Niestandardowe działania obiektów konferencyjnych i eventowych w trudnych czasach
ICE Kraków, Grupa MTP - Międzynarodowe Targi Poznańskie, Hala Stulecia we Wrocławiu. Jak funkcjonują w tym trudnym czasie, jak reagują, w jaki sposób rozmawiają z klientami, czy dostosowują swoją ofertę do bieżącej sytuacji?
Paula Fanderowska, Sabrina Żymierska i Magdalena Piasecka w cyklu „Okiem eksperta SKKP”.
Gdyby ktokolwiek niespełna dwa miesiące temu mógł wyobrazić sobie, że czas dosłownie zatrzyma się w miejscu dla wszystkich obiektów kongresowo-konferencyjnych, eventowych, czy sportowych w kraju, byłby zapewne uznany za obłąkanego. Tymczasem dziś mierzymy się z rzeczywistością, której nikt nie mógł przewidzieć i która zmusza nas – operatorów tych obiektów – do stawienia czoła aktualnej sytuacji. Wraz z wprowadzeniem zakazu organizacji wydarzeń wszystkie obiekty, których kalendarze zapowiadały bardzo intensywny sezon wiosenny, z dnia na dzień zaprzestały swojej działalności.
Prestiżowe obiekty, które miały być gospodarzami spotkań naukowych, biznesowych, kulturalnych czy społecznych, dziś są nieczynne. Zostały odwołane wszystkie wydarzenia do końca kwietnia, kolejne – te które były zaplanowane na maj i czerwiec, są sukcesywnie przekładane na późniejsze terminy. Dobrym symptomem jest fakt, że większość wydarzeń nie jest odwoływana, a jedynie przekładana w czasie; organizatorzy wciąż chcą wynajmować przestrzenie i z nadzieją planują kalendarze na drugą połową roku. Obiekty w tej bezprecedensowej sytuacji szukają sposobów na zminimalizowanie kosztów utrzymania przy jednoczesnym utrzymaniu zatrudnienia ludzi, którzy je tworzą. Niniejszy kryzys oznacza bez wątpienia wstrząs, ale też przełom i stanowi punkt zwrotny w działaniu. Liczy się szybkość aktualizacji strategii w obliczu nowej sytuacji i w zupełnie nowych warunkach.
Jako pierwsze podejmowane są działania w obszarze zarządczym – stricte finansowym: w zakresie optymalizacji kosztów stałych. Planem minimum nie jest wypracowanie spektakularnych zysków, lecz wygenerowanie minimalnego obrotu, który pozwoli na pokrycie kosztów funkcjonowania obiektu. Tylko jak tego dokonać?
Przyjrzyjmy się kilku flagowym obiektom w kraju: ICE Kraków, Grupa MTP – Międzynarodowe Targi Poznańskie, Hala Stulecia we Wrocławiu. Jak funkcjonują w tym trudnym czasie, jak reagują, w jaki sposób rozmawiają z klientami, czy dostosowują swoją ofertę do bieżącej sytuacji?
Centrum Kongresowe ICE Kraków
W obecnej sytuacji przestrzenią działania jest budowanie nowej strategii komercjalizacji przestrzeni. Należy spojrzeć na obiekt z zupełnie innej pespektywy, patrząc na przestrzenie centrum kongresowego kategoriami innymi niż te, do których jesteśmy przyzwyczajeni i które są dla nas oczywiste: kongres, konferencja, targi, a także wydarzenia biznesowe, naukowe czy kulturalne. Dziś myślimy o wiele bardziej otwarcie: przestrzenie ICE Kraków mogą być wykorzystywane w zupełnie inny sposób. Z uwagi na obostrzenia, nowa oferta sprzedażowa nie może być oparta na organizacji wydarzeń, które zakładają udział publiczności. To jest oczywiste. Mamy sporo pomysłów, a koncepcję, nad którą pracujemy nazywamy Innym Wymiarem ICE Kraków. Aktualnie zwracamy się do potencjalnych grup odbiorców oraz naszych dotychczasowych partnerów z prośbą o podzielenie się z nami ich potrzebami.
Nasze najbliższe otoczenie to projekt Kraków Network i to do jego członków jako pierwszych kierujemy nasz apel o podjęcie wspólnych działań przygotowujących nas wszystkich na czas post-pandemii. Wierzymy, że takie działanie nie jest potrzebne wyłącznie nam jako operatorowi, ale przede wszystkim branży, wszystkim naszym kontrahentom i dostawcom, by ten przestój był dla nas jak najkrótszy. Chcemy ich angażować i wspólnie wypracowywać metody, by w bardzo ograniczonych możliwościach jednak podejmować działania.
