Przedstawiamy II cześć polemiki z tezami, które się pojawiły podczas naszej czerwcowej Debaty. W dotychczasowej dyskusji poruszono wiele ciekawych wątków dotyczących zarówno kondycji obecnych stowarzyszeń jak i oczekiwań branży wobec nich.
Często spotykany jest wśród meeting plannerów brak wiedzy dotyczacej działalności stowarzyszeń, co może być spowodowane niewystarczającą siłą ich oddziaływania. Natomiast pozytywne jest to, że takie organizacje w ogóle powstają i podejmują działania zmierzające do integracji branży, która jest stosunkowo młoda i z pewnością potrzebuje czasu, żeby wypracować wspólne rozwiązania i standardy. Ponadto sama nazwa branży zobowiązuje do podjęcia wysiłku dyskusji i kolektywnego rozwiązywania problemów.
Jak się okazuje, problem zrzeszania się jest tematem złożonym. Stowarzyszenia mają utrudnione zadanie, ponieważ oczekuje się od nich, że powinny ogarniać całe życie branżowe z jego wszystkimi problemami i aspektami. Jak podkreślano w dyskusji, powinny one pełnić rolę rzecznika branży. Lista zadań, przed jakimi stoją te organizacje jest długa. To czego oczekują od nich meeting plannerzy to możliwość promocji firmy, realna pomoc dla swoich członków na wielu etapach organizacji eventów, dostęp do szkoleń, spotkań branżowych, wymiana doświadczeń. Rola stowarzyszeń ma również polegać na wzmacnianiu branży, jej profesjonalizacji, stworzenia platformy wymiany informacji, ujednoliceniu procedur, ustalenia terminologii, zasad etyki, zawodowej czy zasad dobrych praktyk, stworzenie bazy nieuczciwych kontrahentów, grupy lobbingowej i wiele innych.
W dyskusji pojawiały się również głosy negatywnie oceniające funkcjonowanie obecnych stowarzyszeń, które często unikają rozwiązywania realnych problemów, brakuje im charyzmatycznych leaderów, wokół których środowisko branżowe mogłoby się jednoczyć, przełamując podziały.
Z punktu widzenia stowarzyszeń, kluczową sprawą, z którą się borykają jest werbowanie nowych członków. Dopiero ich liczba i jakość budują siłę organizacji. Pojawia się tu dylemat czy postawić na ekskluzywność czy na demokrację? Koncepcja łącząca te dwa bieguny dawałaby agencjom rolę liderów wytyczających standardy działania, ale nie ograniczających dostępu do rynku mniejszym podmiotom.
Dyskutanci zastanawiali się również nad korzyściami wynikającymi z uczestnictwa z organizacjach branżowych. Pojawił się głos, że powinny się one przekładać konkretnie na rozwój agencji. Wydaje się, że kluczem do sukcesu stowarzyszeń jest nie tyle uświadamianie potencjalnym członkom profitów, jakie mogliby wynieść z uczestnictwa w zrzeszeniu, ale przede wszystkim realne ich tworzenie.
Jak zauważył Krzysztof Korczak, Współwłaściciel KRAB Music House & Special Events, stowarzyszenia nie istnieją wystarczająco mocno świadomości branży - Z jednej strony jest program, który jakoś nie był w stanie nas porwać oraz komunikacja, a raczej jej brak. Chodzi mi o komunikację skierowaną nie tylko do członków stowarzyszenia, ale raczej do tych stojących z boku, jeszcze nieprzekonanych; jednym słowem o taką dobrą i skuteczną propagandę - pochwalcie się, powiedzcie o tym, co robicie.
Istnieją chyba duże szanse, że w przypadku większej aktywności stowarzyszeń, branża zrezygnuje z biernej i wyczekującej postawy i zacznie brać udział w tworzeniu organizacji dobra wspólnego.
CZY STOWARZYSZENIA ISTNIEJĄCE NA RYNKU SPEŁNIAJĄ POTRZEBY BRANŻY?
Krzysztof Gawrych, Strategic Director, Prowokator - SBE jest potrzebnym stowarzyszeniem dla wszystkich managerów, którzy zajmują się eventami, jednak aby branża eventowa mogła się rozwijać, istnieje potrzeba zrzeszenia się agencji eventowych.
