PRAWO W EVENTACH: Umowa pomiędzy organizatorem eventu a hotelem

Im bardziej skomplikowana struktura organizowanego wydarzenia, tym większą złożoność będzie miała treść umowy pomiędzy hotelem a organizatorem eventu. Każdy przypadek winien być traktowany indywidualnie, a przygotowanie umowy, nawet najprostszej, powinno być wynikiem analizy dostępnych zasobów i oczekiwań stron.

W ostatnich latach w naszym kraju organizowanie imprez różnej maści stało się bardzo powszechne. Wydarzenia kulturalne, rozrywkowe, czy sportowe, odbywają się właściwie codziennie. Coraz popularniejsze stają się też wyjazdy integracyjne i imprezy firmowe, ale także konferencje branżowe i naukowe. Z uwagi na to, że większość ze wskazanych wydarzeń trwa dłużej niż jeden dzień, przed organizatorami eventów pojawia się dodatkowe wyzwanie, a mianowicie nawiązanie współpracy z hotelem. Zarówno w zależności od charakteru przedsięwzięcia, jak i oczekiwań organizatora, treść takiej umowy może różnić się w sposób znaczący.
Ze względu na złożoność zagadnienia warto pochylić się nad nim nieco dłużej.

Hotel z prawnego punktu widzenia
Na początku należy zadać sobie zasadnicze pytanie czym, z prawnego punktu widzenia, jest hotel. Otóż zgodnie z art. 36 ustawy o Usługach turystycznych hotel jest jednym z rodzajów obiektów hotelarskich. Powinien posiadać co najmniej 10 pokoi, w tym większość miejsc w pokojach jedno- i dwuosobowych, a dodatkowo świadczyć szeroki zakres usług związanych z pobytem klienta w hotelu.
Zatem standard udostępnianych klientowi przestrzeni oraz kompleksowość usług, będą wyznacznikiem do starania się danego obiektu o miano hotelu.

Wariant mini i maksi
Przed przejściem do kolejnego etapu warto zastanowić się, czy w przypadku zawierania umowy z hotelem na potrzeby organizacji danego eventu, będziemy mieli do czynienia z wąsko rozumianą umową hotelową, obejmującą wyłącznie wynajem pokoi z ewentualnym wyżywieniem, czy też wersję rozszerzoną. W tym ostatnim przypadku ustalenia w niej zawarte musza dotyczyć dodatkowo zasad udostępniania przez obiekt innych elementów jego infrastruktury, jak sale konferencyjne, centra rekreacyjne (basen, sauna, siłownia, spa) oraz dodatkowe usługi w postaci cateringu czy transportu. Oczywiście jest to uzależnione zarówno od wymagań organizatora, jak i potrzeb uczestników danego wydarzenia. Łatwo się domyślić, że hotel będzie o wiele bardziej zaangażowany w przedsięwzięcie wtedy, gdy cały event ma odbywać się na jego terenie, niż podczas imprezy toczącej się w innym miejscu, kiedy jego zadanie polega głównie lub jedynie na zagwarantowaniu uczestnikom miejsc noclegowych.
To właśnie ranga i charakter imprezy będą wpływały najsilniej na wzajemne zobowiązania stron.

Porozumienie na zasadzie swobody umów
Umowa hotelowa jest umową nienazwaną, co oznacza, że nie występują wyodrębnione regulacje prawne wyłącznie jej dotyczące. Zarówno dopuszczalność jej zawarcia, jak i swoboda kształtowania treści wynikają z zasady swobody umów, będącej fundamentem prawa kontraktów. Dzięki temu wola stron może być wyrażona w sposób pełny, a treść i tryb wykonania umowy mogą zostać całkowicie podporządkowane realizacji interesów podmiotów ją zawierających. Oczywiście nie można zapominać, że nawet zasada swobody umów doznaje ograniczeń w postaci przestrzegania porządku prawnego oraz zasad współżycia społecznego, co z założenia ograniczyć ma niepohamowaną fantazję stron zawierających umowę.

Świadczenie na rzecz osoby trzeciej
Najbardziej powszechną umową hotelową jest ta zawierana między hotelem a jego gościem. Jednak w przypadku organizowania eventów ma ona nieco odmienny kształt. Wtedy jest to umowa zawierana przez organizatora eventu – lub osobę przez niego wskazaną – na rzecz osoby biorącej udział w wydarzeniu, czyli klasyczna umowa o świadczenie na rzecz osoby trzeciej. Taki charakter umowy wynika z faktu, że występują w niej wprawdzie dwie strony – organizator eventu oraz hotel – które mają względem siebie zarówno prawa, jak i obowiązki określone umową, jednak inny podmiot jest beneficjentem świadczenia z niej wynikającego. Jest to gość lub uczestnik wydarzenia, który pomimo iż nie brał udziału w zawieraniu umowy, będzie uprawniony do korzystania z usług hotelu na jej podstawie.

