Aneta Książek: Analiza badania UIA „Wpływ Covid-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”

Pandemia Covid-19 wywarła ogromny wpływ na światową branżę turystyczną i przemysł spotkań oraz na zachowanie międzynarodowych stowarzyszeń względem organizowanych spotkań i wydarzeń. Badanie tego wpływu i ustalenie jego konsekwencji jest przedmiotem specjalnego badania UIA 2021 – „Wpływ Covid-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”, które zostało opublikowane 18 listopada br. podczas konferencji UIA Round Table w Pradze. To próba określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń: zmiany w ich potrzebach, oczekiwaniach i podejściu technologicznym.

Badanie „Wpływ Covid-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń” realizowane było przez naukowców z UIA od marca do października 2021. Do udziału w badaniu zaproszonych było ponad 25 tys. organizacji wymienionych w Roczniku Organizacji Międzynarodowych UIA i znanych z organizacji wszelkiego rodzaju międzynarodowych spotkań lub wydarzeń. Odpowiedzi udzieliło 600 respondentów. Każde stowarzyszenie otrzymało od UIA indywidualny login do ankiety, która zwierała 19 pytań - 15 z nich wymagało odpowiedzi wielokrotnego wyboru.
Za pomocą testów, grafik i tabeli, badacze z UIA opisali, w jaki sposób stowarzyszenia radzą sobie z następstwami pandemii Covid-19 oraz przedstawili obszary zainteresowania stowarzyszeń, koncentrując się głównie na ich działaniach związanych ze spotkaniami. Przyjrzyjmy się kilku z nim, które według mnie są kluczowe z punktu widzenia destynacji.

Na żywo czy hybryda?
54 proc. respondentów wskazała rok 2022 jako powrót do spotkań na żywo, 32 proc. spotkało się na żywo już 2021 roku, a 6 proc. uważa, że będzie to możliwe dopiero po roku 2023. Jednocześnie 73 proc. uważa, iż w spotkania online i hybrydowe będą istotne w projektowaniu przyszłych wydarzeń w przyszłości, tylko 12 proc. nie zgadza się z tą opinią.

Ekonomiczny wpływ na przyszłość stowarzyszeń
Łatwo się domyślić, iż wyniki tej części ankiety nie napawają optymizmem. 31 proc. respondentów przyznało się, iż zmniejszyły się przychody z ustalonych kanałów wsparcia, 19 proc. odnotowało redukcje członków (rezygnacje lub mniej odnowień niż oczekiwano), 17 proc. odnotowało spadek sponsoringu a 7 proc. pracowników etatowych zostało zwolnionych lub też zredukowano im godziny pracy.

Doświadczenia ze współpracy z convention bureaux
Pytanie dotyczyło doświadczeń ze współpracy z Convention Bureaux w ostatnich pięciu latach. Aż 38 proc. respondentów przyznało się, iż nie zna darmowych usług oferowanych przez CVB, tylko 13 proc. w ciągu ostatnich pięciu lat konsultowało swoje spotkania z CVB, a 11 proc. wie, jakie bezpłatne usługi oferuje CVB, ale nigdy się z nimi nie konsultowało, 7 proc. deklaruje, iż prawdopodobnie w najbliższej przyszłości skonsultują się z CVB, 5 proc. otrzymało pomoc w przygotowania budżetu swojego spotkania, a 4 proc. w przygotowaniu oferty, 9 proc. otrzymało pomoc w znalezieniu dostawców lub miejsca na swoje spotkanie (spotkania), tylko 5 proc. stowarzyszeń przyznało się, iż otrzymało pomoc finansową od CVB na swoje spotkanie (spotkania), a 2 proc. convention bureaux udzieliły wsparcia technicznego dla spotkań wirtualnych/hybrydowych.
Zdobywanie konferencji i kongresów nigdy nie było łatwe, a w nowej rzeczywistości stało się jeszcze trudniejsze. Wniosek nasuwa się sam: jeśli chcemy, aby stowarzyszenia lokowały więcej swoich spotkań w naszych destynacjach, to musimy zwiększyć naszą aktywność promocyjną i docierać z podstawową informacją do członków stowarzyszeń czy też Ambasadorów Kongresów.

