Obiekty zabytkowe mają swoją specyfikę. Organizacja spotkań w tego typu miejscach może podlegać pewnym ograniczeniom o charakterze prawnym bądź ubezpieczeniowym, wynikającym głównie z ustawy o ochronie zabytków. Z drugiej strony, obiekty te posiadają niezwykłe walory historyczne, architektoniczne czy estetyczne, które stanowią o ich dużej wartości dla organizatorów i uczestników spotkań.
Obiekty zabytkowe czyli zamki, pałace, dwory, ale i również stare kamienice oraz młyny, są coraz częściej adoptowane do pełnienia funkcji konferencyjnych. W krajach zachodnich, tj. Francja, Włochy - gospodarzami obiektów zabytkowych są przeważnie potomkowie dawnych właścicieli, tradycyjnie związani z danym miejscem. U nas, sytuacja z oczywistych względów historycznych wygląda inaczej. Jeszcze całkiem niedawno formalnymi właścicielami obiektów zabytkowych były instytucje państwowe. W warunkach gospodarki rynkowej własność obiektów zabytkowych coraz częściej przechodzi z sektora publicznego do prywatnego. Nowi właściciele, przejmując zabytkowe obiekty muszą również liczyć się z wzięciem odpowiedzialności za ich dalsze utrzymanie.
Zakup obiektu zabytkowego często łączy się ze stosunkowo niewielkimi kosztami, natomiast zachowanie go w dobrym stanie wymaga znacznych nakładów. Znane są nieudane przejęcia zabytków przez prywatnych inwestorów. Smutnym przykładem może być niedawny przypadek XV-wiecznego Pałacu w Bożkowe, niegdyś jednego z najlepiej utrzymanych zabytków na Dolnym Śląsku. Pięć lat temu, gdy został sprzedany w ręce prywatnego inwestora, planowano otworzenie w nim hotelu i centrum konferencyjnego. Inwestor jednak zmuszony był z przyczyn finansowych wycofać się z tej inwestycji. Pozostawiony samemu sobie obiekt został zdewastowany i rozkradziony.
Samowolne działania właścicieli zabytków mogą prowadzić do utraty wartości zabytkowych obiektu. Przykładem świadczącym o przekroczeniu pewnych granic, pomimo spektakularnego efektu jest adaptacja zabytkowego spichlerza z początku XVII, w Kazimierzu Dolnym. Zdaniem ekspertów, przebudowa tego obiektu na luksusowy Hotel Król Kazimierz, odbyła się bez należytego respektowania jego zabytkowego charakteru.
Sprawa adaptacji obiektów zabytkowych do funkcji hotelowych czy konferencyjnych jest bardziej skomplikowana niż w przypadku normalnych obiektów. Użytkowanie, konserwacja, remonty podlegają specjalnym wymogom ustawy o ochronie zabytków. Z punktu widzenia międzynarodowych standardów ochrony i odnowy zabytków (patrz, m.in. Karta Wenecka) zaleca się stałe użytkowanie obiektu, gdyż sprzyja to jego zachowaniu, ciągłości funkcjonowania oraz konserwacji. Nie powinno się ono jednakże wiązać się ze znaczącymi zmianami układu bądź wystroju budowli. Wg obowiązującej ustawy o ochronie zabytków, optymalna odnowa obiektu zabytkowego polega na przystosowaniu obiektu do spełniania współczesnych funkcji, przy jednoczesnym respektowaniu charakteru samego obiektu. Często trudno jest pogodzić potrzeby inwestora, chcącego w pełni wykorzystać potencjał obiektu i wymogów konserwatorskich, chroniącymi zabytek przez zbytnią ingerencją. Praktycznie tylko Skarb Państwa lub samorząd terytorialny mogą pozwolić sobie na odnowę zabytku, który nie będzie spełniał żadnej praktycznej roli.
Istnieje szereg czynników mogących utrudnić inwestowanie w obiekty zabytkowe i tworzenia w nich bazy hotelowo-konferencyjnej. Należą do nich: zła lokalizacja, która może być niedogodnością jeśli chodzi o przyszłe komercyjne wykorzystanie obiektu; zły stan techniczny obiektu (wysokie koszty remontów i konserwacji); ograniczenia prawne wynikające z ustawy o ochronie zabytków.
Zdaniem Krzysztofa Kaniewskiego, Sekretarza Zarządu, Stowarzyszenia Hotele Historyczne, ogólna kondycja hoteli zabytkowych w Polsce wydaje się zadawalająca. - Stan techniczny tych odbudowanych jest znakomity, co nie przekłada się jednak na sukces finansowy. Ten, moim skromnym zdaniem zależny jest głównie od cierpliwej i konsekwentnej pracy pionu marketingu - pozytywne przykłady Zamku Ryn i Zamku na Skale potwierdzają tę tezę - mówi Krzysztof Kaniewski, Sekretarz Zarządu, Stowarzyszenia Hotele Historyczne.
