Sebastian Oprządek, Janusz Jabłoński: Dwie agencje, jeden team

„Skuteczną współpracę można pokazać na przykładzie Internet Governance Forum zrealizowanego w konsorcjum El Padre i BERM” – podkreślają w rozmowie z MeetingPlanner.pl Janusz Jabłoński, prezes zarządu agencji BERM, i Sebastian Oprządek, prezes zarządu El Padre.

MeetingPlanner.pl: Internet Governance Forum w Katowicach zrealizowało konsorcjum dwóch agencji z Polski (BERM i El Padre) we współpracy z portugalską firmą CPL Meetings & Events. O ile udział partnerów międzynarodowych w realizacji dużych projektów jest częstym rozwiązaniem biznesowym, o tyle udział w konsorcjum dwóch na co dzień konkurujących ze sobą agencji z Polski jest jednak dość rzadkie. Dlaczego zdecydowaliście się na takie połączenie?

Janusz Jabłoński (BERM): BERM i El Padre należą do tych agencji, które w czasie pandemii non stop działają i realizują kolejne projekty. Ostatnie dwa lata rzuciły nam wyzwanie, ale nie zatrzymały nas. Biorąc pod uwagę skalę projektu, jakim był Internet Governance Forum, najmądrzejszym ruchem było połączenie sił dwóch wiodących na rynku agencji. Dzięki temu z sukcesem zrealizowaliśmy imponujących rozmiarów projekt, jednocześnie prowadząc w każdej z firm szereg innych realizacji.

Sebastian Oprządek (El Padre): Dodatkowo od strony merytorycznej wspierał nas zagraniczny partner, który realizuje duże międzynarodowe wydarzenia na całym świecie. Z pewnością pozytywny wpływ na tę realizację miał również fakt, że obie agencje miały już na swoim koncie udane współprace z ONZ, więc od początku wszyscy partnerzy zaangażowani w ten projekt mieli do siebie zaufanie.

Zespół projektowy zbudowany przez El Padre i BERM podczas realizacji Internet Governance Forum w Katowicach

MP: Czy takie rozwiązanie się sprawdziło, biorąc pod uwagę efektywność, której oczekują wszyscy interesariusze projektu?

SO: Tak, ponieważ postawiliśmy od początku na przejrzystą strukturę współpracy i podział zadań według kompetencji. Na początku współpracy stworzyliśmy jeden wspólny team projektowy i jasno podzieliśmy się obszarami, za które odpowiadali poszczególni członkowie zespołu. W obszarach, których kilka wątków się przenikało, temat był szczegółowo analizowany i przydzielano daną rolę poszczególnym członkom zespołu. Mieliśmy również kierownika projektu oraz zastępcę kierownika projektu, czyli osoby, które czuwały nad koordynacją całości i kontaktem z klientem. Również po stronie zamawiającego pracował kilkuosobowy zespół, który miał określone role i obszary odpowiedzialności. Dzięki temu całość projektu została sprawie i z dużym sukcesem zrealizowana, nie dochodziło do konfliktów czy kwestii spornych.

JJ: Dostaliśmy bardzo pozytywny feedback od klienta, który niezwykle entuzjastycznie ocenił zarówno cały proces realizacji, jak i jego finalny efekt.

MP: W takim razie, co jest kluczowe we współpracy na każdym etapie projektu (od złożenia oferty, do podsumowania realizacji), gdy zarządza nim konsorcjum agencji?

JJ: Rzetelny partner i bardzo dobra wymiana informacji. Poza tym komunikacja, jasny podział obowiązków, odpowiedni dobór członków zespołu i sprawdzonych podwykonawców. Wypracowaliśmy rozwiązania, o których wcześniej wspominał Sebastian i które pozwalały błyskawicznie wychwytywać potencjalne ryzyka i od razu na nie reagować.

MP: Nawiązując do „wychwytania potencjalnego ryzyka”, jakie widzicie największe wyzwania, gdy za realizację przedsięwzięcia odpowiada konsorcjum agencji?

