I. DEFINICJE
Użytym w Regulaminie wyrażeniom należy przypisać następującą treść:
Organizator – Meeting Planner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-019), ul. Złota 9/30, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000313501, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, będąca organizatorem Konkursu, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Konkurs – skierowane do Uczestników wydarzenie zatytułowane Kreatywny Roku Branży Eventowej, organizowane przez Organizatora cyklicznie, raz w roku kalendarzowym, na podstawie Regulaminu, w celu nagrodzenia Uczestników wybranych przez jury Konkursu tytułem, w zależności od kategorii, Kreatywny Roku Branży Eventowej i Młody Kreatywny Roku Branży Eventowej, ogłaszane każdorazowa za pośrednictwem Portalu.
Regulamin – niniejszy regulamin Konkursu.
Portal – strona internetowa Organizatora prowadzona pod adresem www.meetingplanner.pl, na której jest zamieszczony Regulamin, ogłaszany Konkurs oraz publikowane wyniki.
Strona internetowa konkursu – strona internetowa Organizatora poświęcona wyłącznie konkursowi MP Power Awards, prowadzona pod adresem www.mppowerawards.pl.
Uczestnik – osoba fizyczna, pełnoletnia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej konkursu zarejestrowała się w celu wzięcia udziału w Konkursie, a także zapoznała się i zaakceptowała Regulamin.
Jury Konkursu – zespół arbitrów powołany w związku z przeprowadzeniem Konkursu, działający na podstawie przygotowanego przez Organizatora regulaminu, którego zadaniem jest przygotowanie briefów oraz wyłonienie – spośród Uczestników – Kreatywnego Roku Branży Eventowej, Młodego Kreatywnego Roku Branży Eventowej, osób wyróżnionych.
Brief – przygotowany przez Jury Konkursu dokument, zawierający założenia, na podstawie których Uczestnik, startujący w kategorii drugiej, zobowiązany jest sporządzić koncepcję kreatywną.
Gala Finałowa – uroczystość, w trakcie której następuje ogłoszenie wyników Konkursu, nadanie tytułów oraz wręczenie nagród.
Kreatywny Roku Branży Eventowej – tytuł nadawany Uczestnikowi wybranemu przez Jury Konkursu, jako zwycięzcy Konkursu w kategorii pierwszej.
Młody Kreatywny Roku Branży Eventowej – tytuł nadawany Uczestnikom wybranym przez Jury Konkursu, jako zwycięzcom Konkursu w kategoriach drugiej.
II. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Konkurs jest prowadzony na zasadach określonych w Regulaminie, zgodnie z przepisami prawa polskiego.
2. Konkurs ogłaszany jest za pośrednictwem Portalu.
3. Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora oraz w Portalu i na stronie konkursu. Przed wzięciem udziału w Konkursie Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem. Wzięcie udziału w Konkursie jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu, co będzie zaznaczone w procesie rejestracji.
4. Konkurs przeprowadzany jest w celu stworzenia profilu zawodowego w branży eventowej, pod nazwą „kreatwny branży eventowej” oraz jego popularyzacja w tej branży.
5. Celem nadrzędnym Konkursu jest promocja kreacji w branży eventowej, wartości, narzędzi i działań event marketingu.
6. Celem Konkursu jest również dotarcie do studentów i osób niezwiązanych z branżą eventową oraz wyłonienie osób kreatywnych z potencjałem do pracy na stanowisku „kreatywny branży eventowej”.
7. Celem bezpośrednim Konkursu jest nagrodzenie najlepszych Uczestników, wybranych przez Jury Konkursu, w zależności od kategorii, na podstawie przygotowanych przez Uczestników koncepcji kreatywnych zrealizowanych projektów eventowych lub koncepcji kreatywnych przygotowanych zgodnie z założeniami Briefu.
III. FINANSOWANIE KONKURSU
Konkurs jest finansowany ze środków własnych Organizatora oraz środków pozyskanych od sponsorów/partnerów Konkursu.