Mapa usług konferencyjnych
Najwięcej obiektów zabytkowych, posiadających zaplecze konferencyjne można znaleźć w województwie mazowieckim, dolnośląskim, wielkopolskim, małopolskim. Obiekty te, w przeważającej większości to pałace. Pozostałe - zamki, dwory, młyny czy spichlerze rzadziej oferują zaplecze konferencyjne. Problem z organizacją konferencji w obiekcie zabytkowym może pojawić się w województwie lubelskim, podlaskim, opolskim, śląskim, świętokrzyskim czy zachodniopomorskim ze względu na małą liczbę obiektów zabytkowych z zapleczem konferencyjnym.
Sale konferencyjne
Pałace to nie tylko stylowe wnętrza, wyjątkowa atmosfera, ale również i nowoczesne centra konferencyjne dostosowane do potrzeb klienta biznesowego, z bogatym zapleczem rekreacyjnym typu SPA, centrum odnowy, sauna, basen, itp.
Wśród pałaców, w których można przygotować konferencję na znaczną liczbę osób, króluje niezbyt „zabytkowy” Pałac Kultury w Warszawie. Sala Kongresowa może pomieścić ok. 3 tys. osób. Spotkanie na kilkaset osób można również zorganizować w: dolnośląskich pałacach - Brunów (ok. 450 osób) i Wojanów (ok. 450 osób), w Pałacu w Słupi (300 osób), w Pałacu Larischa w Krakowie (ok. 300 osób), czy też Pałacyku Otrębusy (ok. 200 osób).
Zdecydowana większość pałaców proponuje sale konferencyjne i bankietowe na ok. 100 osób, ofertę kierując raczej do organizatorów szkoleń, wyjazdów integracyjnych oraz bardziej kameralnych spotkań biznesowych. Sala konferencyjna w Pałacu Ossolińskich w Sterdyni może pomieścić do 140 osób. W Pałacu istnieje również możliwość skorzystania z dostępu do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego. W największej Sali Pałacu w Paszkówce, która w układzie kinowym może przyjąć 120 osób, prezentowana jest dodatkowo wystawa sztuki współczesnej.
Zamki również mogą stanowić ciekawą alternatywę dla tradycyjnych miejsc konferencyjnych. Zadaszony dziedziniec Zamku Ryn może pomieścić nawet tysiąc osób. Centrum Kultury "Zamek" w Poznaniu, wybudowany w początkach XX w. dzięki specjalnym inwestycjom (wymiana windy i drzwi, zainstalowanie platformy dźwigowej i platformy schodowej) jest dostępny również dla osób niepełnosprawnych. Największa Sala konferencyjna jest przystosowana do przyjęcia ok 600 osób. Zabytkowa Ujeżdżalnia w Zamku Karnity dysponująca salą z pięknie rzeźbionym sufitem, posiada czterysta miejsc w układzie kinowym. Jest ona szczególnie przystosowana o organizowania wystaw i prezentacji.
Niekiedy, obiekty zabytkowe, dostosowując się do współczesnych potrzeb, dobudowują dodatkowe zaplecze konferencyjne. Przykładem tu może być wolnostojący współczesny budynek, mieszczący się na Podzamczu, na terenie zabytkowego Domu Polonii - Zamku w Pułtusku. W obiekcie tym może się zgromadzić do 550 osób. W zespole dworsko-parkowym w Tomaszowicach, dodatkowy obiekt wielofunkcyjny o powierzchni ponad 1000 m kw., daje możliwość organizacji spotkań, bankietów i konferencji dla 200-600 osób.
Wg danych zaprezentowanych na stronie Polskiego Towarzystwa Ziemiańskiego, w Polsce istnieje ok. 2700 parterowych dworów, sprzed 1939 roku, które zachowały przynajmniej zewnętrzny charakter zabytku. Blisko 2 tysięcy z nich jest w stanie zaawansowanej dewastacji lub pozostały tylko zewnętrzne mury. Około 40 obiektów dworskich to pensjonaty, hotele i ośrodki konferencyjne, które należą do firm lub osób prywatnych. Jaworowy Dwór w Zakroczymiu to przykład uroczego, kameralnego dworu z największą salą mogącą pomieścić 60 osób.
Klient biznesowy
W obiektach zabytkowych wyposażonych w zaplecze konferencyjne, klienci biznesowi są zdecydowaną większością, w stosunku do klientów indywidualnych. - Grupy biznesowe stanowią u nas ok. 80% w skali roku - ocenia Małgorzata Grąbczewska, Kierownik Działu Sprzedaży i Marketingu Domu Polonii w Pułtusku.