Podstawowe postanowienia
Praktyka pokazuje, że treść takich umów może być bardzo zróżnicowana. Jednym z wyróżników jest wielkości obiektu świadczącego usługi hotelowe oraz działanie w grupie. Dzieje się tak głównie dlatego, że sieciowe hotele muszą spełnić podwyższone, jednolite standardy, nałożone na nie przez centralę zarządzającą całą siatką obiektów. Zarządzający takimi obiektami są często bardziej świadomi zarówno konieczności, jak i sposobów zabezpieczenia własnych interesów.
Niezależnie jednak od rodzaju podmiotu świadczącego usługi hotelowe wszystkie umowy zaliczane do tej grupy zawierają charakterystyczne dla siebie postanowienia. Do takich zapisów można zaliczyć m. in.:

określenie stron umowy,
wskazanie podmiotów, na rzecz których mają być świadczone usługi przez hotel,
szczegółowe określenie przedmiotu umowy, w tym liczby oraz standardu pokoi, które mają być udostępnione,
określenie czasu trwania umowy,
określenie wynagrodzenia za świadczone usługi lub wskazanie podstaw jego obliczenia.

Z uwagi na to, że w ramach zawieranej umowy organizator eventu dokonuje z reguły rezerwacji dużej liczby miejsc, dysponuje on mocną pozycją negocjacyjną w rozmowach na temat warunków umowy, w tym przede wszystkim w zakresie cen. W przypadku organizowania dużej imprezy, o doniosłym charakterze, również hotelowi może zależeć, aby uczestniczyć w wydarzeniu, jako partner organizatora i z tego powodu można oczekiwać od niego korzystniejszej oferty. Znani goście i medialny event z reguły stanowią nieocenione narzędzie promocyjne.

Precyzja oczekiwań
Istotnym elementem umowy hotelowej winno być także precyzyjne i zarazem zrozumiałe dla obu stron sformułowanie oczekiwań oraz wymagań organizatora wobec hotelu. Wszelkie niejasności należy wyjaśniać na bieżąco, jeszcze przed podpisaniem umowy, a istotne dla stron warunki powinny znaleźć odzwierciedlenie w jej treści. Pozwoli to uniknąć nieporozumień, które podczas realizacji imprezy mogą nabrać ostrego charakteru, rzutując na komfort jej uczestników.
Pamiętać również należy, że każdy hotel ma określony standard, a dodatkowo może stosować specyficzne dla siebie, wewnętrzne przepisy. Nie zawsze więc, i nie wszystko, czego oczekuje organizator, będzie możliwe do wykonania w konkretnym obiekcie.

Nie ma schematu

Im bardziej skomplikowana struktura organizowanego wydarzenia, tym większą złożoność będzie miała treść umowy wiążącej strony. Do umowy można włączyć klauzule dotyczące poufności, odpowiedzialności stron, obowiązku zawarcia umów ubezpieczenia ryzyk, na które narażeni będą uczestnicy, odstąpienia i rozwiązania umowy, kar umownych, sposobu płatności wynagrodzenia, zabezpieczeń wykonania obowiązków, itd.
Każdy przypadek winien być traktowany indywidualnie, a przygotowanie umowy, nawet najprostszej, powinno być wynikiem analizy dostępnych zasobów i oczekiwań stron.
Dobrze przygotowana umowa będzie środkiem dyscyplinującym strony oraz zabezpieczeniem na wypadek nieprzewidywanych zdarzeń, zła zaś, zarzewiem konfliktów i początkiem końca współpracy.

Autorzy:

Grzegorz Choromański, partner i radca prawny Kancelarii Pałucki Trusiński, specjalizuje się w zapobieganiu konfliktom a także ich rozwiązywaniu w branży rozrywkowej.
Magdalena Jeziorska, aplikantka radcowska Kancelarii Pałucki Trusiński, interesuje się prawnymi aspektami organizacji eventów, ze szczególnym uwzględnieniem imprez sportowych.
Kancelaria: Pałucki Trusiński Prawo i Podatki, www.ptlegal.pl