Monika Dymacz-Kaczmarczyk: Praca zdalna i zespoły rozproszone – z jakimi wyzwaniami musimy się mierzyć?

Jeśli jesteś pracownikiem zdalnym, wiesz, jaką swobodę daje taka praca. Oczywiście, wszystko w granicach rozsądku, ale - możesz mieszkać, gdzie chcesz i sam sobie regulować tryb pracy. Jeśli kochasz wolność, podróże - praca zdalna może świetnie wpisać się w Twój styl życia. A jednak… łączy się też ona z ogromnymi wyzwaniami!

Rozproszone zespoły nie są niczym nowym. Od dłuższego już czasu globalizacja napędza rozwój pracy zdalnej. Ubiegłoroczny raport International Workplace Group wskazywał, ze już 50 proc. pracowników globalnie pracowało poza siedzibą ich firm przez co najmniej połowę tygodnia.

Ale to było przed erą koronawirusa... Teraz te wskaźniki niemal się podwoiły. Uznajmy jednak, że jest to sytuacja kryzysowa, więc tymczasowa. Nawet jednak gdy minie okres wymuszonej wirusem izolacji, wskaźnik ten zachowa tendencję rosnącą. Co to oznacza dla firm, które taki tryb pracy na co dzień stosują?

Czy zespoły rozproszone mogą być skuteczne
Wszystkie teorie, mówiące o wyższości pracy zespołowej nad pracą jednostki, powinny i tu znaleźć zastosowanie. Człowiek to zwierzę społeczne, dlatego najlepiej czuje się i funkcjonuje w grupie. Dobrze wiedzą o tym managerowie, stąd do realizacji większości projektów powołują zespoły pracowników. Dzięki temu zachodzi efekt synergii i firma osiąga lepsze wyniki. W zespołach rozproszonych taka praca jest dużo trudniejsza. Musi pokonać fizyczne ograniczenia, wyzwania geograficzne, kulturowe i językowe. Tak więc wysiłki, by osiągać jak najwyższe wyniki w takich zespołach muszą być zwielokrotnione. Skuteczne zespoły wirtualne powinny być kierowane przez świadomych liderów, którzy dostrzegają potrzeby i deficyty grupy oraz reagują na nie, wprowadzając jasne procesy i narzędzia wspierające pozytywną dynamikę i rozwój zespołu.

Spójność i współdzielona kultura
Pozytywna kultura firmy jest integralnym elementem pobudzającym zaangażowanie pracowników i ich satysfakcję z pracy. Zwiększa lojalność i wpływa na wydajność pracy. Wspólny kontekst pomaga budować zaufanie i współzależność, prowadząc do otwartej komunikacji, pracy zespołowej i współpracy, czynników, które są niezbędne dla efektywnych zespołów.
Liderzy mogą wspierać te cele, sprawdzić, co jest ważne dla poszczególnych osób w zespole i wspólnie z nimi określić, jakie są wspólne wartości i co jest istotne, realizacja celów, mimo barier była udana. W zespołach wirtualnych dystans społeczny znacznie upośledza budowanie wspólnej tożsamości, a wypracowanie zaufania i pogłębionych relacji z kolegami stanowi wyzwanie. Może to oznaczać, że polityka w takim środowisku pracy weźmie górę, a konflikty będą zamiatane pod dywan.

Jak sobie więc radzić z tymi wyzwaniami
Pomimo fizycznego oddalenia, współdzielone obowiązki, wspólne podejmowanie decyzji i regularne zaangażowanie w rozmowy i dyskusje pomogą rozwinąć tak potrzebną tu współzależność poznawczą i emocjonalną. Wspieranie kultury wymiany informacji i wspólnych zadań pomaga w rozwoju stosunków międzyludzkich, które determinują skuteczność działań zespołu.
Cenne jest więc zaplanowanie wspólnego czasu na spotkanie twarzą w twarz choćby w małym gronie, a jeśli to jest wyzwaniem - wzięcie udziału w zdalnej, ale wspólnej aktywności związanej z budowaniem zespołu. Jeśli skoncentruje się ona na zachowaniach i interakcjach, pozwoli uzyskać większą spójność, a więc i lepszą wydajność w grupie.

Komunikacja
W przypadku pracowników zdalnych większość interakcji odbywa się za pośrednictwem telefonu lub technologii. Brak mowy ciała i natychmiastowej informacji zwrotnej pozostawiają w tego rodzaju komunikacji dowolność interpretacji, co z kolei powoduje zamieszanie i może generować konflikty. Co więcej, rozproszone zespoły to często zespoły międzynarodowe i wielokulturowe. A tu już wchodzą do gry różnice w intonacji wypowiedzi, stylach pisania, a nawet w wyborze narzędzi do komunikacji. Poczucie humoru wyrażone żartem w jednej kulturze może wydawać się odpowiednie, a w innej - niegrzeczne.
Stwarzanie więc okazji do wspólnej, otwartej rozmowy o preferencjach w komunikacji, wgląd i zrozumienie potrzeb i oczekiwań innych osób, mogą znacznie pomóc w ustaleniu wspólnego  „kodeksu”, zasad, a także w wyborze najbardziej odpowiednich narzędzi komunikacji. Wideokonferencja zamiast telefonu wprowadzi do rozmowy tak istotną mowę ciała. Opracowanie wspólnych norm może zwiększyć przewidywalność i pewność komunikacji, a przecież wszystkim nam o to właśnie chodzi.

Liczne badania pokazują jednak, że bez względu na wszystko, komunikacja twarzą w twarz jest najbardziej skuteczna, więc stworzenie zdalnym zespołom możliwości realnego spotkania będzie miało największy wpływ na budowanie współpracy. Zawsze rekomendujemy naszym klientom realne spotkanie i udział w jednej z naszych gier integracyjnych, by stopniowo zwiększać świadomość i akceptację różnic indywidualnych, mocnych i słabych stron uczestników i zwiększać dynamikę zespołu, który na co dzień pracuje w rozproszeniu. Oby takich okazji było jak najwięcej!

Wirtualnych zespołów będzie przybywać. Dzięki wspieraniu wspólnej kultury i opracowaniu jasnych zasad komunikacji, praca zdalna będzie mieć warunki sprzyjające do rozwoju. Aby działać skutecznie, zespoły powinny od czasu do czasu się spotkać w tym samym miejscu i czasie. Jeśli w tym trudnym dla wszystkich okresie to nie jest możliwe – nadal mogą być wspierane narzędziami, dającymi przestrzeń do budowania zespołowości. W ten sposób modelujemy pożądane zachowania zespołowe, dzięki czemu również wirtualni pracownicy mogą stać się maksymalnie efektywni.

Autor: Monika Dymacz-Kaczmarczyk, dyrektor zarządzający Exprofesso, prezes MPI Poland Chapter