RPSiW TUgether: Powstała strategia dla rynku spotkań i wydarzeń

Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń TUgether (RPSiW TUgether) zaprezentowała główne założenia strategii rozwoju branży spotkań i wydarzeń w Polsce. To pierwszy taki dokument, który powstał powstał w wyniku współpracy Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń TUgether, zespołu Celuch Counsulting oraz Centrum Projektowania Doświadczeń w Branży Spotkań i Turystyce UMK, jako część projektu prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki.

Strategia, będąca kluczowym oraz holistycznym ujęciem branży spotkań i wydarzeń, wyznacza kierunki dalszego rozwoju sektora. Konferencja poświęcona prezentacji strategii odbyła się 3 listopada w hotelu DoubleTree by Hilton & Conference Centre Warsaw. Główne założenia strategii przedstawił kierownik projektu realizującego projekt dr hab. Krzysztof Celuch, prof. UMK, kolejną część stanowił panel dyskusyjny poświęcony wyzwaniom branży spotkań, w którym uczestniczyli przedstawiciele zarządu RPSiW TUgether.

Wizja, misja, działanie
Celem strategii jest wytyczenie spójnej wizji rozwoju branży do roku 2030, określenie jej priorytetowych kierunków oraz wskazanie konkretnych działań oraz instrumentów, które pozwolą umocnić pozycję Polski na globalnym rynku spotkań. Strategia ma być kompleksowym planem działania dla całego systemu spotkań i wydarzeń, od firm eventowych, przez obiekty, samorządy, convention bureaux po instytucje państwowe wspierające promocję kraju.
Prace nad strategia trwały ponad pół roku, jej podstawą były konsultacje i warsztaty z przedstawicielami różnych sektorów branży, którzy wspólnie określili stojące przed nimi kluczowe wyzwania i zadania.
Jak podkreślił Krzysztof Celuch, powstanie strategii nie jest wyłącznie efektem działań lobbingowych, ale także rozmów na temat przyszłości branży. – W ciągu ostatnich 20 lat nie udało się spotkać z przedstawicielami wszystkich stowarzyszeń i z przedsiębiorcami, aby porozmawiać o wizji rozwoju rynku MICE. Teraz tego dokonaliśmy, co wymagało wielu starań, ale cieszymy się, że się udało. W resorcie sportu i turystyki pojawiły się środki finansowe i plan działania na kolejne lata, który zawierał 37 podstrategii, skupiono się na 12, w tym na tej dotyczącej rynku spotkań i wydarzeń – mówił.
Dokument zawiera misję i wizję rozwoju sektora, pięć celów strategicznych oraz dwanaście kart projektowych, które mają przeobrazić polski przemysł spotkań i wydarzeń w nowoczesny, konkurencyjny oraz zintegrowany sektor gospodarki. Jej twórcy skupili się na tym, co jest obecnie trendem w Europie, czyli na satysfakcji interesariuszy wydarzeń.
Strategia została opracowana na bazie wiedzy diagnostycznej obecnego stanu branży spotkań i wydarzeń w Polsce, ma charakter wdrożeniowy i operacyjny, zawiera szczegółowy plan promocji marki „Poland MICE”. Można też tutaj znaleźć przykłady dobrych praktyk w wybranych krajach UE.

Strategiczne cele dla rozwoju rynku
Dokument określa pięć celów strategicznych dla rozwoju rynku spotkań i wydarzeń. Są to:

Profesjonalizacja i standaryzacja rynku spotkań i wydarzeń, czyli budowanie spójnych standardów organizacyjnych i jakościowych w całym ekosystemie spotkań i wydarzeń
Wzrost konkurencyjności i atrakcyjności Polski jako destynacji spotkań i wydarzeń, czemu ma służyć pozycjonowanie naszego kraju jako nowoczesnego, efektywnego i gościnnego miejsca spotkań i wydarzeń krajowych i międzynarodowych
Skoncentrowanie całego łańcucha wartości na uczestniku wydarzenia, czyli uczynienie satysfakcji uczestnika głównym kryterium sukcesu branży.
Rozwój kompetencji i profesjonalnych kadr w branży spotkań i wydarzeń, co oznacza inwestycję w rozwój wiedzy, umiejętności i narzędzi dla interesariuszy biorących udział w organizacji spotkań i wydarzeń
Koordynacja i integracja interesariuszy rynku spotkań i wydarzeń, stworzenie sprawnych struktur współpracy między nimi

Każdy z celów określa kierunki działania, przekładając misję i wizję na konkretne przedsięwzięcia, czyli strategiczne inicjatywy.