Dane te podlegają jednakże pewnym fluktuacjom, na co zwraca uwagę Barbara Pawliczuk, Dyrektor ds. Marketingu i Sprzedaży Zamku RYN. Od stycznie do końca czerwca grupy biznesowe w Zamku RYN to ok. 90 procent klientów. W okresie od lipca do sierpnia oraz w czasie okresów świątecznych i długich weekendów - 95 procent stanowią turyści indywidualni i grupy turystyczne. Od końca sierpnia do grudnia - to czas przyjazdów firmowych.
Krzysztof Kaniewski, Sekretarz Zarządu Stowarzyszenia Hotele Historyczne zwraca uwagę, że spotkania biznesowe stanowią istotny aspekt funkcjonowania obiektów historycznych. - Nie ulega wątpliwości, że turystyka biznesowa, w tym organizacja konferencji i szkoleń jest najważniejszym, obok imprez o charakterze rodzinnym - głównie wesel, obszarem funkcjonowania hoteli historycznych. Te duże, np. Ryn mogą organizować wielkie konferencje, małe dworki spotkania kameralne - mówi Krzysztof Kaniewski.
Imprezy w zabytkach
Obiekty zabytkowe stosunkowo rzadko mają do czynienia z pomysłami organizatorów spotkań, których by nie mogli zaakceptować, co nie znaczy, że się one nie zdarzają. W Hotelu Polonia Palace odbyło się przyjęcie dla 700 osób, podczas którego we wszystkich salach pieczołowicie odtworzono scenografię znaną ze spektaklu „Taniec Wampirów”. Dzień później w hotelu odbywały się już codzienne konferencje - mówi Krystyna Benaiger, Kierownik ds. Marketingu i PR, Polonia Palace Hotel. - Nie spotkaliśmy się z problemem nie wyrażenia zgody przez przedstawicieli obiektu zabytkowego na nasze rozwiązania, ponieważ, jeżeli wiemy, że impreza ma być „huczna” i istnieje szansa, że coś zabytkowego mogłoby zostać zniszczone, wtedy rekomendujemy skorzystanie ze „standardowej lokalizacji”, gdzie nie można wyrządzić szkód, a imprezy są ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej. Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których musimy się dostosować do warunków, tak jak przykładowo organizując konferencję w namiocie w ogrodach warszawskiej Królikarni, ze względu na zachowanie trawnika, musieliśmy postawić namiot z odpowiednio przystosowaną podłogą - mówi Sebastian Oprządek, Prezes Zarządu El Padre.
Odmienne doświadczenia ma Joanna Kozakiewicz MICE & Tourism Manager firmy Congress-Or. Zwraca uwagę na problemy, na które mogą natrafić organizatorzy spotkań w obiektach zabytkowych. - Przy organizacji imprezy na zamkach można spodziewać się ograniczeń w postaci zakazu picia czerwonego wina ze względu na wystrój i ochronę wnętrz. Niestety w niektórych obiektach w najciekawszych i najpiękniejszych salach ograniczenia dotyczące ilości osób, głośności i rodzaju muzyki czy wprowadzania cateringu wykluczają realizację imprez eventowych - mówi Joanna Kozakiewicz. - Kolejnym minusem jest długotrwały czas oczekiwania na zgodę na organizację imprezy w obiekcie - dodaje. Agnieszka Pałaszkiewicz, PARTNER Orchidea Group Sp. z o.o. również natrafiła na pewne ograniczenia w czasie organizowania eventu. Niemożliwym okazało się wprowadzenie do obiektu samochodu ze względu na obciążenie podłogi. Problemy pojawiły się również w związku z przygotowaniem scenografii, ze względu na brak zgody ze strony obiektu na przearanżowanie wnętrz i ochronę ścian.
Baza noclegowa
Bardzo częstym problemem, na który wskazują zarówno przedstawiciele obiektu jaki i organizatorzy jest brak jednolitej bazy noclegowej. Może to być spowodowane faktem, iż w przypadku obiektów zabytkowych, na potrzeby hotelowe adoptowane są już obiekty istniejące, których pierwotnym zamierzeniem nie było spełnianie funkcji hotelowych. Rozbudowanie bazy noclegowej w obiektach objętych ochroną konserwatora zabytków musiałoby wymagać jego zgody. - Zdarza się również, że niezwykle ciekawe obiekty nie mają również odpowiedniego zaplecza - bazy noclegowej dla przyjęcia grupy liczącej więcej niż 50 osób. Jesteśmy zmuszeni kwaterować osoby w hotelach położnych kilkanaście kilometrów od danego obiektu lub niestety zdarza się, że urzeczony miejscem klient rezygnuje z kameralnych zakątków na rzecz nowoczesnych obiektów przystosowanych do obsługi masowej - mówi Joanna Kozakiewicz MICE & Tourism Manager firmy Congress-Or.