Oczekiwania stowarzyszeń w ramach współpracy z convention bureaux
Respondenci w swoich odpowiedziach wskazali kilka głównych obszarów wparcia (merytoryczne, finansowe i promocyjne), jakiego oczekują od miejskich, regionalnych czy krajowych Convention Bureaux:

16 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu odpowiedniego miejsca na spotkanie,
15 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu zakwaterowania (udzielanie wskazówek/doradztw przy wyborze hotelu),
13 proc. oczekuje pomocy w uzyskaniu dotacji od miasta-gospodarza,
13 proc. oczekuje na wsparcie techniczne dla spotkań wirtualnych/hybrydowych,
11 proc. oczekuje pomocy finansowej,
11 proc. oczekuje pomocy w planowaniu i organizacji inspekcji na miejscu,
8 proc. oczekuje pomocy w promocji i znalezienia potencjalnych uczestników

Kluczowe czynniki organizacji wydarzeń na żywo i w formie hybrydowej
Z kolei wśród trzech czynników, które zostały wskazane przez stowarzyszenia jako obecnie kluczowe dla zorganizowania wydarzenia w centrum konferencyjnym lub innym miejscu spotkań pojawiły się:
a) Zdrowie i bezpieczeństwo delegatów: uwagi te określały nie tylko kwestie związane ze zdrowiem publicznym / higieną, ale także kwestie bezpieczeństwa osobistego / ochrony w odniesieniu do miejsca i zakwaterowania. Dodatkowe uwagi dotyczyły wentylacji / świeżego powietrza / naturalnego światła / dostępu do przestrzeni zewnętrznych /warunków sanitarnych podczas imprezy, dostępność testów dla personelu, dostawców i uczestników czy też łatwy dostęp do usług opieki zdrowotnej w mieście przyjmującym,
b.) Pomieszczenia typu breakout w miejscu imprezy (odpowiednia wielkość i liczba),
c.) Podróż/transport: wiele komentarzy dotyczyło łatwości podróżowania, ograniczeń w podróży, bliskości węzłów komunikacyjnych lub centrów miast, inne wspominały o problemach wizowych, w tym o logistyce: o VAT a także o możliwości powrotu do kraju pochodzenia w związku z kontrolą związaną z pandemią,
d.) Cele podróży/programy /turystyka: dla wielu respondentów punkty te pozostają ważne, w tym program towarzyszące, ważne miasto, stolica lub główny węzeł komunikacyjny,
e.) Trwająca pandemia: Niektóre komentarze odnoszą się do ogólnego strachu/niepewności spowodowanej pandemią (np. „delegaci mogą i chętnie podróżują”). Inni odnieśli się do wymogów kwarantanny, kontroli granicznych, zmian w usługach transportowych, wymogów dotyczących szczepień. Inni określili potrzeby w zakresie kontroli zakażeń na miejscu.
f.) Partnerzy lokalni: w niektórych komentarzach wspomniano o znaczeniu lokalnych stowarzyszeń lub partnerów branżowych,
g.) Technologia: wiele komentarzy wskazywało na potrzebę wysokiej jakości wsparcia technicznego/infrastruktury; dotyczyło to zarówno wydarzeń na miejscu, jak i imprez hybrydowych,
h.) Internet / Wi-Fi: dostępność, stabilność i przepustowość mają duże znaczenie,