Strategiczne inicjatywy – kluczowe projekty rozwojowe
Strategiczne inicjatywy zostały przedstawione w formie 12 szczegółowych kart projektowych.
Karta 1. Strategia rozwoju programu Ambasadorów Kongresów Polskich (AKP), która zakłada pozyskiwanie nowych ambasadorów (wybitnych naukowców, liderów branż), rozszerzenie dla nich zakresu wsparcia oraz opracowanie strategii komunikacji z nimi.
Karta 2. Ramy zawodów – ramy kwalifikacje zawodowej. Projekt zakłada zdefiniowanie standardów kwalifikacji na poszczególnych poziomach, określenie wymaganych kompetencji oraz ścieżek edukacyjnych.
Karta 3. Świadomość prawna – równe traktowanie. Jest to inicjatywa o charakterze społeczno-prawnym, odpowiadająca między innymi na potrzebę zapewnienia inkluzywności i zgodności działań branży z zasadami równego traktowania. Zakłada opracowanie i wdrożenie branżowego kodeksu równego traktowania i dostępności dla sektora spotkań i wydarzeń.
Karta 4. Ustawa o usługach turystycznych, ta inicjatywa ma charakter legislacyjny i dotyczy zmian prawnych ułatwiających działalność branży spotkań i wydarzeń. Obejmuje powołanie zespołu branżowo-rządowego, który przygotuje propozycje zmian ustawowych, na przykład wprowadzenie definicji usługi konferencyjnej i zwolnienie jej z niektórych wymogów czy utworzenie oddzielnej kategorii przedsiębiorców MICE w rejestrach.
Karta 5. Promocja Polski dla polskich firm, czyli promocja wewnętrzna. W tym projekcie chodzi o zachęcanie rodzimych przedsiębiorców oraz instytucji do organizowania wydarzeń, w tym wydarzeń w kraju.
Karta 6. Koło zamachowe dla gospodarki, umocnienie przemysłu spotkań jako koła zamachowego polskiej gospodarki poprzez udokumentowanie i promocję jego efektów ekonomicznych oraz integrację z polską gospodarką
Karta 7. Promocja Polski dla polskich firm (targi jako narzędzie). Ta inicjatywa jest rozwinięciem idei Karty 5 i 6 i skupia się na targach branżowych jako specyficznym narzędziu wspierania polskich przedsiębiorstw. Ma na celu wzmocnienie udziału polskich firm w międzynarodowych targach.
Karta 8. Meetings Week Poland (MWP) jako miejsce spotkań branży z klientami. Projekt zakłada kontynuację tego wydarzenia o charakterze B2B, w którym poza funkcją integracyjno-edukacyjną pojawi się także funkcja biznesowa – czyli matchmaking branży z klientami.
Karta 9. Powszechna szeroka reprezentacja branży, tworzenie trwałej federacji. Projekt ten ma na celu stworzenie platformy reprezentacji całej branży spotkań i wydarzeń, która będzie prezentować jedno spójne stanowisko w danym temacie.
Karta 10. System rekomendacji dla organizatorów spotkań i wydarzeń oraz convention bureaux,. Celem tej inicjatywy jest prowadzenie systemu rekomendacji i certyfikacji jakości podmiotów działających na rynku spotkań i wydarzeń. W praktyce zakłada prowadzenie programu akredytacji dla profesjonalnych organizatorów spotkań oraz systemu rekomendowanych convention bureaux i obiektów.
Karta 11. Strategia – patrzymy z perspektywy biznesu. Jest to projekt metastrategiczny, skupiający się na wypełnieniu luki w politykach publicznych poprzez opracowanie strategii sektora spotkań i wydarzeń jako gałęzi gospodarki.
Karta 12. Strategia – nie wykorzystujemy przemysłu spotkań jako potencjalnego lidera rozwoju – integracja MICE z głównymi strategiami kraju. Inicjatywa ta rozwija wątek z karty numer 11, zakładając włączenie przemysłu spotkań do strategicznych programów rozwoju gospodarczego Polski.

Dokument zawiera także szczegółowy plan wdrożenia strategii. Rok 2026 to tworzenie fundamentu przez uporządkowanie rynku wewnętrznego i karty konkretnych działań, na rok 2027 przewidziana jest promocja i pomiar efektów gospodarczych, powiązane z raportem tworzonym co cztery lata. W roku 2028 zaplanowano integrację biznesową aż po ugruntowanie pozycji sektora w politykach publicznych w roku 2029.

Plan promocji marki „Poland MICE”
W celu osiągnięcia celu 2, czyli wzrostu atrakcyjności Polski jako destynacji MICE, strategia zawiera kompleksowy plan promocji marki „Poland MICE”. Opiera się on na elementach, które stanowią mocne strony naszego kraju, takich jak:
1. Polska jako pierwszy wybór w Nowej Europie, czyli nasz kraj jako naturalne wrota do Europy dla organizatorów wydarzeń spoza Unii Europejskiej
2. Specjalizacja w wybranych dziedzinach, które stanowią nasze mocne strony
3. Precyzja egzekucji, czyli kierowanie budżetu tam, gdzie przynosi to efekty i budowanie przewagi tam, gdzie jest szansa na wygranie.
Plan przewiduje coroczną aktualizację listy kluczowych „filarów” tematycznych oraz ciągły monitoring pozycji Polski na tle konkurentów regionalnych (benchmarking oferty innych krajów CEE). Dla planu promocji ustalono konkretne mierzalne cele marketingowe na krótką perspektywę.
– Strategia to głęboko przemyślana koncepcja w pełni odpowiadająca realiom polskiego rynku, ma ona pokazać, w czym jesteśmy dobrzy i na tym się skupiamy – podsumował Krzysztof Celuch.

