Agnieszka Ciesielska: Porównanie wybranych platform do organizacji spotkań online

Czujesz wyzwanie, kiedy słyszysz wirtualne wydarzenia? Masz dość szukania odpowiednich platform? Czy jest problem z podjęciem decyzji o współpracy z właściwym partnerem? Uwierz mi – nic tak nie wzmacnia psychicznie, jak doświadczenie pracy na dostępnych narzędziach online. Wyobraź sobie, że dziś wstrzyknę Ci szczepionkę z porcją wiedzy na temat dostępnych aplikacji, służących organizacji eventów wirtualnych. Jedno małe ukłucie i już będziesz zaszczepiony wiedzą, której zebranie zapewne zajęłoby Ci trochę czasu. Przeskoczysz lata świetlne nad konkurencją, zgarniesz pulę ciekawych aplikacji i wystąpisz w nowych zapytaniach ofertowych, które regularnie przysypują świat eventów. To co? Podciągniesz rękaw?

No więc jak wygląda „typowy” event w Covidzie?
Tak – bardzo mało spektakularnie: Ty, okienko laptopa i ten wszechogarniający Internet. Ale w nim możliwości coraz więcej. TEJ jesieni (którą zapamiętamy do końca życia) to właśnie one wyrastają jak grzyby po deszczu. Wirtualne kongresy, cyfrowe konferencje, hybrydowe spotkania – to hasła, które powodują, że sezon spotkań i konferencji online kwitnie, a przemysł spotkań w większości zdecydował się na hybrydowość, czyli łączenie live z zasięgami online. I to chyba jedyny słuszny kanał na przetrwanie. Ale można to robić na kilka sposobów.

I właśnie z tej okazji pragnę Ci opowiedzieć, jakie narzędzia komunikacyjne mogą nam posłużyć do organizacji wydarzeń online. W gąszczu dostępnych rozwiązań możemy wyszczególnić kilka:

• te które proponują videokonferencje (Zoom, Teams, Skype)
• platformy do komunikacji online typu Slack
• wirtualne światy 3D/2D wyglądem przypominające gry… i na tych właśnie dziś będę się koncentrować.

Wynajem wirtualnego świata dla Twoich gości może być odważnym pomysłem dla Twojego klienta, który bardzo zrewitalizuje swoje pojęcie o dzisiejszym świecie wydarzeń online. Bo to, co zna, czyli videokonferencje, jakie świat biznesu uprawia masowo od marca bieżącego roku mogły się już opatrzyć, a wręcz znudzić. Wirtualne światy to trochę zamknięty świat, który koncentruje się na… uczestniku wydarzenia i jego interakcji z tym, co się dzieje wokół niego.

Właśnie to daje mu poczucie bycia na konferencji, we wspólnej przestrzeni ze swoimi kolegami których zna, partnerami z którymi ma kontakt i biznesem, do którego pretenduje. Żeby klient kupił, należy narzędzie dobrze poznać, ubrać jego zalety w złoty papierek i pamiętać, aby technicznie było z tym jak najmniej roboty dla klienta i uczestnika. Do tego chwytliwa nazwa na przykład „cyfrowy kongres” zamiast „wirtualny kongres” i zgarniamy 10 punktów przewagi na starcie. Zatem, co jeszcze innego możemy brać pod uwagę?

Oto kilka platform do organizacji wirtualnych wydarzeń

Avatarland Pierwsza w Polsce interaktywna wyspa oparta na amerykańskim rozwiązaniu VirBELA. Uczestnicy wchodzą na platformę poprzez jej instalację na komputerach i logują się w przestrzeni pod postacią awatarów w świecie 3D. Na wyspie awatary mają szerokie spektrum dostępnych przestrzeni konferencyjnych, od małych pokoi spotkań, po większe sale konferencyjne czy audytoria. Dla wystawców proponowane jest Hala Expo. Każde z nich oczywiście można brandować w materiały gospodarza stoiska.
Na platformie użytkownicy mogą swobodnie rozmawiać ze sobą. Dla bardziej zaznajomionych uczestników konferencji możliwe jest wykonywanie licznych gestów jak podanie ręki, bicie braw, śmiech, taniec, podskoki czy machanie. Sale plenarne systemu mogą pomieścić jednocześnie aż do 1600 osób, zaś prelegenci mają kontakt z publicznością, widzą ja na żywo. Avatarland wspiera też networking poprzez udostępnianie stref prywatnych do rozmów uczestników wydarzenia.
Wyspa Avataraland ma również strefy rekreacyjne do zabaw i gier w postaci: boiska do piłki nożnej, dostęp do trzech scen do wydarzeń wieczornych na plaży, oraz podróże motorówkami po oceanie.
Z minusów wymienię konieczność instalowania platformy na komputerach i konieczność bycia podpiętym do Internetu 10mb/s. Dla większości użytkowników nie stanowi to jednak problemu. Producenci rozwiązania już pracują nad rozwiązaniem dostępnym w wirtualnej chmurze, które już jest w fazie testów.

HopIn to kolejny naśladowca Zooma czy Teams-ów, ale bardziej nastawiony na interakcję pomiędzy uczestnikami online. Faktycznie jest to miejsce, gdzie możemy się łączyć z różnymi pokojami – jak na wydarzeniu na żywo i dzielić się zawartością prelekcji przy jednoczesnym animowaniu gości (ankiety, pytania otwarte i live chat). Tu odbywają się sesje 1:1, szkolenia a także konferencje na kilka tysięcy ludzi. Użytkownicy mają okazję zakładać własne chaty video i robić dużo grup networkingowych w jednym. Z portfolio HopIn dowiadujemy się, że narzędzie jest wykorzystywane przez poważne instytucje. XX szczyt Liderów ONZ, który odbył się na platformie Hopin, kryje za sobą dziesiątki tysięcy uczestników konferencji, i zaangażowanie aż 69 lokalnych sieci, tworząc jedno globalne doświadczenie, dając pierwszy w historii wirtualny szczyt ONZ. W ich 26-godzinnej konferencji „Chasing the Sun” - konferencja miała 26 sesji plenarnych, 50 sesji z ponad 500 prelegentami, zaś aż 21 agencji partnerskich ONZ zwołało samodzielnie ponad 55 sesji. To już może robić wrażenie.

