Ivetta Roczek: Organizacja wydarzeń sportowych w czasach obecnych

Organizacja jakiejkolwiek imprezy sportowej w obecnych czasach to naprawdę duże wyzwanie. Oczywiście wielu z was powie, że teraz łatwiej, bo nie trzeba się martwić choćby o publiczność – brak sprzedaży biletów, organizacji kiosków gastronomicznych, brak kontroli wejść, mniejsza ochrona i wiele innych aspektów z tym związanych oczywiście niestety zniknęło chwilowo z naszych punktów do organizacji wydarzeń.

Doszedł za to gigantyczny temat, jakim jest zdrowie wszystkich, którzy biorą udział w zawodach, organizują je, zapewniają transport. Opieka medyczna, testy, współpraca z laboratorium, nowe procedury. I jeszcze niestety stale i niezmiennie pilnowanie wszystkich, by dbali o siebie nawzajem. Serio? Nie wiem, co jest w tym takiego skomplikowanego, żeby pamiętać i nosić maseczki wszędzie, gdzie tylko to możliwe. By sportowcy zdejmowali je realnie tylko na rozgrzewki i potem na start w zawodach. Czemu od organizatora wymaga się, byśmy zadbali o komfort i zdrowie zawodników, a potem sami zawodnicy gwiazdorzą i muszą być na każdym kroku pilnowani, by maseczki nosić, a nie udawać, że zasłonięcie brody coś komukolwiek pomoże. Czemu trenerzy nie dbają o zdrowie własnych zawodników, czemu im też trzeba przypominać, jakie to ważne. To oczywiście nie jest tylko domena sportu – hasło „odpowiedzialność społeczna” wraca jak boomerang, tylko niestety wielu z nas ma na nią wyjątkowo silną odporność.

Ale czas wrócić do organizacji wydarzenia. Już w jednym z moich felietonów pisałam, jak czasy się zmieniły, jak świat, który stał dla nas otworem, teraz jest zamknięty. Dla sportowców w tej chwili każde zawody sportowe dające punkty kwalifikacyjne do Igrzysk Olimpijskich są na wagę złota. Czasu zostało mało, a większość tych wydarzeń ze względów pandemicznych jest odwołana.

Jednym z większych wyzwań, z jakimi borykają się teraz sportowcy, to podróż na dane zawody. Dostępność połączeń lotniczych, ich liczba, kierunki – mikroskopijne. Zawodnicy z Indii, Malezji, Sri Lanki borykali się zarówno z problemami wizowymi jak i ze znalezieniem samych połączeń. Jakim wyzwaniem dla nich jest organizacja powrotów – trochę nie wierząc we własne możliwości sportowe, często mają porezerwowane noclegi i samoloty na pierwszy realny dzień zawodów. Jest to też często kwestia kosztów. Podczas ostatnich zawodów liczba zmian w rezerwacjach hoteli, transferów, połączeń lotniczych – naprawdę wyzwanie konkretne.
Hotele rezerwowane na wyłączność, wyżywienie, gdzie oprócz samej diety pod kątem sportowców, musimy też myśleć o tym, jak je zapewnić, zorganizować tak by było smacznie, bezpiecznie, zgodnie z aktualnymi przepisami (które, jak sami wiecie, zmieniają się co chwila).

Wolontariat, znów jestem pełna szacunku i podziwu dla naszych wolontariuszy, też dla ich rodziców, którzy mimo całej sytuacji wierzą, że staniemy na wysokości zadania i zapewnimy bezpieczeństwo również tej grupie. Bez nich naprawdę żadna impreza nie istnieje. To wolontariusze często są duszą tych wydarzeń. Nie wyobrażam sobie imprez sportowych bez ich wsparcia.

Podziwiam sportowców za ich determinację – poziom stresu związany z udziałem w zawodach obecnie musi być ogromny. My jako organizatorzy mamy swój wysoki poziom stresu związany teraz głównie z bezpieczeństwem. Ale wierzę, że nadal dajemy i damy radę. Że jednak wszyscy nauczymy się żyć w tych realiach (już nie takich nowych), że nauczymy się dbać o siebie nawzajem, myśleć o konsekwencjach. Że sport przetrwa też tę ciężką próbę i za jakiś czas znów będziemy mogli wrócić na hale, stadiony i kibicować naszym faworytom.

Póki co zdrowia, spokoju i próby powrotu do naszych tradycyjnych Świąt Wielkanocnych. By zajączki i smaczne polskie potrwały nadal pojawiały się na Waszych stołach.

Autor: Ivetta Roczek, obecnie kieruje Sekcją Obsługi Wydarzeń w Dziale Sprzedaży i Obsługi Klienta w Muzeum Historii Żydów Polskich Polin w Warszawie
Cykl felietonów: O branży niepolitycznie

Ivetta Roczek, która od dwóch dekad organizuje wydarzenia o różnorodnej charakterystyce, wśród których są np. duże wydarzenia sportowe i międzynarodowe spotkania firmowe, bazując na swoim doświadczeniu współpracy z obiektami, agencjami eventowymi, biurami podróży, DMC i zleceniodawcami projektów, weźmie branżę pod lupę. Swoje spostrzeżenia przedstawi prosto z mostu, co ważne, bo w jej naturze leży postawienie jakiegoś ale… tam gdzie ciśnienie się ono na usta. Dlatego Ivetta będzie mówić w cyklu „o branży niepolitycznie”. Każdy pierwszy piątek miesiąca.