i.) Koszty / finanse: komentarze do tych punktów odnosiły się zarówno do podejścia do zmniejszenia kosztów organizacji wydarzenia, jak i do konieczności utrzymywania jak najniższych opłat za uczestnictwo,
j.) Strefy czasowe: wiele komentarzy odnosiło się do problemów związanych z organizowaniem wirtualnych lub hybrydowych wydarzeń w kontynentalnych strefach czasowych,
k.) Znaczenie zdalnego uczestnictwa / opcji hybrydowej / wideokonferencji: wiele komentarzy odnosiło się do tego aspektu wydarzeń,
l.) Problemy środowiskowe / zrównoważony rozwój: komentarze dotyczyły zarówno kwestii podróży, jak i aspektów na miejscu, w tym równoważenia emisji dwutlenku węgla, posiłków wegetariańskich, recyklingu / redukcji odpadów itp.
m.) Elastyczność / adaptacyjność: w komentarzach wspomniano o potrzebie większej elastyczności w planowaniu i podpisywanych umowach (łatwość anulowania), zwinną politykę cenową, która umożliwia zmianę rodzaju rejestracji z wydarzenia fizycznego na wydarzenie cyfrowe lub odwrotnie,
n.) Ekonomia i życie stowarzyszenia: impreza musi być opłacalna finansowo,
o.) Ogólna dostępność: transport / zakwaterowanie / obiekt musi być dostępny i mobilny,
p.) Tłumaczenie symultaniczne: ważny aspekt wydarzeń osobistych i hybrydowych, komentarze dotyczyły zarówno aspektu dostawcy / personelu, jak i potrzeb technicznych,
q.) Strona popytu uczestników: uczestnicy muszą być zainteresowani wydarzeniem od strony merytorycznej i docelowej. Liczba uczestników musi być wystarczająca, aby pokryć wysiłek i wydatki.
r.) Koszty i logistyka/dostawcy: chęć kontrolowania rezerwacji hotelowych, sprowadzenia cateringu zewnętrznego i innych aspektów ograniczania wydatków lub zwiększania opcji. Ponadto: pełna przejrzystość kosztów destynacji / brak ukrytych opłat i niespodzianek.
s.) Finanse: wsparcie finansowe/wsparcie ze strony miasta-gospodarza/subwencje lub dotacje obawy dotyczące ekonomicznego wpływu pandemii na członków/uczestników, przystępność cenową miejsca docelowego/zakwaterowania/usług,
t.) Treść: dostosowanie prezentacji/długości w odniesieniu do wydarzeń hybrydowych i wirtualnych dostępność prelegentów (w odniesieniu do kwestii pandemii i podróży),
u.) Sprawy pozostają w zawieszeniu: ten komentarz wyraża obawy kilku respondentów: „W ogóle nie koncentrujemy się na spotkaniach na żywo. Nasze stałe biuro kongresowe sygnalizowało niechęć do podróży zarówno ze strony potencjalnych uczestników, jak i sponsorów. Czekamy na sytuację po Covid”
v.) Przepaść cyfrowa: „Spotkania online nie są dla nas opcją ze względu na brak dostępu do internetu dla wielu osób uczestniczących w naszych konferencjach”.
w.) Komunikacja: jasna komunikacja / informacja dla delegatów (zwłaszcza w odniesieniu do kontroli pandemicznej); odpowiednia promocja/marketing wydarzenia,
x.) Catering / posiłki / restauracje w pobliżu: bezpieczeństwo / jakość / różnorodność
y.) Relacje interpersonalne: nawiązywanie kontaktów, kontakty towarzyskie, wycieczki / wspólne wydarzenia towarzyskie.