Przecież każde wydarzenie można przenieść do przestrzeni wirtualnej, zakładając, że tylko w minimalnym zakresie musi być zrealizowane na żywo. Zaczęliśmy od nas samych. Krakowskie Biuro Festiwalowe, operator obiektu, będąc instytucją kultury podjęło decyzję o digitalizacji tworzonych przez nas festiwali i projektów. Pierwszym, który odbywa się w 100 procentach w sieci, jest jeden z najbardziej wyczekiwanych festiwali w okresie Wielkiej Nocy – Międzynarodowy Festiwal Muzyki Dawnej Misteria Paschalia. W tegorocznej edycji MP 2.0 oglądamy i słuchamy retransmisji koncertów online. W Niedzielę Palmową rozpoczęliśmy jego 17. edycję po raz pierwszy w historii tylko w Internecie. Dla fanów Festiwalu Muzyki Filmowej w Krakowie, którego tegoroczna 13. edycja się nie odbędzie w zakładanej formule, nadajemy koncerty LIVE from studio, grane przez artystów, którzy byli na festiwalu i występowali także w ICE Kraków w ubiegłych latach. Przestrzeń internetu stwarza ogromne możliwości dla kultury we wszystkich jej obszarach: muzyka, film, literatura, a także dla wydarzeń biznesowych, które towarzyszą temu ogromnemu sektorowi gospodarki, którym bez wątpienia jest przemysł czasu wolnego oraz przemysły kreatywne.
Innym obszarem, o którym należy myśleć w czasie kryzysu, jest wymiar wizerunkowy. Jak przybliżyć nas i nasz obiekt tym, którzy jeszcze nas nie odwiedzili? To proste, wirtualna wycieczka po ICE Kraków lub wycieczki tematyczne związane z naszym obiektem są najprostszym sposobem nie tylko na promocję obiektu wśród indywidualnych odbiorców, ale również działaniem prosprzedażowym wspierającym ofertę. Już pracujemy nad stworzeniem takich produktów.
W tym niezwykle trudnym momencie, możemy zrobić coś jeszcze. My również chcemy pomagać, poczuwamy się do wspierania tych, którym pomóc możemy. Społeczna odpowiedzialność, do której zobligowani są zarządcy obiektów niekomercyjnych, dziś sprawdza się w różnych drobnych działaniach i gestach. Nasz sprzęt, który nie może być wykorzystywany przy realizacji wydarzeń, może być używany tam, gdzie dziś jest przydatny. Dobrym przykładem są przekazane przez nas pracownikom Szpitala im. Stefana Żeromskiego w Krakowie krótkofalówki. Dziś wspierają one komunikację na terenie placówki. To czas, w którym możemy działać, chociaż inaczej niż zwykle. Ważne byśmy umieli odnaleźć się w tej zupełnie nieznanej nam rzeczywistości, szybko przystosować się do niej i przetrwać ten trudny dla całej branży czas.
Grupa MTP
Przez ostatni miesiąc w bardzo szybkim tempie nauczyliśmy, jak funkcjonować i pracować w zupełnie nowej rzeczywistości. Niezwykle budującym jest fakt, że od początku porozumiewamy się w atmosferze wzajemnego zrozumienia i współpracy z naszymi klientami czy podwykonawcami. Dotyczy to de facto całej branży. Cieszymy się, że przedsiębiorcy potrafią współpracować i szukać rozwiązań. Z pewnością pomogły nowoczesne technologie; biura przenieśliśmy do domów i na szeroką skalę rozpoczęliśmy kontakt z naszymi kontrahentami za pomocą wideokonferencji. Przetestowaliśmy i wdrożyliśmy przydatne narzędzia, poszerzyliśmy naszą wiedzę na temat możliwości spotkań online. Ogromnym powodzeniem cieszą się wirtualne wycieczki Grupy MTP i Poznań Congress Center, dzięki którym nasi klienci mogą obejrzeć wszystkie nasze obiekty, nie wychodząc z domu.
Cały czas jesteśmy w stałym kontakcie z naszymi partnerami biznesowymi, na bieżąco odpowiadając na ich pytania i reagując na potrzeby. Odpowiedzią na jedną z nich było przygotowanie oferty na organizację webinarów, szkoleń zamkniętych czy transmisji online, które w aktualnej sytuacji stosowane są, jako alternatywa dla konferencji tradycyjnych. Wychodząc naprzeciw organizatorom, którzy wciąż szukają późniejszych terminów, przygotowaliśmy specjalną ofertę wakacyjną, znacząco obniżamy cenę za najem w tych miesiącach, wspieramy pakietem darmowych świadczeń tak, aby każdy mógł zrealizować swój event. W rezultacie miesiące standardowo wolne od wydarzeń, czyli lipiec i sierpień, powoli się wypełniają, a klienci coraz śmielej decydują się właśnie na wakacyjne terminy.
