Podsumowanie roku: agencje eventowe

Rok 2020 był rokiem zmian, wymagających od branży przestawienia myślenia o komunikacji, w szczególności organizacji eventów. Wymagało to od agencji odpowiedniej zwinności, otwartości oraz umiejętności szybkiego zaadaptowania się do nowych wymogów związanych ze zmieniającymi się potrzebami klientów. Kluczowe dla przetrwania bądź też ugruntowania pozycji rynkowej było rozszerzenie oferty o narzędzia i kompetencje wykraczające poza klasyczne, stacjonarne wydarzenia.
Rok 2020 podsumowuję przedstawiciele agencji eventowych

• Anna Gogacz, Allegro Brand Experience Agency: Eventy hybrydowe staną się codziennością
• Norbert Kabaczyński, Agencja Don’t Worry: Branża eventowa potrzebuje systemowego wsparcia, i to jak najszybciej
• Grzegorz Kuć, 10Team: Pandemia pozytywnie zweryfikowała merytorycznie i jakościowo nasz zespół
• Aneta Radzimirska, Idea Creative Group: Świat eventów zmierza do częściowej digtalizacji
• Dawid Sobieraj, Gawra Warszawska: Odrobiliśmy tę lekcję ekspresowo i bardzo sumiennie
• Artur Ucher, Imagine Nation: Firmy, dla których research & development nie były obce, szybko przestawiły się na nowe tory

Anna Gogacz, general manager, Allegro Brand Experience Agency:
Eventy hybrydowe staną się codziennością

Rok 2020 był niewątpliwie rokiem zmian, wymagających od branży przestawienia myślenia o komunikacji, w szczególności organizacji eventów. Większą siłę zyskała komunikacja skierowana do pracowników, którzy potrzebowali odpowiedniej motywacji w związku z nowymi warunkami zatrudnienia i pracą zdalną. Wyzwaniem była więc konieczność dostosowania się, ale koniec końców właśnie za to docenili nas klienci, którym byliśmy w stanie szybko zaproponować nowe technologie i rozwiązania. Jednym z najważniejszych narzędzi, do których udało nam się przekonać klientów, była nasza aplikacja Atool do organizacji eventów hybrydowych i online, którą wprowadziliśmy na rynek długo przed pandemią. Dzięki niej udało nam się poszerzyć nasze kompetencje wokół brand experience, co zauważyła również redakcja Media & Marketing Polska w Raporcie Agencje Eventowe 2020, doceniając nas za „nieustanny rozwój”. To wyróżnienie utwierdziło nas w przekonaniu, że idziemy w dobrym kierunku. Łączenie świata offline i online to nowe, ale bardzo rozwijające dla branży doświadczenie, które na stałe wpisze się w kanon komunikacji marketingowej. Oczywiście wszyscy czekamy na stabilizację sytuacji i powrót spotkań na żywo, nic bowiem nie zastąpi emocji podczas koncertu, festiwalu czy gali offline. Będzie to jednak powrót do „new-normal”, a eventy hybrydowe staną się codziennością, ponieważ branża już nauczyła się w nich uczestniczyć i zauważyła ich zalety. Jesteśmy gotowi na współtworzenie tej nowej rzeczywistości i patrzymy na nią z ciekawością oraz nadzieją. Przede wszystkim tej nadziei życzę całej branży MICE, którą pandemia dotknęła szczególnie mocno. Ale w te Święta chociaż na chwilę spróbujmy być offline, niech będą czasem odpoczynku, który pozwoli nam wejść w 2021 z nową dawką motywacji i inspirujących pomysłów.