VI. KATEGORIE KONKURSU
Konkurs jest przeprowadzany w następujących dwóch kategoriach, wyodrębnionych ze względu na stopień doświadczenia zawodowego Uczestników w branży eventowej:
Kategoria pierwsza – Kreatywny, dla Uczestników pracujących na stanowisku „kreatywny branży eventowej” lub innym, na którym wymagane jest posiadanie takich samych umiejętności i doświadczenia.
Kategoria druga – Młody Kreatywny, dla Uczestników do 26. roku życia, pracujących w branży lub niezwiązanych z branżą eventową, studentów, stawiających pierwsze kroki w branży eventowej.
V. CEL KONKURSU
Rozstrzygnięciem Konkursu będzie wybór dokonany przez Jury Konkursu spośród Uczestników, osób, którym zostanie nadany tytuł, w zależności od kategorii i miejsca, Kreatywnego Roku Branży Eventowej lub Młodego Kreatywnego Roku Branży Eventowej.
VI. UCZESTNICY KONKURSU
1. Uczestnikami Konkursu, z uwzględnieniem postanowień punktu VI, mogą być:
a) w kategorii pierwszej – osoby fizyczne, które są zatrudnione w agencjach eventowych, incentive travel, ambientowych, marketingowych, biurach Destination Management Company, Professional Congress Organizers lub freelancerzy, którzy na zlecenie osób trzecich przygotowały koncepcję kreatywną eventu, na podstawie której zostało zrealizowane (lub miało być zrealizowane) – w terminie od 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2023 r. – przedsięwzięcie z zakresu event marketingu;
b) w kategorii drugiej – osoby fizyczne do 26. roku życia, które nigdy nie pracowały na stanowiskach związanych z kreacją.
2. W Konkursie nie mogą brać udziału ani pracownicy Organizatora, ani jego przedstawiciele.
VII. ZGŁOSZENIA
1. Osoby zainteresowane udziałem w Konkursie powinny:
a) wypełnić formularz zgłoszeniowy;
b) załączyć pliki tekstowe lub/i graficzne, w których zawarta będzie koncepcja kreatywna – podstawa oceny w Konkursie.
2. W kategorii pierwszej obligatoryjnymi elementami zgłoszenia są:
a) sporządzone przez Uczestnika koncepcje kreatywne dotyczące trzech projektów, w tym minimum dwa z nich muszą być zrealizowane (termin realizacji od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 roku),
b) obligatoryjnym elementem zgłoszenia jest dokumentacja (np. zdjęciowa) przynajmniej dwóch zrealizowanych projektów na podstawie koncepcji kreatywnej Uczestnika
c) przedstawienie założeń do każdej koncepcji / realizacji, otrzymanych przez Uczestnika od klienta,
d) uzasadnienie wyboru projektów przez Uczestnika,
e) wypełniony formularz zgłoszeniowy.
3. W kategorii drugiej obligatoryjnymi elementami zgłoszenia są:
a) koncepcja kreatywna przygotowana przy uwzględnieniu założeń zawartych w jednym z trzech briefów, wybranym przez Uczestnika według własnego uznania,
b) prezentacja kandydata (maksimum jeden slajd lub jedna strona),
c) wypełniony formularz zgłoszeniowy.
4. Zgłoszenia we wszystkich kategoriach są bezpłatne.
5. Prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego wymaga:
a) podania w ramach formularza zgłoszeniowego imienia i nazwiska zgłaszającego, określenia jego statusu zawodowego, podania nazwy firmy i stanowiska (jeżeli ten punkt dotyczy zgłaszającego), nazwy szkoły lub uczelni (jeżeli ten punkt dotyczy zgłaszającego), adresu email, telefonu kontaktowego;
b) zaakceptowania Regulaminu.