Współpracujemy ściśle z Urzędem Miasta Poznania. 31 marca w Sali Ziemi, w Poznań Congress Center odbyła się sesja Rady Miasta Poznania. O wyborze miejsca zadecydowało nie tylko zaplecze techniczne, ale także możliwość zaaranżowania przestrzeni w taki sposób, by zapewnić uczestnikom maksymalne bezpieczeństwo. Obserwując bieżącą sytuację wspólnie z Miastem Poznań, rozmawiamy o adaptacji wybranych pawilonów na szpital tymczasowy dla osób zakażonych. Przestrzenie te mogłyby być przygotowane z wyprzedzeniem i w razie konieczności wykorzystane.
Wiemy, jak istotne jest wsparcie szpitali i pracowników służby zdrowia. Dlatego, prócz planów na przyszłość koncentrujemy się na bieżącej pomocy, między innymi poprzez realizację transportu kombinezonów i maseczek dla lekarzy szpitala zakaźnego w Poznaniu, a także wypożyczenie i ustawienie barierek ochronnych, w celu wygrodzenia strefy zamkniętej placówki.
Ponadto nie zapominamy o naszych fanach i uczestnikach wydarzeń, z którymi jesteśmy w stałym kontakcie, zapewniając w pierwszej kolejności dostęp do informacji odnośnie najbliższych wydarzeń, a także rozrywkę czy wiedzę. Działamy również dla mieszkańców Poznania. Znajdująca się na terenie MTP restauracja Garden City przygotowała propozycję posiłków na wynos, które można odebrać osobiście lub zamówić z dowozem na terenie miasta.
To z pewnością nie koniec naszych działań wciąż otrzymujemy nowe zapytania, pracujemy nad przyszłymi projektami, tak aby już wkrótce wrócić jeszcze silniejsi i jeszcze bardziej zmotywowani do dalszego działania.
Hala Stulecia
Hala Stulecia to nie tylko zabytek wpisany na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO, ale także prężnie działający obiekt eventowy. W obecnej, trudnej sytuacji wciąż realizuje swoją misję „katedry demokracji”, niezmiennie, od ponad wieku – być z ludźmi i dla ludzi. Tam, gdzie zwykle rozbrzmiewają dźwięki instrumentów i gwar zebranych gości, dziś jest wyjątkowo cicho. Mimo odwołania zaplanowanych wydarzeń wciąż pracujemy, planujemy i działamy w tych obszarach, w których jest to możliwe. A także pomagamy innym. Na fanpage’u Hali Stulecia rozpoczęła się kampania #HalaPomaga. Pomysł zrodził się dzięki spontanicznym inicjatywom pracowników Hali Stulecia, którzy poświęcają swój czas i energię, angażując się w przeróżne działania. W ruch poszły maszyny do szycia i od ponad tygodnia setki maseczek ochronnych trafiają do członków białego personelu, m.in. w szpitalu w Trzebnicy. Z kolei zespołowi IT udało się uruchomić nieużywane od dawna drukarki 3D, dzięki którym powstają przyłbice ochronne dla osób narażonych w swojej pracy na bezpośredni kontakt z ludźmi, w tym dla pracowników ochrony Hali Stulecia. Są w zespole Hali również wolontariusze, którzy dostarczają ciepłe posiłki osobom starszym i przebywającym na kwarantannie. Swoją pomoc oferują również tym, którzy nie mogą wyprowadzić swoich psów na spacer.
Obecna sytuacja, jakkolwiek trudna i wymagająca ogromu wytrwałości, rozwija nas, poszerza horyzonty, uwrażliwia i sprawia, że na wiele spraw patrzymy z zupełnie innej perspektywy. Wierzymy, że każde doświadczenie jest po coś, może dzięki temu obiekty konferencyjne, czy eventowe rozwiną się jeszcze bardziej, może dzięki temu powstaną nowe projekty, pomysły, a może po prostu zaczniemy wszyscy inaczej patrzeć na życie, bardziej się zauważać, troszczyć o siebie, swoich klientów, czy współpracowników. Tego sobie życzmy!
Autorki
Paula Fanderowska, prezes Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce, zastępca dyrektora KBF ds. Centrum Kongresowego ICE Kraków
Sabrina Żymierska, członek zarządu SKKP, dyrektor Grupy Obiektów Konferencyjnych i Kongresowych Grupa MTP
Magdalena Piasecka, prezes zarządu Hali Stulecia we Wrocławiu
Cykl: Okiem eksperta SKKP
Członkowie Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce poruszą kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem i rozwojem przemysłu spotkań, w szczególności rynkiem konferencji w Polsce i na świecie. W opracowaniach pojawią się m.in. aspekty prawne, porady, omówienie problemów i wyzwań, inspiracje.
Okiem eksperta SKKP – drugi wtorek miesiąca