Norbert Kabaczyński, CEO, Agencja Don’t Worry: Branża eventowa potrzebuje systemowego wsparcia, i to jak najszybciej

Nie będzie dla nikogo zaskoczeniem, gdy powiem, że 2020 rok to najdziwniejszy w historii mojej 15-letniej aktywności zawodowej. I to niestety w tym najgorszym aspekcie. Pandemia spowodowała, że sektor naszych usług praktycznie został zmieciony z rynku, a tradycyjna formuła eventów z dnia na dzień przestała istnieć. W wymiarze finansowym, dla wielu podmiotów z branży oznaczało to śmierć przez wykrwawienie. Nasza branża przeszła całkowitą selekcję, na rynku pozostali tylko najwytrwalsi gracze, w większości duże agencje, które strukturalnie posiadały kapitały rezerwowe, dzięki którym były w stanie obsługiwać swe zobowiązania. Dla małych podmiotów, już pierwsze tygodnie pandemii były prawdziwym gwoździem do trumny.
Klienci, chcąc nie chcąc, musieli ograniczyć swą aktywność biznesową do minimum, wprowadzić kryzysowe zarządzanie budżetami, a zaplanowane dużo wcześniej decyzje, w tym te dotyczące eventów, zostały zmodyfikowane lub odłożone na później. W obliczu zagrożenia epidemicznego rozrywka przeszła na dalszy, by nie powiedzieć ostatni plan. I o ile nie sposób jest dziwić tym klientom, którzy przecież walczą nie tylko o swoje „być albo nie być”, ale także o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, o tyle wciąż niezrozumiałym pozostaje brak wsparcia ze strony rządu, który zdaje się nie widzieć, że nasz sektor usług z dnia na dzień obumiera. Branża eventowa potrzebuje systemowego wsparcia, i to jak najszybciej.
Jeśli chodzi o społeczny aspekt, to bezsprzecznie ludziom brakuje spotykania się ze sobą. Jesteśmy zmęczeni izolacją, monitorami komputerów i wideokonferencjami. Tradycyjnej formy spotkań nie da się zastąpić technologią, może ona być tylko narzędziem wspierającym, ale nie może równać się z prawdziwymi relacjami interpersonalnymi i spotkaniami na żywo. To dotyczy zarówno sfery prywatnej, jak i biznesowej. Zaczynamy dostrzegać, że firmy budzą się powoli z marazmu i przenoszą swoje działania do sieci. My, wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, również przekształcamy naszą ofertę i stawiamy na eventy online. Mamy nadzieję jednak, że jak najszybciej wrócimy do tych klasycznych formatów wydarzeń, bo naszym zdaniem one nigdy nie przestaną być atrakcyjne.

Grzegorz Kuć, business partner, 10Team:
Pandemia pozytywnie zweryfikowała merytorycznie i jakościowo nasz zespół

Pandemia dla wielu agencji oznaczała dramat – ograniczenie lub zamknięcie biznesu, zwalnianie pracowników, utratę klientów i przychodów rzędu 80-90 proc. Dla wielu beneficjentów państwowej pomocy – szansę na przetrwanie. Dla jeszcze innych oznaczała mimo wszystko szansę, której być może wcześniej nie było – na zatrzymanie się na chwilę, spojrzenie na swój biznes z dystansu i wyciągnięcie wniosków. To grupa firm elastycznych, otwartych, odważnych, myślących perspektywicznie. Wydaje się, że jesteśmy w tej trzeciej grupie.
Choć kosztowało to nas i nasz zespół wiele wyrzeczeń, paradoksalnie uważam, że pandemia nam w pewien sposób pomogła. Oczywiście, jak większość firm zostaliśmy mocno poturbowani (spadek przychodów o ponad 70 proc.), ale utrzymaliśmy (a nawet powiększyliśmy) zespół i szybko rozwinęliśmy nowe kompetencje. Zobaczyliśmy, gdzie jest nasz nieodkryty potencjał, odkryliśmy nowe kierunki biznesowe. Pandemia pozytywnie zweryfikowała merytorycznie i jakościowo nasz zespół. Po raz kolejny okazało się, że w biznesie istnieje coś takiego jak dusza firmy. Przekonaliśmy się, że w tych trudnych czasach TEAM jest największą wartością, jaką firma może mieć. Mogę powiedzieć, że nie zmarnowaliśmy tego czasu i stworzyliśmy silne podwaliny do konkretnego skoku w 2021.
Uważam, że dla biznesu w 2021 kluczowe będzie przełamanie bariery strachu i niepewności. Kluczem do przywrócenia „normalności” będzie szczepionka, która bardziej niż efekt zdrowotny przyniesie efekt psychologiczny – będzie to przede wszystkim potężny zastrzyk optymizmu. To z kolei spowoduje, że skończymy z decyzyjnym lockdownem. Na pewno świat będzie wyglądał inaczej niż przed pandemią, ale wierzę, że jedno się nie zmieni, że spotkania na żywo, kawa z klientem czy event nadal będą esencją naszego biznesu.

