Ewa Woch: Spotkania online czyli wyrób czekoladopodobny

Oj, obawiam się, że wielu będzie się oburzać i gwałtownie zaprzeczać, gdy powiem, że nie wierzę w spotkania (targi czy kongresy) realizowane tylko i wyłącznie w wymiarze wirtualnym. Pisze Ewa Woch, wiceprezes zarządu, Targi w Krakowie, członek Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, w cyklu „Okiem eksperta SKKP”.

Cały czas śledzę przeróżne dyskusje, opracowania, wypowiedzi ekspertów zachwycających się nowymi, wirtualnymi trendami (a może modą? czy raczej koniecznością?) i wieszczących wspaniałą przyszłość branży spotkań w tzw. chmurze. Nie da się ukryć, że pandemiczna sytuacja zmusiła nas wszystkich do totalnego przestawienia trybu naszej działalności. Potrzeba jest matką wynalazku, więc zmuszeni do pozostania w izolacji, w ekspresowym tempie uczyliśmy się i adaptowaliśmy przeróżne wirtualne systemy komunikacji. Zaplanowane na ten rok imprezy targowe i kongresowe usiłowaliśmy ad hoc przenieść i przynajmniej częściowo zrealizować w wersji online. Czy nam to się udało? Udało się, bo potrafimy jako branża błyskawicznie się przeorganizować, improwizować i zwierać szyki.

Czy taka forma spotkań zostanie z nami na zawsze? Tu mam ogromne wątpliwości wbrew opiniom przeróżnych ekspertów. Bez wątpienia doświadczenia ostatnich miesięcy i udoskonalenie internetowych systemów komunikacji pokazały nam nowe możliwości, które po pewnych zmianach i adaptacjach pozwolą bardzo wzbogacić ofertę „stacjonarnych” targów i kongresów. Ale wzbogacić, a nie zastąpić. Rozdzieliłabym teraz zastosowanie i rolę takich form na targach oraz osobno na kongresach.

W przypadku targów branżowych według mnie rola takich narzędzi jest zdecydowanie mniejsza. Pamiętajmy, że istotą targów jest realne spotkanie, bezpośrednia relacja z klientem, nawiązanie znajomości, „dotknięcie towaru”. Już wiele lat temu pamiętam takie dyskusje, że internet zabije targi. Po co mam jechać na targi, jeśli znajdę wszystko w internecie, nie ma sensu organizować np. targów książki, bo przecież ebooki zastąpią papierowe książki itp., itd. Lata mijały, a targi się rozwijały. Może zmieniała się nieco forma i stylistyka, ale rozwijający się internet nie zastąpił bezpośrednich kontaktów międzyludzkich i spotkania na targach. Dobre targi branżowe zawsze były swoistym świętem danej branży, okazją do spotkania, świętowania, nawet zabawy już poza halami wystawienniczymi.  

W ostatnich miesiącach wielu organizatorów na świecie próbowało przenieść swoje imprezy do sieci. Powstały specjalistyczne programy, gdzie awatary poruszały się pomiędzy wirtualnymi stoiskami a grafika takich wirtualnych hal wystawienniczych była spektakularna. W relacjach medialnych organizatorzy chwalili się nowatorskim podejściem i ogromnym zainteresowaniem odbiorców. Tylko po cichu, już poza światłami reflektorów, w prywatnych rozmowach przyznawali, że tak naprawę to frekwencja klientów wcale nie była oszałamiająca, były ogromne problemy ze sprzedażą wirtualnych stoisk wystawcom, pozyskanie sponsorów i partnerów graniczyło z cudem. Większość z nas uważa, że jak coś jest dostępne w internecie, to powinno być albo za darmo, albo co najwyżej po bardzo niskiej cenie, a więc jak sprzedać za realne pieniądze wirtualne stoisko??? Jak sprzedać liczne dodatkowe usługi okołotargowe? Jak organizator takich targów ma na nich zarobić?