SO: Trzeba powiedzieć jasno, że na każdym evencie pojawiają się jakieś zagrożenia. Zadaniem profesjonalnej agencji jest jednak przewidywać, dostrzegać i rozwiązywać wszystkie problemy, zanim dotrą one do klienta.

JJ: Ryzyko pojawia się wtedy, kiedy w konsorcjum biorą udział firmy, dla których nie liczy się finalny efekt, świetna realizacja, ale indywidualny interes. Nasze agencje znają się i cenią od lat, chociaż na co dzień jesteśmy formalnie konkurencją. Od początku było dla nas jasne, że musimy postawić na wzajemny szacunek i uznanie swoich kompetencji. Mądry partner to taki, który jest świadomy tego, co wnosi do projektu, ale również tego, czego może się nauczyć od drugiej strony.

SO: Drugi obszar ryzyka to pogodzenie pracy agencji nad dużym projektem z jednoczesną realizacją projektów dla klientów agencji w taki sposób, żeby nie miało to wpływu na jakość realizowanych projektów. Jeśli agencje są doświadczone, mają silną pozycję na rynku, dobrze zrekrutowany, sprawdzony i mądrze zarządzany zespół – nie mają z tym problemu.  

MP: Czy tego rodzaju kooperacja może być odpowiedzią na nową rzeczywistość eventową? Planujecie dalej współpracować na takich zasadach?

JJ: Na pewno ta współpraca pokazała nam, że warto angażować się razem w kolejne projekty. Wypracowane i przetestowane przy okazji tej realizacji rozwiązania chcemy przekuwać w kolejne sukcesy. Poznaliśmy nawzajem swoje możliwości i swoje zespoły, które dobrze się rozumieją i dopełniają.

SO: Oprócz IGF, mamy już na koncie pierwsze wspólne realizacje zagraniczne i z pewnością na tym nie poprzestaniemy. W tym momencie, jako konsorcjum, jesteśmy kandydatem do organizacji tegorocznego World Urban Forum 2022.

MP: Ostatnie kilkanaście miesięcy to wiele istotnych zmian w funkcjonowaniu rynku eventowego w skali globalnej. Co będzie waszym zdaniem kluczowe w realizacji międzynarodowych wydarzeń w 2022 roku? Polska jako destynacja spotkań ma szanse w pełni wrócić do gry również w tym aspekcie?

SO: W Polsce mamy coraz więcej obiektów, które posiadają odpowiednią przestrzeń i infrastrukturę do realizacji światowych wydarzeń. Rozbudowywana jest także od wielu lat baza hotelowa, są również miejsca w których można ciekawie spędzić wolny czas, pozwiedzać czy pójść na koncert. To wszystko sprawia, że jesteśmy ciekawą destynacją w środku Europy, do której warto przyjechać – czego zagraniczni klienci są coraz bardziej świadomi.    

JJ: A ja odniosę się do pierwszej części pytania: co będzie kluczowe w skutecznej realizacji eventów w 2022? Moim zdaniem trzeba postawić na silny, kompetentny i zaufany zespół. Poza tym umiejętność współpracy i dobra komunikacja – wewnątrz teamów i między partnerami. W cenie jest też podejmowanie odważnych, czasem ryzykownych decyzji. Weźmy nasz przykład: zarówno BERM, jak i El Padre – to agencje, które w czasie pandemii działają na pełnych obrotach, wbrew ograniczeniom. Gdy wiele podmiotów musiało obniżyć loty lub wycofać się z rynku, my postawiliśmy na rozwój, rozbudowanie zespołów, inwestycje w przyszłość. I mamy tego efekty, czego dowodem jest choćby ostatni sukces podczas Internet Governance Forum.

Zobacz też: BERM i El Padre zorganizowały IGF w Katowicach >>>
Zobacz też: MCK podsumowuje Światowe Forum Zarządzania Internetem IGF 2021 >>>