Katarzyna Kęska, Główny Specjalista ds. Promocji, Telewizja Polska S.A. - Rynek eventowy stale rozwija się, podlega transformacjom, powstają nowe podmioty, pojawiają się coraz to nowe rozwiązania. Czasem mam wrażenie, że przedstawiciele stowarzyszeń nie dostrzegają tego, kierują się zbyt skostniałymi zasadami, które nie podlegają ewolucji. Brakuje jasnych idei, leaderów, wizjonerów i kreatorów branży. Faktem jest, że logotypy stowarzyszeń często pojawiają się w różnych materiałach drukowanych, podczas spotkań czy konferencji, ale reszta lekko kuleje. Mam wrażenie, że organizatorzy nie zabiegają o meeting plannerów, event managerów, podwykonawców - o tzw. event core, nie interesują się żywymi potrzebami branży i nie koncentrują się na rozwiązywaniu istotnych kwestii. Wciąż toczy się dyskusja w kuluarach o rozwiązywaniu fundamentalnych problemów w branży. Obserwując to uważam, że stowarzyszenia nie spełniają swoich zadań. Nie ma ustanowionych pewnych regulacji na rynku poprawiających współpracę podmiotów.
Krzysztof Korczak, Współwłaściciel KRAB Music House & Special Events - Nasza agencja nie jest członkiem SBE, ani żadnego innego stowarzyszenia „eventowców” dlatego trudno mi odpowiedzieć czy spełniają one potrzeby branży, czy też nie. Z drugiej jednak strony, odpowiadając twierdząco na pytanie i widząc potrzebę stowarzyszenia, sam fakt że do takich organizacji do tej pory nie należymy świadczyć może o tym, że nie spełniają one w pełni potrzeb i oczekiwań. Myślę jednak, że wina (jeśli tak to można nazwać) jest obustronna. Z jednej strony jest program, który jakoś nie był w stanie nas porwać oraz komunikacja, a raczej jej brak. Chodzi mi o komunikację skierowaną nie tylko do członków stowarzyszenia, ale raczej do tych stojących z boku, jeszcze nieprzekonanych; jednym słowem o taką dobrą i skuteczną propagandę - pochwalcie się, powiedzcie o tym, co robicie. Z drugiej strony, musimy się też uderzyć we własną pierś - na pewno ani SBE, ani innym inicjatywom nie pomaga postawa wyczekiwania wielu firm eventowych (w tym naszej), chroniczny brak czasu i zapracowanie, postawa „zobaczymy co oni pokażą, a potem zadecydujemy”, czyli pewnego rodzaju bezwład i apatia. Jednym słowem: przekonajcie nas, że naprawdę warto być z Wami, porwijcie nas programem i wizją, zaraźcie swoim entuzjazmem.
Norbert Kabaczyński, Managing Director, DON'T WORRY - Pojawienie się na rynku stowarzyszeń branży eventowej daje nadzieję na rozwój i umocnienie całej branży, której największy rozwój przypada na ostatnie dziesięciolecie. Jesteśmy więc młodym sektorem rynku, który wymaga profesjonalizacji i popularyzacji. Tych zamierzeń nie jesteśmy w stanie osiągnąć w pojedynkę. Potrzebne jest wzajemne wsparcie, współpraca, a w konsekwencji zrzeszenie przedstawicieli branży eventowej. Głównym zadaniem stowarzyszeń powinno być umożliwienie wymiany informacji, co byłoby z pewnością lepiej realizowane przy większej liczbie i zaangażowaniu członków. Organizacje tego rodzaju, jak np. SBE, potrzebują czasu, aby móc się rozwijać i czynić swoją powinność. Jako osoba reprezentująca branżę wydarzeń specjalnych, a więc równocześnie śledząca kierunek jej rozwoju, jestem głęboko przekonany, że wszystko jest na dobrej drodze. Z pewnością, dzięki wzmożonej współpracy, misja i cele stowarzyszeń, a tym samym agencji eventowych, będą łatwiejsze do osiągnięcia.
