Filip Błoch: Koncerty i konferencje - bleisure w podróżach służbowych
Jak polecieć za granicę na ważne spotkanie, a jednocześnie zabrać córkę na koncert Eda Sheerana? Jeśli nie jesteś członkiem ekipy angielskiego muzyka, sposób jest jeden: bleisure.
Bleisure to wyjazd służbowy (business) i prywatny (leisure – odpoczynek) w jednym. To połączenie jest modne od kilku lat, ale w tym roku to jeden z najważniejszych trendów. Pracodawcy mają zadowolonych pracowników, pracownicy mogą taniej zwiedzać świat. Na bleisure wygrywają wszyscy.
Jak to działa? Pozostańmy przy koncercie Eda Sheerana. Tata leci w piątek na jednodniową konferencję do Londynu. A tam, dokładnie w ten sam piątek, gra Ed Sheeran, którego plakaty wiszą w pokoju córki. Dzięki bleisure ojciec nie stoi już przed koszmarną alternatywą „praca czy uśmiech dziecka”. Idzie do swojego szefa i umawia się, że weźmie ze sobą nastolatkę. Firma i tak musi zapłacić za jego samolot – więc jest jej właściwie wszystko jedno, czy powrotny lot będzie w piątkowy wieczór czy w sobotni poranek. Pracownik płaci za hotel i za lot córki. Ba! Zazwyczaj koszt pobytu dwóch osób w hotelu jest niewiele wyższy od pobytu jednej osoby, bo w większości wypadków zajmowany jest pokój dwuosobowy. Nocleg dla córki mógłby więc być dla pracownika bardzo tani.
A gdyby młody student architektury chciał na własne oczy obejrzeć zabytki Florencji? Ma chłopak szczęście, bo jego matka co roku jeździ na targi do Bolonii. A stamtąd jest tylko pół godziny szybkim pociągiem do stolicy Toskanii. Mama może dogadać się z szefem i dokupić miejsce w hotelu dla syna. Jeśli znajdzie się oferta pakietowa łącząca hotel z podróżą pociągiem, to także przejazdy do Florencji dla syna mogłyby być sporo tańsze. Gdyby na weekend dojechał jeszcze ojciec, rodzinny wypad do centralnych Włoch stałby się faktem. Bleisure to sposób, by pracownicy mogli spędzić wolny czas w atrakcyjnym miejscu nie wydając majątku.
To co jest atrakcyjne z punktu widzenia wyjeżdżających pracowników mogłoby stać się koszmarem podczas rozliczania takich wyjazdów przez dział księgowości. Samo podzielenie połączonych kosztów podróży, noclegów i wydatków pracownika i jego rodziny może przypominać rozsupływanie skomplikowanego węzła. Do tego dochodzą różne potrzeby pracownika podczas części biznesowej i wypoczynkowej wyjazdu. Na przykład hotel dla uczestnika targów, świetnie zlokalizowany w ich pobliżu, może być kiepskim punktem wypadowym do zwiedzania miasta. Może też być zbyt drogi dla pracownika, kiedy musi opłacić prywatną część podróży. Oczywiście pracownik może przenieść się do innego hotelu w wypoczynkowej części wyjazdu. Ale koniec doby hotelowej i przeprowadzka mogą wypaść w środku dnia pracy, co może spowodować kolejne problemy.
Oczywiście pracodawca nie może pozwolić, by delegacja została podporządkowana części „leisure”. Wyjazd pracownika musi być efektywny biznesowo. Ale nawet jeśli łączenie „business” i „leisure” wymaga dodatkowego wysiłku, to warto go podjąć. Podstawą jest właściwie skonstruowana polityka podróży. Powinna brać pod uwagę zmieniające się okoliczności (np. wzrost cen noclegów w okresach targów). Reguły powinny precyzyjnie określać, kiedy istnieje możliwość skorzystania z opcji bleisure. Muszą zostać opisane m.in. rozliczenia dodatkowych dni wyjazdu, różnic w cenach lotów, opłacania udziału członków rodziny lub osób towarzyszących pracownikowi, a także kwestie urlopowe czy dokładny sposób naliczania i rozliczania diet.
To może być skomplikowane, tym bardziej że firmom zależy na jak najbardziej efektywnym zarządzaniu budżetem podróży służbowych. Rozwiązaniem jest automatyzacja części procesów i wykorzystanie sztucznej inteligencji, która szybciej, efektywniej i taniej uwzględni potrzeby każdej firmy. Zajmuje się tym m.in. Hotailors – polska firma wspomagająca organizację podróży służbowych, której klientem jest m.in. Google czy Vodafone.
Według badań sieci Hilton aż trzy czwarte pracowników uważa, że podróże służbowe to bardzo ważny pozytywny aspekt ich pracy. Zamiast narzekać, lepiej wykorzystać nowe technologie, które ułatwiają organizację i rozliczanie podróży służbowych – nawet jeśli są one bardziej skomplikowane niż tradycyjne delegacje. Dzięki temu pracownicy będą bardziej zadowoleni, wypoczęci, a w konsekwencji – bardziej efektywni.
Autor: Filip Błoch, prezes i współzałożyciel Hotailors