Zarządzanie międzynarodowym stowarzyszeniem w przypadku braku spotkań twarzą w twarz doprowadziło do większej liczby spotkań online w celu ułatwienia podejmowania decyzji i dyskusji. Stowarzyszenia jednak same przyznają, iż organizowanie alternatywnych, wirtualnych projektów, choć bardzo opłacalne (przez zwiększenie uczestników i mniejsze koszty organizacji), było znacznie bardziej czasochłonne. Wśród pytań otwartych nie brakowało wypowiedzi, w których czuć tęsknotę za „starym”, a także takich, w których respondenci pogodzili się z nową rzeczywistością i widzą w niej plusy. Oto kilka wypowiedzi:
Mocno wierzymy, szczególnie w naszej branży, w której osobiste relacje biznesowe są kluczowe podczas konferencji na miejscu, i jesteśmy zdeterminowani, aby przywrócić to przy pierwszej nadarzającej się okazji. Oczywiście wszelkie przyszłe konferencje będą miały w sobie element wirtualny, czyniąc je w pewnym stopniu wydarzeniem hybrydowym.

Wierzymy, że stary model międzynarodowych konferencji o wysokich kosztach i wysokim ryzyku zniknął na zawsze. Przez wiele lat po kryzysie nie będziemy w stanie przewidzieć z całą pewnością, jaki poziom frekwencji uzyskamy na wydarzeniach fizycznych. Dlatego musimy zredukować koszty, a tym samym ryzyko do minimum, co powoduje, że całkowicie zmieniamy sposób, w jaki planujemy i realizujemy wydarzenia. Koniec z darmowymi lunchami, koniec z płaceniem za budowę stoisk wystawców, koniec z gwarancjami pokoi w hotelach. W przyszłości będziemy szukać miejsc z możliwie najmniejszym zaangażowaniem, tak abyśmy mogli zmaksymalizować naszą zdolność do kontrolowania kosztów.

Mocno wierzymy, szczególnie w naszej branży, w której osobiste relacje biznesowe są kluczowe podczas konferencji na miejscu, i jesteśmy zdeterminowani, aby przywrócić to przy pierwszej nadarzającej się okazji. Oczywiście wszelkie przyszłe konferencje będą miały w sobie element wirtualny, czyniąc je w pewnym stopniu wydarzeniem hybrydowym.

Trudności w komunikacji z powodu problemów językowych znacznie się zwiększają podczas spotkań na odległość (słaba jakość dźwięku, trudności w identyfikacji osoby mówiącej, brak wskazań mowy ciała, słaba widoczność mimiki). Spontaniczne interakcje (np. przerwy na kawę) już nie istnieją, co zmniejsza satysfakcję z pracy i traci dużo interakcji i kreatywności w badaniach.
Zaangażowaliśmy o wiele więcej członków dzięki powiększeniu. Kryzys zbliżył członków do siebie i istnieje apetyt na osobiste spotkania bardziej niż wcześniej.
Dostęp do wyjątkowych panelistów w formacie online (laureaci Nagrody Nobla, profesorowie wysokiego szczebla, politycy wysokiego szczebla, do których trudno dotrzeć na spotkania twarzą w twarz).

UIA jest instytutem badawczym oraz centrum dokumentacyjnym, który od ponad 100 lat zbiera i przekazuje informacje o rynku międzynarodowych spotkań stowarzyszeń pozarządowych i organizacji międzyrządowych oraz o kierunkach i trendach w jego rozwoju. Jednym z partnerów badania „Wpływ Covid-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń” jest Polska Organizacja Turystyczna (Poland Convention Bureau), która także jest jedynym członkiem stowarzyszenia UIA z Polski.

Pełny raport >>>

#Konkrety Anety to nazwa zbioru publikacji z Polski i ze świata, które wyszukuje i analizuje Aneta Książek, na co dzień związana z Poland Convention Bureau (POT). Aneta stawia na dane pochodzące z krajowych i światowych raportów, a także na dobre przykłady oraz nowe trendy w marketingu miejsc i przemyśle spotkań. Analizuje je pod kątem Polski i sektora spotkań ze szczególnym uwzględnieniem działań prowadzonych przez convention bureaux (biura marketingu miejsc). Jak sama mówi, inspirują ją cytaty. Często są one wstępem do dalszego wyszukiwania i przetwarzania treści, które publikuje w mediach społecznościowych a czasem również na łamach pism branżowych.