Aneta Radzimirska, CEO, Idea Creative Group:
Świat eventów zmierza do częściowej digtalizacji

Branża spotkań znalazła się nad krawędzią, a przetrwanie na rynku wymagało od firm odpowiedniej zwinności, otwartości oraz umiejętności szybkiego zaadaptowania się do nowych wymogów związanych ze zmieniającymi się potrzebami klientów. Kluczowe dla przetrwania bądź też ugruntowania pozycji rynkowej było rozszerzenie oferty o narzędzia i kompetencje wykraczające poza klasyczne, stacjonarne wydarzenia.
Tym samym zyskiwały te firmy, które potrafiły szybko i elastycznie dokonać zmian w swojej strukturze, otworzyć się na nowe kompetencje, koncepcje oraz nowe pomysły. Warto podkreślić, że pozyskanie odpowiedniej wiedzy, know-how i kompetencji w zakresie czy to nowej usługi, czy też nowego obszaru działalności to nierzadko długotrwały i ustawiczny proces. Dlatego firmy postawiły na ten obszar rozwoju, który poza MICE już w jakimś stopniu funkcjonował w ich otoczeniu biznesowym przed Covid-19.
Dzięki współpracy z branżami farmaceutycznymi oraz bankami mieliśmy okazję na długo przed pandemią realizować spotkania hybrydowo. To dzięki temu bardzo szybko odnaleźliśmy się w cyfrowej rewolucji i wprowadziliśmy kilkanaście korporacji do Wirtualnego Studia, produkując wydarzenia online na bardzo innowacyjnym poziomie zyskując tym samym uznanie korporacji dla tego rodzaju spotkań i możliwości komunikacji ze swoimi grupami docelowymi.
Osobiście uważam, że w przyszłym roku - szybciej niż sądziliśmy - wrócimy do organizacji formatu spotkań i wydarzeń stacjonarnych oraz hybrydowych. Dostępność szczepionek i mobilizacja w korporacjach do ich zastosowania spowoduje, że część klientów powróci do starych nawyków i rozwiązań offline, część zdecyduje się pozostać przy nowej, sprawdzonej formie online, która - z uwagi na swój charakter - jest bardziej optymalna kosztowo i pod wieloma innymi względami wygodniejsza. Część zdywersyfikuje swoje projekty na częściowo online, a częściowo offline.
Choć są obszary, w których wirtualna rzeczywistość zagości na długo, to jednak są i takie, w których nie ma na to ani przestrzeni ani zgody - klientów końcowych, pracowników, partnerów biznesowych, jak również samych korporacji oraz agencji. Dokąd zmierza zatem świat eventów? W moim odczuciu do częściowej digitalizacji w ramach wybranych spotkań dla wybranych grup docelowych.

Dawid Sobieraj, dyrektor zarządzający, Gawra Warszawska:
Odrobiliśmy tę lekcję ekspresowo i bardzo sumiennie