Strategia to wsparcie dla biznesu
– Strategia stanowi istotne wsparcie dla biznesu i docenienie naszej pracy, może przekonać przedsiębiorców, jak ważne jest to, co robimy – mówił Łukasz Adamowicz, członek zarządu RPSiW, wiceprezes zarządu Grupy BFC, podczas dyskusji, która miała miejsca po prezentacji strategii.
Rozmowę prowadziła Agnieszka Szymerowska, prezeska zarządu i dyrektorka zarządzająca Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP).
Strategia podkreśla rosnącą dojrzałość branży, która generuje 55 mld zł, zatrudnia ponad 200 000 osób i odpowiada za więcej niż 1 procent PKB Polski, ale pokazuje też, jak dużo w obszarze organizacyjnym jest do zrobienia.
– Rozwój gospodarczy Polski oraz atrakcyjność turystyczna naszego regionu dla organizacji spotkań biznesowych jest szansą na rozwój, którą możemy wykorzystać. Jest to strategia dla nas, nie dla ministra, to my możemy budować dzięki niej markę MICE Polski – dodał Adamowicz, a za szczególnie ważną inicjatywę uznał podkreślanie wartości biznesowej spotkań.
Żaneta Berus, członkini zarządu RPSiW TUgetner, prezes zarządu, dyrektor zarządzająca Stowarzyszenia Branży Eventowej (SBE), dodała, że dokument pozwala „zajrzeć” w branżę spotkań i docenić, jak jest ona ważna. – Pomoże też w systematyzacji celów. O budowie marki wszyscy mówimy, ale ważne są także kompetencje, bo gdy wykształcimy kadry, łatwiej jest o rozwój – mówiła i określiła strategię jako dokument „na ten czas, a nie na przyszłość, za 10 lat czy później”.
– Wierzę, że strategia będzie realnym narzędziem wspierającym rozwój branży, nie tylko planem, ale impulsem do dalszej profesjonalizacji, współpracy i budowania silnej marki „Poland MICE” na arenie międzynarodowej. Jest dużo pracy przed nami, ale dzięki współpracy organizacji i konsolidacji działań wszystko może się udać – dodał JJ Singh, prezes zarządu Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń TUgether, prezes Weco-Travel który podkreślił także, że branża jest niedoszacowana, pomimo że w strategii przewija się hasło, że jest ona kołem zamachowym gospodarki.
– Ważne jest to, że dorobiliśmy się strategii MICE, czegoś, co jeszcze u nas nie powstało, jest to opracowanie naukowe, ale połączone z działaniami strategicznymi. To jest dobry moment, aby ją realizować, gdyż zarabiamy, rośniemy, możemy stać się liderem Europy Środkowej, a może i całej Europy. Trzeba budować także strukturę przemysłu spotkań i wydarzeń, czas, aby branża się obudziła – stwierdził Łukasz Adamowicz.
Strategia jest efektem burzy mózgów, stanowi konsolidację pomysłów i propozycji, będzie także narzędziem przydatnym podczas rozmów z samorządami i decydentami.
– Chcemy, aby przemysł spotkań w Polsce był trwały i rozwijał się. Karty projektów, zawarte w strategii, nie są tylko propozycjami istniejącymi na papierze, część z nich jest wdrażanych. Jedyna obawa może dotyczyć środków finansowych, które są potrzebne na realizację strategii. Bez dodatkowej pomocy w tym zakresie nie zrealizujemy wszystkich projektów. Tymczasem budżet zarówno POT, jak i Poland Convention Bureau zaplanowany na przyszły rok jest niższy niż w tym roku. Jako przedstawicielka Polskiej Organizacji Turystycznej, podlegającej resortowi sportu i turystyki, a także działającego w jej strukturach PCB, liczę na silny glos branży w tej sprawie. Gratuluję powstania strategii, to świetnie, że jesteśmy pierwsi, ale stanowi ona dopiero początek zmian i mam nadzieję, że będzie podstawą dalszego rozwoju – podsumowała Aneta Książek, kierownik Biura Spotkań i Wydarzeń – Poland Convention Bureau.
Zespół Poland Convention Bureau POT aktywnie uczesniczył w pracach nad dokumentem.

Streszczenie dokumentu „Strategia rozwoju branży spotkań i wydarzeń w Polsce” dostępne jest tutaj >>>