Kwestie prawne i ubezpieczeniowe
Przy adaptacji obiektu zabytkowego do spełniania współczesnych funkcji często konieczna jest współpraca z organami ochrony zabytków. W sprawy związane z rewitalizacją Zamku Ryn bardzo zaangażowany był przedstawiciel Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. - Z tego, co mi wiadomo, udało się go przekonać do wielu rozwiązań, bez których efektywność funkcjonowania takiego obiektu byłaby niewielka, np. wybudowanie centrum konferencyjnego pod obecnym dziedzińcem czy też - to wzbudzało największe kontrowersje - zbudowanie lekkiej konstrukcji zadaszenia dziedzińca, dzięki czemu Hotel zyskał fenomenalną salę balową, koncertową, targową etc. - mówi Barbara Pawliczuk - Dyrektor ds. Marketingu i Sprzedaży Zamku RYN. Hotelowi Polonia w Warszawie dzięki ścisłej współpracy z konserwatorem zabytków udało się zachować wyjątkowy styl przedwojennego hotelu, a jednocześnie wyposażyć wszystkie sale konferencyjne w nowoczesny sprzęt.
Jak zauważa Krzysztof Kaniewski, Sekretarz Zarządu Stowarzyszenia Hotele Historyczne - Inwestor/właściciel obiektu zabytkowego, najczęściej wpisanego do rejestru konserwatora zabytków musi sobie zdawać sprawę z pewnych komplikacji i utrudnień jakie z tego faktu wynikają. Ale nie można przesadzać. W zasadzie nadzór ogranicza zmiany na zewnątrz budynku, a nie wewnątrz, stąd adaptacja pod potrzeby hotelowe i konferencyjne wnętrz nie jest wielkim problemem. Wiele zabytkowych obiektów ma np. baseny czy adaptowane pod potrzeby SPA piwnice.
Jeśli chodzi o kwestie ubezpieczeniowe, wydaje się, że obiekty zabytkowe nie muszą spełniać specjalnych warunków w tym zakresie. - Ubezpieczenie wyliczane jest od wartości, a ta jest na ogół znaczna, podwyższona nierzadko, np. antycznymi sprzętami wyposażenia - mówi dalej Krzysztof Kaniewski. Hotel Zamek RYN funkcjonuje w ramach grupy hotelowej Anders Group, jest ubezpieczony od wszelkich ryzyk na zasadach typowych dla hoteli „niezabytkowych” - mówi Barbara Pawliczuk.
Tereny zielone
Wiele obiektów zabytkowych posiada specjalny teren przystosowany do organizacji imprez plenerowych, który nie podlega specjalnej ochronie. - Jeżeli chodzi o zabawy w terenie, ogranicza nas co prawda zabytkowy park, ale posiadamy teren drzewiasto - krzewiasty niedaleko Zamku na którym odbywają się przeróżne zabawy teambuidingowe - mówi Małgorzata Grąbczewska, Kierownik Działu Sprzedaży i Marketingu Domu Polonii w Pułtusku. Na terenie „podzamcza” Zamku RYN, znajduje się małe jeziorko, mostek i teren na imprezy plenerowe, i jednocześnie lądowisko dla helikopterów.
Wydaje się, że odrestaurowane polskie obiekty historyczne mogą konkurować ze zwykłymi hotelami i stanowić wobec nich interesującą alternatywę. Firmy coraz częściej szukają unikalnych destynacji, a same obiekty historyczne wychodzą organizatorom spotkań naprzeciw, udoskonalając swoją ofertę konferencyjną. Nie zapominajmy, że wybierając na miejsce spotkań zabytki, nie tylko dostarczamy uczestnikom wyjątkowych przeżyć, ale pozwalamy żyć i funkcjonować obiektom stanowiących nasze dziedzictwo kulturowe. W roku chopinowskim, kiedy szczycimy się naszym genialnym rodakiem za granicą, nie powinniśmy zapominać o promocji również innych naszych walorów, do których zaliczają się zabytkowe zamki, pałace i dwory.
Agata Siekierska, fot. Pałac Ossolińskich
Serwis MeetingPlanner.pl wyraża zgodę na udostępnienie tego artykułu na stronach innych serwisów internetowych. Warunkiem opublikowania artykułu jest umieszczenie w jego sąsiedztwie następującej informacji: "Artykuł pochodzi z serwisu MeetingPlanner.pl" oraz przekierowania na stronę: https://www.meetingplanner.pl. Treść artykułu należy skopiować w całości, podając autora i nie zmieniając jego treści merytorycznej.