6. Osoba wypełniająca formularz zgłoszeniowy oświadcza, że:
a) dane podane przez nią są zgodne z prawdą;
b) wykorzystanie danych i informacji zawartych w zgłoszeniu nie narusza prawa, dobrych obyczajów, ani jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej.
7. Błędne wypełnienie formularza rejestracyjnego, brak jednego z elementów obligatoryjnych w zgłoszeniu lub przesłanie prac po upływie terminu zgłoszenia powoduje, że zgłoszenie nie zostanie przyjęte. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia, jeżeli zachodzi uzasadniona obawa naruszenia prawa, dobrych obyczajów, lub jakichkolwiek praw i dóbr osób trzecich lub tajemnicy handlowej, lub z innych uzasadnionych przyczyn.
8. Podstawą odmowy przyjęcia zgłoszenia jest również zgłoszenie w nieodpowiedniej kategorii.
9. Zgłoszenia mogą być dokonywane w języku polskim i angielskim.
VIII. JURY I OCENA ZGŁOSZEŃ
1. Jury Konkursu liczy co najmniej 9 osób i składa się z osób wywodzących się spośród: marketerów, pracowników agencji eventowych oraz przedstawicieli Organizatora.
2. Jury Konkursu dokonuje oceny zgłoszeń podczas obrad, w trakcie których Jury Konkursu wyłania Uczestników nominowanych do tytułu Kreatywny Roku Branży Eventowej i Młody Kreatywny Branży Eventowej; a następnie spośród nominowanych wybiera zwycięzcę.
Jury Konkursu zastrzega sobie prawo do nieprzyznania tytułu w poszczególnych kategoriach.
Jury Konkursu zastrzega sobie prawo do przyznania wyróżnienia.
3. Jury Konkursu ocenia zgłoszenia według swojego swobodnego uznania, znajomości branży eventowej i marketingowej oraz obszaru kreacji. Łączna ocena każdego zgłoszenia w podziale na kategorie, w zakresie pomysłu i koncepcji kreatywnej Uczestnika, opiera się na połączeniu ocen następujących elementów składowych:
Kategoria pierwsza: atrakcyjność, innowacyjność, oryginalność, spójność z charakterem marki i profilem działalności klienta (60%), realizacja celu wydarzenia (20%), dobór środków w stosunku do założeń i realizacja Briefu (10%), referencje klienta i uzasadnienie wyboru prac (10%).
Kategoria druga: atrakcyjność, innowacyjność, oryginalność, spójność z charakterem marki i profilem działalności klienta (60%), zrozumienie Briefu (20%), stopień realności realizacji projektu (10%), źródła (10%).
4. Decyzja Jury Konkursu jest ostateczna.
IX. NAGRODY
Zwycięzcy w poszczególnych kategoriach zostaną nagrodzeni:
1. w kategorii pierwszej – tytułem Kreatywny Roku Branży Eventowej oraz statuetką Konkursu
2. w kategorii drugiej – tytułem Młody Kreatywny Roku Branży Eventowej oraz statuetką Konkursu.
X. OGŁOSZENIE WYNIKÓW KONKURSU
1. Ogłoszenie wyników Konkursu oraz wręczenie nagród następuje podczas Gali Konkursowej.
2. Organizator informuje Uczestników o miejscu i terminie Gali Konkursowej zamieszczając wiadomość w Portalu, nie później niż na 14 dni przed wyznaczoną datą.
3. Organizator zastrzega sobie prawo opublikowania wyników Konkursu w środkach masowego przekazu, według swojego uznania oraz publikacji skrótów prac nadesłanych przez Uczestników w ramach zgłoszenia, celem uzasadnienia wyboru zwycięzców, z wyłączeniem materiałów objętych wyraźnym, pisemnym zastrzeżeniem autora, jako nie do publikowania.
XI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub jakichkolwiek praw osób trzecich (w szczególności dóbr osobistych, danych osobowych, praw autorskich oraz praw własności przemysłowej), w związku ze zgłoszeniem nadesłanym na Konkurs oraz ich wykorzystaniem na potrzeby Konkursu.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość lub rzetelność danych, informacji lub materiałów zawartych w zgłoszeniach.