Cezary Wilemajtys, Managing Director, United Partners - Obserwuję nasz rynek od ponad dziesięciu lat i ostatni okres przyniósł spore zmiany w kwestii zrzeszania się ludzi i agencji z branży eventowej. Wydaje się, że łatwiej jest porozumieć się ludziom z charakterystycznych podsektorów - takim jest branża incentive travel, w której powstało Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel lub przy wsparciu struktury międzynarodowej, takim jest Meeting Professionals International. Każda z nich spełnia jednak swoje zadanie skierowane do określonej grupy agencji. Ewidentnie brakuje szerszego porozumienia firm, które spowoduje istotne zmiany w postrzeganiu branży eventowej oraz wypracują zasady działania na rynku.
CZY WIDZĄ PAŃSTWO POTRZEBĘ POWSTANIA STOWARZYSZENIA AGENCJI EVENTOWYCH?
Krzysztof Gawrych, Strategic Director, Prowokator - Potrzebę istnienia stowarzyszenia agencji eventowych widzę już od 6 lat. Do tej pory, niestety, nikt z właścicieli kluczowych agencji na rynku nie miał czasu się tym zająć. Prowadziłem rozmowy z kilkoma osobami na ten temat i większość widzi potrzebę powstania takiej organizacji, ale … niestety czas był do tej pory barierą nie do pokonania. Agencje powinny dbać o branżę i jej systematyczny rozwój i można to zrobić poprzez wspólną pracę. Aby stowarzyszenie mogło powstać, trzeba wybrać przedstawiciela w postaci dyrektora tej organizacji - dobrze opłacanego, znającego branżę i nie powiązanego z żadną z istniejących agencji. Tylko taka osoba gwarantuje sukces przedsięwzięcia.
Katarzyna Kęska, Główny Specjalista ds. Promocji, Telewizja Polska S.A. - Nie mam nic przeciwko powstaniu stowarzyszenia agencji eventowych, które zajęłoby się problemami istotnymi tylko dla tej „części” branży. Wiemy bowiem, że branża eventowa to nie tylko agencje. Ale rzeczywiście na agencjach eventowych ciąży wielka odpowiedzialność i to w stosunku do nich są wysokie wymagania, zarówno od strony podwykonawców jak i klientów. Może warto taką organizację powołać do życia? Ponad wszystko jednak uważam, że to stowarzyszenia skupiające całą branżę powinny przejść rewolucję, poszukać odpowiedzi na wiele nurtujących pytań i kompleksowo oraz profesjonalnie zacząć podchodzić do niedociągnięć i luk w branży. Poprawi to, bowiem zarówno sytuację agencji jak i innych podmiotów branży.
Krzysztof Korczak, Współwłaściciel KRAB Music House & Special Events - Tak, widzę potrzebę stowarzyszenia branży, jednakże z pewnymi zastrzeżeniami. Sądzę, że powinna to być szeroka organizacja, otwarta na firmy o różnym charakterze i profilu działalności: duże i małe, z Warszawy i dużych miast, ale i mniejszych miejscowości w całej Polsce. Banalną prawdą jest to, że ludzie chcą się czuć współodpowiedzialni, brać udział w tworzeniu czegoś od podstaw, chcą mieć świadomość, że ich głos się liczy. Dlatego warto zapytać się o ich zdanie, ich potrzeby i priorytety - bądź to w formie ankiety, lub tez dyskusji, takiej jak ta, w której teraz bierzemy udział. Wsłuchanie się w głos kolegów i koleżanek z branży, zaproszenie ich do wspólnej budowy stowarzyszenia, to chyba lepszy pomysł niż apele o przyłączenie się do już istniejącej struktury z gotowymi pomysłami. Myślę że organizacja taka powinna być integrująca, a nie wykluczająca, stricte elitarna. Dlatego bardzo nie pasowały mi niektóre propozycje, które padły na śniadaniu branży eventowej w restauracji Belvedere. Są one po prostu nie z naszej bajki. Co mam tu na myśli? Pomysł ustanowienia wysokiego finansowego wpisowego, które byłoby zaporowe dla mniejszych, kilkuosobowych, czy rodzinnych firm eventowych. Stworzyłoby to małe, bardzo elitarne stowarzyszenie bogatych firm, swoistą oligarchię eventową. W samym tym pomyśle nie ma jeszcze niczego złego, to po prostu zupełnie inna wizja organizacji, od tej, do której chcielibyśmy należeć. Za utopijny, ba nawet szkodliwy, uważam też pomysł podsuwania klientom zobowiązań, swoistych „lojalek” (jak w stanie wojennym), w których zobowiązywaliby się do współpracy wyłącznie z agencjami zrzeszonymi w stowarzyszeniu, a nie z „wolnymi ptakami".