Floor.bz Na Floor organizuje się sporo eventów. Twórcy platformy wpadli na ciekawy pomysł wspierania branży eventowej – na marketing wydarzeń, których organizacja na platformie jest zakontraktowana, są gotowi wydać 1 mln USD! W zeszłym tygodniu odbył się tu jeden z kongresów kardiologicznych z Barcelony. Platforma 2D dostępna z www, w której możliwa jest opcja wynajmu na godziny. W niej użytkownicy mogą zobaczyć livestram HD, prezentacje i inne treści wrzucone w okienka przestrzeni konferencyjnych. A tych jest tu kilka: scena dla gospodarzy i prelegentów, lobby dla publiczności, przestrzenie networkingowe, strefa VIP dla sponsorów oraz przestrzeń dla wystawców. W tym narzędziu mamy możliwość nagrywania treści prezentowanych podczas spotkań oraz wrzucania zdjęć do social mediów. Platforma do mnie wizualnie raczej nie przemawia – ale dla rozwiązań niskobudżetowych znajdzie swoich odbiorców. No i ta kampania na wsparcie marketingowe to naprawdę super pomysł. Floor jest przystępna cenowo, a spotkania już można zorganizować za 200 USD.

W bezpośredniej konkurencji na podobnym poziomie dla Floor leży 6Connex oraz vFairs do organizacji przestrzeni targowych, dostępna z przeglądarki

internetowej.

6Connex

vFairs

Meetyoo – niemiecka platforma to organizacji wirtualnych wydarzeń. Można na tej aplikacji zrobić wirtualne targi, webinary, targi online czy inne wirtualne wydarzenia dla klientów. Do plusów zaliczę grafikę aplikacji, to że można zrobić na niej transmisję na żywo, a także fakt, że mamy tu szansę zorganizować wirtualne targi, gdzie każdy wystawca ma swoje stoisko z reprezentantem. Może na nim udostępniać treści promocyjne. Treści prezentowane na ekranach mogą być nagrywane i dostępne natychmiast po skończonej prezentacji. Rzeczą dość unikatową jest wbudowany w system formularz rejestracyjny online do sprzedaży biletów na konferencje.

Z minusów wymienię brak możliwości interakcji głosowej z uczestnikami. Sama komunikacja odbywa się tylko za pomocą chatów, które można włączać dla grup lub prywatnie. Sama platforma jest jakby nakładką graficzną na okno Zoom, Skype czy Teams i efekt zostaje ten sam. Oglądający śledzi okienko jak przed telewizorem. Świata wirtualnego 3D, dynamicznego praktycznie tu nie ma, przez co uczestnicy się nie widzą, nie słyszą a pozostaje im tylko ze sobą chat’ować jak na portalu randkowym. Czy wyobrażacie sobie być wystawcą na takich targach? Interakcja uczestnika z wystawcą odbywa się jedynie przez kliknięcie okna chatu, co moim zdaniem daje niski poziom możliwości sprzedażowych.

Whova O whova dowiedziałam się od jednego z moich klientów. To dojrzała amerykańska aplikacja, która zbiera trofea z wiodących konkursów na najlepsze aplikacje dla organizatorów wydarzeń, m.in. nagrodę w Event Technology Awards w 2016, 2017 i 2018 roku. Dostępna na urządzeniach mobilnych i stacjonarnych app’ka pozwala zaplanować wszystkie etapy eventu od rejestracji pod finalizację. Co prawda… pizzy nie dowiezie ALE… ułatwia nawiązywanie kontaktów z uczestnikami – pozwala im się umawiać 1:1, wzmacnia zaangażowanie publiczności przez liczne interakcje w aplikacji, a organizatorom znacznie upraszcza życie w samym przygotowaniu wydarzenia. Aplikacja obsłużyła blisko 9 tys. wydarzeń z ponad 100 krajów, z markowymi klientami, w tym US-Bank, Stanford, L’Oreal, Hilton, Oracle, LEGO, Vertafore, FinishLine, HSBC, NASA, IKEA, TEDx, IEEE, ACM, Yale itp.

Na koniec jakaś totalna „głupota” w postaci aplikacji https://borrel.app/ Ludzie wcielają się w postacie telewizorów i chadzają po jakiejś wyspie pełnej tajemnic… Na pewno temat do wdrożenia – ale grafika nie powala.

Wnioski

Na pewno warto spróbować choć raz organizacji wydarzeń online. To dla nas praca domowa z innowacji i techniki. Spora część ludzi nadal chce brać udział w konferencjach dostępnych online. Te pozwalają zaoszczędzić dużo czasu, pieniądze i mieć szereg korzyści dla środowiska. Póki co, musimy zaakceptować rzeczywistość i dojrzeć mentalnie do tego, że na ten moment nie mamy innych możliwości. Osobiście wciąż marzę o podróży do tętniącego życiem centrum kongresowego czy do hotelu, w którym będę mogła zintegrować się z ludźmi ze swojej branży i napić się z nimi zimnego prosseco po godzinach!

Autor: Aga Ciesielska, właścicielka agencji eventowej Everitum, prowadzi blog EventowaBlogerka.pl