3. Członkowie Jury Konkursu zobowiązują się do niegłosowania w kategorii, w której do konkursu przystąpił pracownik, współpracownik lub członek rodziny członka Jury Konkursu albo inna bliska mu osoba, co do której istnieje okoliczność tego rodzaju, że mogłaby wywołać uzasadnioną wątpliwość, co do bezstronności tego członka Jury Konkursu.
4. Członkowie Jury Konkursu zobowiązują się do niewykorzystywania zarówno w całości, jak i we fragmentach koncepcji kreatywnych zgłoszonych do konkursu przez Uczestników.
XII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ UCZESTNIKA
1. Wszelkie dane i informacje podane w formularzu zgłoszeniowym oraz wszelkie dane, informacje i materiały przekazane w ramach zgłoszenia, w szczególności składające się̨ na projekt zgłoszony do Konkursu, są̨ zgodne z prawdą, a ich wykorzystanie przez Organizatora nie naruszy powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub jakichkolwiek praw osób trzecich, w szczególności dóbr osobistych, prawa do ochrony danych osobowych, praw autorskich, praw własności przemysłowej, tajemnicy handlowej, itp. Jeżeli zgłoszenie i załączniki do zgłoszenia będą̨ zawierały informacje poufne – Uczestnik zobowiązuję się̨ do ich wskazania Organizatorowi, który nie jest uprawniony do ich publikowania i rozpowszechniania.
2. W przypadku wystąpienia wobec Organizatora przez osobę̨ trzecią z roszczeniami z tytułu naruszenia praw tej osoby poprzez korzystanie przez Organizatora z danych, informacji i materiałów, o których mowa powyżej, Uczestnik zobowiązuje się̨ zwolnić Organizatora z odpowiedzialności odszkodowawczej z tego tytułu.
XIII. POLA EKSPLOATACJI
Uczestnik wyraża zgodę̨ na korzystanie przez Organizatora z materiałów składających się̨ na zgłoszenie konkursowe (poza wskazanymi jako poufne), w szczególności składających na projekt zgłoszony do Konkurs, w tym na korzystanie z dowolnych fragmentów tych materiałów, na wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym wskazanych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a w szczególności w następującym zakresie:
a) działaniach informacyjnych i promocyjnych związanych z Konkursem Kreatywny Roku Branży Eventowej, które obejmować́ mogą̨: rozpowszechnianie wydawnictw oraz płyt zawierających prace, publiczne pokazy, prezentacje i wystawy, publiczne wyświetlanie, udostępnianie na stronach internetowych,
b) w celach szkoleniowych, obejmujących m.in. prezentacje w ramach szkoleń́ i prelekcji,
c) w celach promocji zwycięzców Konkursu.
XIV. DANE OSOBOWE
1. Administratorem danych osobowych podanych poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie www.mppowerawards.com jest Organizator.
2. Dane przetwarzane będą̨ w celu przeprowadzenia Konkursu.
3. Realizowanie praw wglądu, poprawiania, żądania zaprzestania przetwarzania, możliwe jest poprzez kontakt z Organizatorem pod adresem redakcja@meetingplanner.pl.
4. Dane podawane są̨ dobrowolnie, jednak ich niepodanie przez Uczestnika lub niewyrażenie przez niego zgody na ich przetworzenie celu przeprowadzenia Konkursu uniemożliwia wzięcie udziału Konkursie.
XV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Organizator nie zwraca zgłoszeń nadesłanych w związku z Konkursem.
2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany Regulaminu ogłaszane będą na Portalu i stronie internetowej konkursu.
3. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji, czy Uczestnicy postępują w sposób zgodny z Regulaminem. W tym celu może żądać od Uczestnika m.in. wyjaśnień lub podania określonych danych.