Rok 2020 zamykamy z nieśmiałym optymizmem. Po niezwykle trudnych miesiącach zamknięcia naszej branży informacje płynące z mediów pozwalają nam patrzeć na rok 2021 w perspektywie powrotu do względnie normalnej pracy.
Mijający rok był dla nas ekspresową lekcją, którą nasza agencja, ale myślę, że i wiele innych, odrobiło bardzo sumiennie. Pokazaliśmy, że potrafimy odnaleźć się w niezwykle trudnych warunkach, znaleźć ciekawe eventowe i marketingowe rozwiązania podczas lockdownu.
Największym wyzwaniem stał się czas, dynamika zmian była ogromna. Ale i tutaj po raz kolejny pokazaliśmy, jak kreatywni i profesjonalni ludzie pracują w branży eventowej.
Oczywiście, dla nas ten rok okupiony był ogromnym stresem, zaczynając od marca, w którym praktycznie w jeden tydzień, byliśmy zmuszeni do „wyczyszczenia” naszego kalendarza realizacji. Ominął nas sezon wiosennych spotkań firmowych, wyjazdów integracyjnych i pikników. Lato, podczas którego mieliśmy obsługiwać strefy dla naszych klientów na największych krajowych festiwalach. Jesienią ogromną przyjemność sprawiła nam organizacja kilku mikro wyjazdów dla kameralnych grup, jednak za chwilę ponownie musieliśmy się zmierzyć z lockdownem.
Nasz zespół w tym czasie nie siedział z założonymi rękoma. W roku 2020 zrealizowaliśmy kilkanaście mniejszych i większych konferencji, dzień dziecka dla blisko 1000 maluchów, a wszystko to w formule online.
Nie zmienia to jednak faktu, że słyszymy wyraźny głos naszych klientów, którzy bardzo chcą powrotu do spotkań, wyjazdów, konferencji, koncertów, interakcji z innymi ludźmi. Myślę, że po pierwszej fali pracy home office jesteśmy już wszyscy tym niesamowicie zmęczeni i z nadzieją spoglądamy na 2021 wierząc, że będzie rokiem w którym zrealizujemy mnóstwo eventów ale już tych „naszych” na żywo.

Artur Ucher, prezes zarządu, Imagine Nation:
Firmy, dla których research & development nie były obce, szybko przestawiły się na nowe tory

To, że świat ze względu na rewolucję cyfrową w ostatnich latach przyśpieszył, zdążyliśmy już zrozumieć, zaakceptować i przyzwyczaić się do tej myśli. Kolejnymi skutkami tejże rewolucji była intensyfikacja zmian, jakie zachodzą na wielu płaszczyznach naszego życia. Począwszy od płaszczyzny społeczno-politycznej, na której za sprawą mediów wybrzmiewają bodaj najgłośniej, poprzez zmiany w procesach kulturowych czy edukacyjnych. I jak pisał w swoich ostatnio głośnych książkach Yuval Noah Harari, bez umiejętności elastycznego i szybkiego dostosowywania naszej wiedzy do zachodzących zmian, nie da się dotrzymać światu kroku. Pandemia, która w sposób brutalny jeszcze mocniej przyspieszyła i tak dynamiczne już zmiany, nadała temu myśleniu nadzwyczaj wyrazisty obraz.
Oto bowiem firmy eventowe stanęły przed niespotykanymi dotychczas trudnościami. Zdarzenia, jakimi są spotkania, dzięki którym nasza branża powołana była do życia, zostały prawie zakazane. Ale, czymże jest życie eventowca, jeżeli nie ciągłym poszukiwaniem i walką z trudnościami właśnie? W myśl tak postawionej tezy wszystkie firmy, które na co dzień prowadziły aktywny rozwój własnych usług i kompetencji, dla których research & development nie były obce, szybko przestawiły się na nowe tory i niejako z marszu zaczęły oferować nowe usługi – jak choćby spotkania w digitalu. Wszystkie pozostałe, które wcześniej obrały jeden kierunek rozwoju czy specjalizacji i w ostatnich latach skupiły się wyłącznie na jego intensyfikacji, przeżywają dziś bardzo trudny czas.
Wyczekując kolejnych zmian i starając się do nich dostosowywać, pamiętajmy jednak o jednym. W ostatnich trzech dekadach udało nam się jako społeczeństwu w pewnym stopniu materialnie nasycić. W związku z tym zaczęliśmy koncentrować swoje zainteresowania bardziej na przeżywaniu, niż posiadaniu. To dlatego w ostatnich latach doświadczyliśmy tak szybkiego rozwoju usług event marketingowych zorientowanych z jednej strony na doświadczenia marki w jej autentycznym kontekście, z drugiej zaś – na zmianach zachodzących w kulturze i sposobie wykonywania pracy. W obu przypadkach główną rolę odgrywa czynnik żywej międzyludzkiej interakcji i doświadczania, które w okresie pandemii zostały tak skutecznie zakłócone. Śmiem twierdzić, że wraz z końcem pandemii, obie te potrzeby odżyją ze zdwojoną siłą. Dlatego jestem przekonany, że z obecnej sytuacji wyjdziemy poturbowani, ale o wiele mądrzejsi i lepiej przygotowani na nowe, kolejne zmiany.