W teorii każdy z ponad 1800 hoteli w Polsce może zaoferować organizację i obsługę spotkań o charakterze konferencyjno-bankietowym. W praktyce wszystko zależy od wielkości imprezy.
Kameralne, kilkunastoosobowe spotkania mogą mieć miejsce w sali śniadaniowej, a taką zgodnie z przepisami kategoryzacyjnymi, dysponuje każdy hotel. Większe imprezy, na kilkadziesiąt do około stu osób, jest w stanie zorganizować we własnym zakresie ok. połowy hoteli w Polsce.
W profesjonalny sposób obsłużyć imprezy duże, na ponad 100, kilkaset, czy nawet ponad tysiąc osób, może co najwyżej 5-7 proc. funkcjonujących w naszym kraju hoteli. W Polsce co roku odbywa się co najmniej kilka tysięcy spotkań i bankietów, od małych, kilkuosobowych, lokalnych spotkań, poprzez imprezy o zasięgu regionalnym, ogólnopolskim, po międzynarodowe. Jeśliby doliczyć do tego wesela, czy studniówki, które coraz częściej mają miejsce właśnie w hotelach, to okazuje się, że jest to całkiem spory rynek. I to rynek niezły, mimo obecnych, związanych z kryzysem cięć budżetów firm i instytucji.
W ub.r. liczba spotkań, szkoleń, konferencji, czy kongresów, zmniejszyła się szacunkowo o ponad 30 proc., a pozostałe były organizowane przy pomocy niższych niż zakładano budżetów. Trudno oszacować o ile zmniejszyły się przychody branży z tego tytułu i kto najwięcej stracił. Na pewno straciły te obiekty, które wydawałoby się, posiadając ugruntowaną pozycję na rynku, prowadziły mało elastyczną politykę cenową i zachowawczą strategię marketingową. Paradoksalnie wiele zyskały, czy wręcz wykreowały się obiekty mniejsze, które potrafiły się wyróżnić i z powodzeniem, za mniejsze pieniądze, potrafiły zaspokoić potrzeby organizatorów konferencji. A ci, niejako odwrotnie proporcjonalnie do mniejszych budżetów pozostających w ich dyspozycji, zwracali szczególną uwagę na jakość świadczonych usług. I chociaż gestorom obiektów trudno, w czasie, nie tyle może zahamowania, co wystudzenia inwestycji, myśleć o ich rozbudowie, to częstokroć miała ona miejsce. Czego najlepszym przykładem jest rozbudowa centrum konferencyjnego w hotelu Ossa przez Grupę Trip.
Wiele z oddawanych obecnie do eksploatacji lub wznoszonych hoteli w rzeczywistości dysponuje rozbudowaną częścią konferencyjną, a większość inwestorów podkreśla fakt posiadania pomieszczeń konferencyjnych. I – na co warto zwrócić uwagę - dotyczy to nie tylko obiektów wznoszonych pod szyldami międzynarodowych grup hotelowych. W dużym uproszczeniu można przyjąć, że po modzie na SPA, gdy zarówno te obiekty, które to SPA w rzeczywistości miały, jak i hotele, które takiego centrum zdrowia i relaksu nie miały, próbowały marketingowo (chociażby w nazwie) zdyskontować popularność hasła, powróciła moda na konferencje.
Na szczęście „moda” podparta najczęściej faktami. Bo poza nowymi obiektami, wiele już istniejących modernizuje lub rozbudowuje część bankietowo-konferencyjną. Są to przede wszystkim inwestycje w wielkość pomieszczeń, mobilność ich powierzchni (dzielenie na mniejsze obszary), poprawę ich funkcjonalności, klimatyzację, sprzęt audio-wizualny, czy chociażby meble. W ślad za tym idą inwestycje w zaplecze gastronomiczne, które musi dostosować się do obsługi większej liczby gości oraz w zaplecze rekreacyjne, czyli baseny, czy wspomniane kompleksy SPA&Wellness. Wracając na koniec do marketingu, czy też promocji sprzedaży ośrodków konferencyjnych, to warto odnotować coraz liczniejsze powstawanie miejskich i wojewódzkich convention bureau, które w myśl powiedzenia w jedności siła, wspólnie zabiegają o klientów. Klientów, którymi potem „dzielą” się poszczególni członkowie tych organizacji.
Andrzej Szafrański, fot. MTP
Obiekty konferencyjne – inwestycje mimo kryzysu