Norbert Kabaczyński, Managing Director, DON'T WORRY - Powstanie stowarzyszeń branży eventowej jest niezmiernie istotne dla rozwoju całej branży. Takie organizacje stwarzają możliwość wymiany informacji, poglądów, kontaktów i doświadczeń. Bardzo ważne jest także ujednolicenie procedur, dokumentacji, terminologii, zasad etyki zawodowej oraz zasad dobrych praktyk. Dla naszego wspólnego dobra powinniśmy stworzyć również bazę nieuczciwych kontrahentów, aby móc wzajemnie ostrzegać się przed oszustami. Doskonałym rozwiązaniem byłoby większe zaangażowanie głównych graczy na rynku eventowym, stworzenie swoistej grupy lobbingowej, która wpływałaby na pozytywne zmiany w branży, co jest możliwe właśnie dzięki istnieniu stowarzyszeń branżowych.
Cezary Wilemajtys, Managing Director, United Partners - Doświadczenie z pracy SOIT pokazuje, jak wiele ciekawych inicjatyw można podjąć, jeżeli dobrze określi się zakres działań i odpowiednio dostosuje się do nich grupę stowarzyszonych agencji. Potrzeba istnienia stowarzyszenia agencji eventowych jest oczywista, natomiast jego powstanie zależy od tego, czy szefowie agencji dojdą do przekonania, że jest możliwy sposób na samoorganizację w ramach nowego podmiotu w branży. Istnieją też inne oferty stowarzyszeniowe, choćby MPI, który posiada w swoich założeniach duży potencjał na tworzenie podzespołów, komisji, które mogą ukierunkować swoje działania na sektor eventowy. Zasadnicze pytanie to: czy stowarzyszenie ma skupiać menedżerów z branży eventowej, tak jak SBE, czy też agencje i ich kadrę zarządzającą/właścicielską - tak jak w SOIT.
CZY WIDZĄ PAŃSTWO KORZYŚCI Z UCZESTNICTWA W ORGANIZACJACH BRANŻOWYCH?
Krzysztof Gawrych, Strategic Director, Prowokator - Widzę możliwości współpracy agencji na polu wymiany informacji o branży, nierzetelnych podwykonawcach czy też niestety klientach. Organizacja mogłaby wprowadzić kodeks dobrych praktyk i etyki biznesowej. Dbać będzie o prawa intelektualne do scenariuszy i pomysłów, które obecnie często są, nie boję się tego słowa użyć, kradzione. Korzyścią dla klientów będzie to że „znaczek” stowarzyszenia będzie świadczył, że agencja go posiadająca ma odpowiednie doświadczenie do prowadzenia danych projektów. Stowarzyszenie może obserwować postępowania przetargowe, dbać o to aby zapytanie do konkretnego eventu nie było kierowane do większej niż 3-5 agencji (nasze polskie lasy cierpią, kiedy niefrasobliwie jakiś klient „puszcza” zapytanie do 15 agencji, przez co generuje tysiące niepotrzebnych godzin pracy i zużycie kilogramów papieru). Ta metoda jest już sprawdzona przez inne organizacje działające na rynku reklamy i doskonale się sprawdza dając korzyści Klientom jak i agencjom.
Katarzyna Kęska, Główny Specjalista ds. Promocji, Telewizja Polska S.A. - Jest wiele korzyści z uczestnictwa w organizacjach branżowych. Z biznesowego punktu widzenia wielka korzyść to możliwość promocji własnej firmy. Ale ja najbardziej doceniam korzyści wynikające z wymiany doświadczeń: po prostu ze spotkań z ludźmi. Wymiana doświadczeń jest bardzo istotna. Nowa i niejednokrotnie ciekawa wiedza o rynku i otoczeniu pozwala się adaptować przy realizacji konkretnych projektów. Nierzadko daje początki nowemu spojrzeniu i nowym rozwiązaniom w zupełnie nieoczekiwanych „miejscach”. Dzieląc się naszą wiedzą z innymi, pobudzamy rozwój branży. Każdy z nas ma inny punkt widzenia i inne oczekiwania. Taka wymiana napędza pozytywną energię relacji biznesowych.
Krzysztof Korczak, Współwłaściciel KRAB Music House & Special Events - Stowarzyszenie takie musi wyjść naprzeciw realnym, rzeczywistym, a nie ogólnikowym, deklaratywnym potrzebom członków. Korzyści wynikające z członkostwa i aktywności w organizacjach branżowych powinny być jasno wyartykułowane. Z naszej perspektywy mogłyby nimi być: promocja członków np. poprzez mailing, aktywność w serwisach społecznościowych, wspólną imprezę promocyjną; ew. stworzenie i aktualizacja bogatej bazy danych klientów i podwykonawców. Umożliwienie członkom korzystania z tej bazy danych (jest to temat do dyskusji - takie bazy stanowią największy skarb każdej z naszych firm. Czy będziemy chcieli się nimi podzielić?); aktualna i wyczerpująca informacja o przetargach; „czarna lista” niesolidnych podwykonawców i klientów. System wzajemnego ostrzegania się przed potencjalnymi „wpadkami”; nawiązanie bliższych kontaktów między członkami organizacji, współpraca w różnym charakterze, np. świadcząc sobie wzajemnie pomoc i usługi w charakterze podwykonawców; szkolenia, podnoszenie kwalifikacji zawodowych; współpraca, integracja członków stowarzyszenia, wspólny front w ważnych sprawach, lobbing w sprawie uproszczenia i ujednolicenia przepisów utrudniających działalność; Wynegocjowanie ulg i zniżek np. na targi branżowe.
Norbert Kabaczyński, Managing Director, DON'T WORRY - Widząc potrzebę ich powstawania, dostrzegam także korzyści wynikające z uczestnictwa w tego typu stowarzyszeniach. Podjęcie wspólnej, jednomyślnej inicjatywy przyczyni się do wielopoziomowego rozwoju całej branży. Mam tu na myśli dzielenie się wiedzą i doświadczeniami, które przyczynią się w znaczący sposób do usprawnienia pracy przedstawicieli agencji czy podwykonawców. Nie należy zapomnieć także o klientach. To ich decyzje uruchamiają cały szereg działań eventowych, a ich opinie budują wizerunek branży decydując o dalszym jej rozwoju. Warto więc stworzyć forum wymiany rzetelnej informacji.
Cezary Wilemajtys, Managing Director, United Partners - Jestem członkiem MPI oraz SOIT, z uwagi na komplementarność oferty obu tych stowarzyszeń. MPI zrzesza osoby indywidualne, jest organizacją międzynarodową, dającą wgląd w trendy światowe z branży spotkań. SOIT jest lokalnym stowarzyszeniem, skupionym na incentive travel i zrzeszającej z zasady ludzi decyzyjnych z każdej agencji (według zasady - jedna agencja, jeden członek). W MPI można trzymać rękę na pulsie w trendach światowych - współuczestnicząc w inicjatywach członków z całego świata, w SOIT natomiast można na skalę lokalną kreować nowe inicjatywy, najistotniejsze z punktu widzenia interesu sektora polskiego incentive travel.
Czekamy na kolejne głosy w dyskusji. Prosimy o komentarze.
Inauguracyjna DEBATA z cyklu MP MICE & More portalu MeetingPlanner odbyła się 27 czerwca br. w ogrodzie Restauracji Belvedere w Warszawie. Kliknij tutaj
Zapraszamy do obejrzenia FOTORELACJI ze spotkania. Kliknij tutaj
I CZESC POLEMIKI: Czy branży spotkań potrzebne są stowarzyszenia? Polemika po debacie MP MICE & More Kliknij tutaj
źródło: MeetingPlanner.pl