Ivetta Roczek: Od kulis…

Gala, koncert, konferencja, impreza sportowa – co wszystkie te wydarzenia łączy? Pewne elementy organizacyjne, które bez względu na rodzaj wydarzenia muszą się zadziać.

Każdy widzi zazwyczaj tylko efekt końcowy: scenę z artystami i piękną scenografią albo stadion oklejony brandingiem i wypełniony już sportowcami. Ale za tym efektem zawsze stoi sztab ludzi i ich ciężka praca.
Jak mantrę powtarzam, że, by zorganizować jakiekolwiek wydarzenie, należy sobie określić jego cele (i nasze też), a potem już tylko wystarczy do nich dążyć? Proste? Niekoniecznie. Czasem cele muszą zostać zweryfikowane, zmniejszone nasze oczekiwania. Niemniej jednak efekt końcowy zależny jest od wielu elementów, których na koniec nikt w zasadzie nie zauważy.

Lubię tę moją pracę na tzw. backstagu;-) Nie lubię świateł reflektorów, czerwonych dywanów, ścianek do „lansu”, studia na wywiady – to nie mój świat. Ale lubię oglądać jak „gwiazdy” przystają przy tych ściankach i mają piękne tło, świetne oświetlenie; jak w studiu sportowym widać elementy, które dodają mu splendoru, podkreślają rangę imprezy – detale, drobnostki, które tworzą całość.
Piękna scena z ekranami ledowymi, oświetleniem efektowym, dekoracjami, kwiatami czy też stadion piłkarski, gdzie na każdym rogu widzisz ciekawe logotypy wydarzenia, branding podkreślający jego rangę (i nie mówię tu o reklamach sponsorów), wyklejone efektownie witryny drzwi hotelowych gdzie mieszkają sportowcy – te elementy tworzą efekt zarówno wizualny ale też i jakościowy.

Intrygująca autoreklama w autobusie komunikacji miejskiej, przyciągający wzrok kolorowy bus wiozący nasze reprezentacje sportowe, punktualnie kursujący transport autokarowy podczas wydarzenia – widoczny pod względem wizerunkowym, ale dopóki wszystko działa nikt nie zdaje sobie sprawy, jaki jest ważny.
Profesjonale powitanie w hotelu, właściwie przygotowane listy zakwaterowania, sprawna obsługa i informacja przy kwaterowaniu, plan wyżywienia, dobre i smaczne menu – znów, wiele osób korzysta, ale dopóki są przygotowane na wysokim poziomie nasi goście po prostu korzystają z tych usług.
Wolontariat – każdy wie, jaki jest ważny przy organizacji wydarzeń. Ale dobry wolontariat to uśmiechnięci wolontariusze, wyposażeni nie tylko w strój, ale i wiedzę, przeszkoleni i świadomi swoich obowiązków.

Komunikacja – ach, to już w ogóle temat rzeka ;-) Bez niej żadne wydarzenie nie ma prawa istnieć.
Logistyka – zakupy, meble, dostawy, montaże… jak to ostatnio stwierdził pewien Lider Zespołu – wiemy, że potrzebny nam jest długopis, ale jaki to ma być długopis? z logotypem? w kolorze? oprócz pisania jaki jest jego cel? jaki cel chcemy dzięki niemu osiągnąć? gdzie ma być? kiedy? kto go dostarczy?...

To chyba piękne podsumowanie dla tego materiału. Prześlizgnęłam się tu tylko po paru hasłach związanych z organizacją wydarzeń, wszyscy widzą efekt końcowy, efekt, którzy zależy od sztabu ludzi i ich pracy zespołowej. Od kreatywności, wiedzy, planowania długoterminowego. Od określania celów i metod, by je zrealizować. Od ludzi, którzy to z nami będą realizować, czasem będą odpowiadać za ten efekt wizerunkowy, a czasem mają tylko po prostu zamontować baner reklamowy. Każdy z nich jest ważny, każdego z nich praca ma wielki wpływ na ten cel, który postawiliśmy sobie na starcie. I nie zamierzam tu Wam teraz opowiadać o pracy każdego z nich – zostawię tę naszą pracę za kulisami… A Wy doceńcie efekt końcowy – to najlepsza nagroda.

Autor: Ivetta Roczek, obecnie kieruje Sekcją Obsługi Wydarzeń w Dziale Sprzedaży i Obsługi Klienta w Muzeum Historii Żydów Polskich Polin w Warszawie
Cykl felietonów: O branży niepolitycznie

Ivetta Roczek, która od dwóch dekad organizuje wydarzenia o różnorodnej charakterystyce, wśród których są np. duże wydarzenia sportowe i międzynarodowe spotkania firmowe, bazując na swoim doświadczeniu współpracy z obiektami, agencjami eventowymi, biurami podróży, DMC i zleceniodawcami projektów, weźmie branżę pod lupę. Swoje spostrzeżenia przedstawi prosto z mostu, co ważne, bo w jej naturze leży postawienie jakiegoś ale… tam gdzie ciśnienie się ono na usta. Dlatego Ivetta będzie mówić w cyklu „o branży niepolitycznie”. Każdy pierwszy piątek miesiąca.