterze humanistycznym a najmniejszą wydarzenia związane z informatyką i komunikacją. Spotkania były analizowane w podziale na: medyczne, techniczne, informatyczno-komunikacyjne, ekonomiczno-polityczne i humanistyczne. Natomiast największą grupę z punktu widzenia przedmiotu nauk stanowiły spotkania i wydarzenia z dziedziny huministycznej (6023, 27 proc.). Kolejne miejsce zajmują spotkania i wydarzenia dotyczące nauk technologicznych – 5357 (24,02 proc.) oraz te z grupy nauk ekonomiczno-politycznych – 5181 (23,23 proc.). Na dalszych pozycjach znalazły się spotkania i wydarzenia poświęcone tematyce medycznej – 3603 (16,16%) oraz informatyczne i komunikacyjne – 2136 (9,58%).
Liczba spotkań i wydarzeń według rodzaju w 2012 r.
Źródło: Raport PCB
W spotkaniach w Polsce w 2012 r. brali udział głównie Polacy – na 22,3 tys. analizowanych spotkań, w 17,77 tys. to właśnie Polacy stanowili większość uczestników. Układ tej grupy został przedstawiony w rozbiciu na trzy obszary geograficzne: grupa ogólnopolska tj. uczestnicy pochodzą z jednego lub więcej województw (8588 spotkań – 38,51%); grupa wojewódzka (4138 spotkań – 18,56%); grupa lokalna (5042 spotkania – 22,61%).
Prawie 57 proc. spotkań trwało krócej niż jeden dzień, ponad 26 proc. to dwudniowe spotkania, a 16,5 proc było takich, które zajęły dłużej niż dwa dni (tej analizie poddano 17672 spotkania, poza danymi Gdańsk Convention Bureau).
Najlepszym miesiącem z punktu widzenia organizacji spotkań i wydarzeń okazał się październik (243, niemal 11 proc. w skali roku). Kolejne miejsce zajęły nie wiele różniące się co do liczby wydarzeń – wrzesień (2312; 10,37 proc.) i marzec (2310; 10,36 proc.). najsłabszymi miesiącami z punktu widzenia organizacji spotkań były lipiec (1187; 5,32 proc.) i sierpień (1153; 5,17 proc.).
Sezonowość liczby spotkań i wydarzeń w 2012 r.
Źródło: Raport PCB
Jeżeli chodzi o liczbę spotkań, które odbyły się w poszczególnych miastach, to dane przedstawiają się następująco (analizowane były destynacje, w których odbyło się powyżej 400 spotkań i wydarzeń: Warszawa – 10 034 (56,78 proc.), Poznań – 2865 (16,21 proc.), Kraków – 1849 (10,46 proc.), Kielce – 635 (3,59 proc.), Bydgoszcz 562 (3,18 proc.), Katowice – 449 (2,54 proc.), Wrocław – 425 (2,40 proc.).
Analizując liczbę spotkań w poszczególnych miastach pod kątem rodzaju wydarzeń w wszystkich kategoriach prym wiedzie Warszawa – odbyło się w niej 4077 kongresów i konferencji (kolejne miejsca Poznań – 1974 i Kraków – 859), 1860 wydarzeń korporacyjnych (kolejne miejsca Kraków – 836 i Poznań 344) i 3612 motywacyjnych (kolejne miejsca Poznań – 308 i Kraków – 119). Nawet biorąc pod uwagę liczbę targów i wystaw, Warszawa z 485 tego typu wydarzeniami wyprzeda Poznań (239) i Kielce (111).
Nowością w tegorocznym raporcie jest przedstawienie liczby spotkań i wydarzeń według województw. Analizie udało się poddać wszystkie zorganizowane spotkania tj. 22300. I tak ponad 45,21% stanowią te odbywające się na terenie województwa mazowieckiego (10082 spotkań). Na drugim miejscu zostało sklasyfikowane województwo pomorskie z 4689 spotkaniami co daje 21,03%. Trzecie miejscem zajmuje województwo wielkopolskie z 3078 spotkaniami i 13,8%. Ostatnim wyróżniającym się na tle innych jest województwo małopolskie z 2062 spotkaniami co dało 9,25%.
Liczba spotkań i wydarzeń wg województw w 2012 r.
Źródło: Raport PCB
Na podstawie zebranych informacji (poza danymi od GCB) autorom raportu udało się określić, iż ponad 77,65% tj. 13718 spotkań i wydarzeń zostało zorganizowanych na zlecenie przedsiębiorstw. Drugą grupę stanowiły instytucje rządowe i organizacje publiczne – 2405 spotkań (13,61%). Na pozostałych miejscach są stowarzyszenia (1015 – 5,74%) i organizacje pozarządowe typu non-profit (534 – 3,02%).
Poland Convention Bureau przeprowadziło też badanie pilotażowe wśród uczestników różnych wydarzeń, na bazie którego wyliczono wydatki uczestniczących w spotkaniach. Wyliczono, że przeciętnie czas pobytu na konferencji wyniósł trzy dni, a noclegów dwa i pół. Średnio uczestnik konferencji wydał (poza opłatami organizacyjnymi) 791 zł. Uczestnik targów średnio przebywał na nich trzy i pół dnia, i wykorzystał dwa i pół noclegu. Jak wynika z badania, zostawił więcej pieniędzy – 910 zł.
Autorzy raportu oszacowali, że uczestnicy spotkań i wydarzeń skorzystali z 4,5 miliona noclegów, co – przyjmując, że średnio jeden nocleg kosztował 300 zł – oznacza, iż wartość sprzedanych usług noclegowych wyniosła 1 mld 350 mln złotych. Zapewniło to pracę 11 390 ludziom, a wartość dodana wyniosła w ten sposób 610 mln złotych.
Liczba spotkań poddanych analizie jest mniejsza niż przedstawiona w ubiegłorocznym raporcie. Jak informują autorzy publikacji nie wynika to z osłabienia rynku, tylko jest związane z trudnościami w pozyskaniu danych od organizatorów wydarzeń i obiektów, w których spotkania się odbywają.
Analiza przemysłu spotkań została przygotowana zgodnie z normami przyjętymi w stadium dotyczącym turystyki związanej ze spotkaniami „Measuring the Economic Importance of the Meetings Industry Developing a Tourism Satellite Account Extension” opracowanym przez Światową Organizację Turystyki (UNWTO) oraz członków afiliowanych
Raport Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2013 został przygotowany przez Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej przy współpracy z regionalnymi convention bureaux, obiektami oraz Szkołą Główną Handlową w Warszawie i Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie.