Warsaw Kick-Off Meeting 2021: projekt Mazurkas DMC Poland, WCB i Brill AV Media

Inauguracja Warsaw Kick-Off Meeting – nowego projektu promującego Warszawę na rynkach zagranicznych miała miejsce 2 marca. Inicjatorem i pomysłodawcą przedsięwzięcia jest zespół Mazurkas DMC Poland. Spotkanie było transmitowane ze studia Brill AV Media na żywo i zgromadziło ponad 160 wybranych planistów z głównych rynków europejskich jak również Meksyku i Stanów Zjednoczonych.

Mazurkas DMC Poland wraz partnerami Warsaw Convention Bureau oraz Brill AV Media zorganizowało spotkanie online skierowane do zagranicznych organizatorów spotkań. Jak informują organizatorzy, format wydarzenia jak również produkty i usługi przedstawione podczas 30-minutowego streamingu do sieci, znalazły ogromne uznanie pośród zagranicznych organizatorów konferencji i kongresów, planistów stowarzyszeń naukowych, meeting plannerów z biur incentive oraz agencji eventowych.

Głównym założeniem projektu była stymulacja popytu na Polskę z zaznaczeniem Warszawy, jako szybko rozwijającej się destynacji MICE. Pomimo obecnie panującej pandemii, restrykcji związanych z podróżami i niemożności organizacji wydarzeń w Polsce, partnerzy projektu zgodnie uznali, że czas ten powinien zostać wykorzystany na zaprezentowanie stolicy w nowoczesnym wydaniu, gotowej do organizacji imprez w nowej rzeczywistości, jak tylko będzie to możliwe. Wszyscy są spragnieni podróży, niektóre rynki zaczynają już dawać sygnały poprzez zapytania na planowanie wydarzeń na kolejne lata. Zagraniczni planiści powoli zaczynają wracać do pracy i przygotowywać prezentacje dla klientów, które także mają wzbudzić popyt na ich usługi. Te kraje, które będą aktywnie informować o nowościach, ukażą oferty dostosowane do obecnych czasów oraz wymogów sanitarnych i zasad bezpieczeństwa, będą z pewnością jako pierwsze brane pod uwagę przy okazji selekcji destynacji.

Kluczowym elementem spotkania było zaprezentowanie kontrahentom nowych inwestycji i obiektów, ciekawych atrakcji oraz unikatowych miejsc, przy okazji organizacji wydarzeń w Warszawie. Do projektu zostali zaproszeni także członkowie Warszawskiej Organizacji Turystycznej – Elektrownia Powiśle, Muzeum Polskiej Wódki, Restauracja Belvedere, Muzeum Życia w PRL oraz nowo otwarty kompleks hotelowo-konferencyjny i pierwszy w Polsce hotel pod tą marką – Crowne Plaza Warsaw – The Hub. Prezentacje tych obiektów i ich możliwości zostały przedstawione w formacie krótkich nagrań wideo - wirtualnych site inspection. Nagrania cechowały się personalnym podejściem do przedstawienia wspomnianych obiektów i atrakcji przez zespół firmy Mazurkas oraz WCB, zawierały również krótkie wywiady z przedstawicielami prezentowanych miejsc. Za scenariusz, realizację i montaż filmów z site inspection odpowiedzialna była Małgorzata Hulewicz, MICE sales & marketing executive, Mazurkas DMC Poland, której talent artystyczny i umiejętności filmowca, miały wpływ na sukces tego projektu.

Jak podkreśla Marek Skowerski, senior manager – corporate meetings & events w Warsaw Convention Bureau Warszawskiej Organizacji Turystycznej – Ten projekt pokazuje, że synergia działań wśród członków naszej organizacji może prowadzić do wielu pozytywnych efektów. Nasza lokalna branża pomimo obecnej sytuacji jest niesamowicie kreatywna i przedsiębiorcza. Cieszy nas duża liczba oglądających i ich aktywność w trakcie streamingu, żywy dowód na zainteresowanie naszym miastem i jego ofertą wśród zagranicznych organizatorów spotkań. Warszawa bardzo korzysta z faktu, że może pochwalić się zarówno nowymi inwestycjami, jak i unikatowymi, historycznymi miejscami.

Kick-off przybliżył klientom pomysły na organizację wydarzeń w Warszawie, umożliwił spotkanie z profesjonalnymi organizatorami spotkań oraz zapoznanie się z ich zakresem usług i aktualnymi projektami, nad którymi pomimo pandemii pracują. Mazurkas DMC Poland czas przestoju aktywnie wykorzystuje na aktualizację ofert, kreację nowych produktów i usług, rozwój nowych kompetencji zespołu oraz podtrzymanie relacji biznesowych z lokalnymi partnerami i klientami z zagranicy. – Jesteśmy pewni, że podróże i spotkania powrócą, dlatego tak ważne są tego typu wspólne przedsięwzięcia, informujące klientów nie tylko o bieżącej sytuacji, ale przede wszystkim o nowych możliwościach i zasobach destynacji, o ciekawych produktach i o partnerach, którzy tu na nich czekają oraz o kondycji i projektach takich podmiotów, jak nasza firma – mówi Marta Kicler, business development director, Mazurkas DMC Poland.

Zespół Mazurkas DMC Poland już w zeszłym roku zorganizował kilka mniejszych prezentacji online, które spotkały się z dość dużym zainteresowaniem i uznaniem ze strony klientów z zagranicy. – Pozytywny feedback utwierdził nas w przekonaniu, że takie działania są niezwykle potrzebne i należy je kontynuować na większą skalę. I tu pojawił się pomysł zaproszenia do współpracy Warsaw Convention Bureau oraz Brill AV Media - znanej w Polsce i na rynku europejskim, firmy specjalizującej się w kompleksowej obsłudze audiowizualnej eventów – relacjonuje Marta Kicler. – Dzięki bogatemu zapleczu technicznemu Brill AV Media oraz doświadczeniu ekipy technicznej Warsaw Kick-Off Meeting 2021 nabrał innego wymiaru i bez najmniejszych zakłóceń dotarł do tak wielu odbiorców – podsumowuje.

– Cieszymy się, że mogliśmy wziąć udział w tym projekcie i zaprezentować część możliwości, jakie niesie za sobą świat wydarzeń online. Rok 2020 uświadomił nam, jak ważne są kontakty międzyludzkie, możliwość podróżowania i spotykania się, dlatego nie możemy doczekać się realizacji eventów live – podkreśla Marcin Wójcicki, director of sales, Brill AV Media.

Warsaw Kick-Off Meeting 2021 był ciekawym doświadczeniem dla wszystkich partnerów ze względu na to, iż projekt od początku do końca został przygotowany na bazie własnego pomysłu i zrealizowany za pomocą własnych zasobów. Jak zaznaczają organizatorzy, dla klientów było to także wyjątkowe spotkanie, bo w zaledwie 30 minut w bardzo energetycznym i profesjonalnym formacie, otrzymali skondensowaną wiedzę o Warszawie, jej nowościach, największych atrakcjach, jak również partnerach i ich wysokich poziomie usług, które oferują. – Wspólny projekt Mazurkas DMC Poland, Warsaw Convention Bureau oraz Brill AV Media okazał się ogromnym sukcesem, o czym mówi się już na arenie międzynarodowej i o czym świadczą liczne pozytywne opinie i komentarze meeting plannerów uczestniczących w wydarzeniu – podsumowują.
Projekt będzie kontynuowany i już zaczynają rozmowy o następnych edycjach.