Pamiętajmy, że targi robi się dla zwiedzających. Każdy wystawca płaci duże pieniądze za to, że może podczas takiego wydarzenia spotkać się z jak największą grupą zwiedzających. Dotychczasowe statystyki (nieformalne i nieoficjalne, ale przekazywane między organizatorami) pokazują, że wirtualna frekwencja była dużo, dużo mniejsza od nawet tej najgorszej na realnych targach w ubiegłych latach. Dla przykładu – my jako firma Targi w Krakowie zostaliśmy zaproszeni do wzięcia udziału (za darmo!) w wirtualnej wersji targów IMEX. Chętnie na to się zgodziliśmy, ciekawi byliśmy formy, frekwencji, odbioru, klimatu… Zazwyczaj w trakcie realnych tych targów, w ciągu trzech dni mieliśmy kilkadziesiąt spotkań z klientami. W tym roku, na ich wirtualnej edycji nie mieliśmy żadnego spotkania!

Bez wątpienia narzędzia wirtualne wzbogacą program targów, będzie można transmitować w sieci prezentacje firm i ekspertów, nadawać wystąpienia uznanych specjalistów bezpośrednio do stref prezentacji na targach, szkolenia udostępniać po targach w sieci. Niemniej powtarzam – te narzędzia świetnie wzbogacą ofertę targową, ale jej nie zastąpią.

Jeśli chodzi o kongresy to sytuacja jest nieco inna. Tu chodzi przede wszystkim o transfer wiedzy, więc dużo łatwiej i efektywniej można zorganizować sesje konferencyjne w sieci. Można zorganizować efektowne studio nagraniowe, można mieć doskonałe oprogramowanie umożliwiające transmisję na cały świat. Ale znów problemem jest frekwencja. Nawet jeśli zarejestrowało się nadspodziewanie dużo uczestników, to realnie sesje ogląda znakomita mniejszość. W realnym świecie, na wykładach też nie siedzą wszyscy uczestnicy. Ale jeśli wychodzą z sali wykładowej, to przebywają w kuluarach, oglądają wystawę towarzyszącą, nawiązują kontakty towarzysko-służbowe w części restauracyjnej, dyskutują w węższych gronach. Przecież na kongres przyjeżdża się także w celach towarzysko-społecznych. Znów pojawia się też problem finansowy – za udział online uczestnicy wcale nie chcą płacić tyle samo, co za udział rzeczywisty. Sponsorzy, dla których liczba uczestników jest kluczowym argumentem wyasygnowania środków, niechętnie płacą za brak możliwości spotkania z potencjalnym klientem. Na czym więc organizator będzie zarabiał ? A przecież często dochód z kongresu stanowi dużą część wpływów na utrzymanie danego stowarzyszenia, nie wspominając już o PCO, cateringowcach, budowniczych wystawy towarzyszącej, obiektach kongresowych, hotelach, transporcie…
Tak, można zrobić kongres w wersji online lub tzw. hybrydowej, ale – jeszcze raz pragnę podkreślić – w takim przypadku traci się całkowicie aspekt społeczny wydarzenia. Już nie będę wspominać o finansach.

W roku 2020 miałam w planie organizację trzech kongresów. W roku 2021 planuję kolejne trzy, a te z roku 2020 zostały również przeniesione na 2021. Wszyscy zleceniodawcy tych kongresów zadecydowali, że jeśli nie uda się zrealizować tych spotkań w tzw. realu, to wolą przenieść je na rok 2022 niż przeprowadzić online.
Zdaję sobie sprawę, że świat na naszych oczach zmienił się diametralnie. Wszyscy stoimy przed nowymi wyzwaniami i nową rzeczywistością. Trzeba nauczyć się stosować nowe narzędzia, nowe technologie, nowe środki przekazu. To oczywiste. Ale jedno się nie zmieniło i nie zmieni – potrzebujemy spotkań twarzą w twarz! A spotkanie wirtualne jest trochę jak słusznie zapomniany wyrób czekoladopodobny – niby czekolada, ale nie do końca!

Autor: Ewa Woch, wiceprezes zarządu, Targi w Krakowie

Cykl: Okiem eksperta SKKP
Członkowie Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce poruszą kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem i rozwojem przemysłu spotkań, w szczególności rynkiem konferencji w Polsce i na świecie. W opracowaniach pojawią się m.in. aspekty prawne, porady, omówienie problemów i wyzwań, inspiracje.
Okiem eksperta SKKP – drugi wtorek miesiąca

W tym miesiącu, ze wzgledu na szczególny czas i charakter tekstu Okiem eksperta SKKP publikujemy nieco wcześniej