Jak zrobić event lepszy od innych? Podpowiadamy, jakie trendy będą dominować w 2024 roku

Koniec roku to najlepszy czas, aby zaplanować wydatki oraz terminy wydarzeń biznesowych i eventów. Gdy coraz oszczędniej podchodzimy do wydawanych pieniędzy, rodzi się pytanie, jak zorganizować imprezę firmową, która będzie naprawdę atrakcyjna i niezapomniana dla naszych pracowników? Jak przygotować event, który będzie angażujący i wyjątkowy? W artykule przedstawiamy najważniejsze trendy branży MICE, które będą dominowały w 2024 roku.
 
Planowanie z głową
Przygotowany w 2023 roku raport Accor pokazuje, że blisko 80 proc. klientów zwiększyło wydatki na wydarzenia biznesowe i eventy w porównaniu do 2022 roku. To m.in. efekt wywołany pandemią. Po okresie izolacji i skazania na kontakty online doceniamy możliwość spotkania twarzą w twarz i chcemy celebrować wspólnie ważne wydarzenia rodzinne i biznesowe. Dlatego warto o tym pomyśleć dla naszej firmy. Jakie trendy w tym roku będą dominować w imprezach firmowych? Jak zorganizować je lepiej niż ostatnio? Specjaliści z Agencji Eventowej FSWO wyjaśniają.
Pierwszą, najważniejszą tendencją jest kontrola kosztów, centralizacja i globalizacja działów zakupów pod kątem zakupu usługi eventowej. Firmy coraz uważniej przyglądają się kosztom związanym z realizowanymi zamówieniami. Dzięki temu mogą obniżyć ceny transakcji o kilka, a nawet kilkanaście procent. W dużych firmach zamawiając cykl eventów, oszczędności mogą osiągnąć wiele tysięcy złotych rocznie. Taka inwestycja jest ekonomiczna i daje długofalowe efekty w postaci zadowolenia i emocjonalnego zaangażowania pracowników czy wzmocnienie lojalności naszych klientów.
 
Przeżycia zamiast prezentów
Zmiany widać też w budżetach dotyczących benefitów pracowniczych, które dziś oprócz wynagrodzenia są często równie ważnym czynnikiem pozyskania najlepszej kadry. Zauważa się jednak, że właśnie coraz częściej zamiast przekazywania np. kuponów zakupowych, których wartość spada po uwzględnieniu podatków i inflacji, firmy wydają pieniądze na ciekawe eventy dla zatrudnianych fachowców. To okazja do lepszego poznania się w mniej formalnych okolicznościach, bezpośredniego poznania z kadrą kierowniczą i nawiązania relacji, które potem zaowocują w rozwiązywaniu zagadnień biznesowych.
Zauważalną tendencją jest organizowanie wydarzeń zgodnie z ideą zrównoważonego rozwoju. To przejawiać się może na przykład w zaproponowaniu (i zorganizowaniu możliwości) zabrania przez pracowników jedzenia pozostałego po evencie lub przekazania go (po wcześniejszym uzgodnieniu) organizacjom pomocowym. Innym aspektem jest unikanie plastykowych nakryć i sztućców na rzecz tych biodegradowalnych albo wielokrotnego użytku. Ważna jest też personalizacja. Dziś mile widziane jest takie zorganizowanie menu, aby uwzględniało dietę wegańską, wegetariańską czy potrzeby osób będących na diecie z powodu chorób czy alergii (np. nietolerancji glutenu czy cukrzycy). Każdy na takim przyjęciu poczuje się zauważony i doceniony. Warto również zadbać o to, aby przestrzeń na naszym evencie był dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami i by ich doświadczenia były takie same, jak osób pełnosprawnych. Często event łączy się także z promocją zdrowego trybu życia i diety, co wpływa na poprawę bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. „Można robić to na różny sposób, ale zawsze należy pamiętać, by był to sposób angażujący, typu gra terenowa z wykorzystaniem tablic edukacyjnych i aplikacji, produkcja własnych soków przy użyciu energobików, warsztaty handmade. Propagowanie takich postaw na przykład podczas pikników rodzinnych, korzystnie wpływa na całe rodziny, a przede wszystkim buduje zdrowe postawy u najmłodszych” – przypomina na swojej stronie Agencja Eventowa FSWO, która od 14 lat zajmuje się wsparciem biznesu w obszarze działań marketingowych, sprzedażowych oraz HR’u.
 
Emocje dla każdego
A jakie atrakcje są teraz w modzie? To takie modyfikacje znanych rozwiązań, które wyzwolą jeszcze więcej pozytywnych emocji i zacieśnią więzy. To na przykład połączenia popularnej fotobudki z trampoliną, miniturniej gier planszowych, najlepiej z planszami i pionkami wykonanymi z drewna, wspólne sadzenie roślin. Pokażemy tym samym, że ważne jest dla nas dbanie o środowisko. To eventy z tak dziś popularną zasadą reuse i ponowne wykorzystania lub zachowanie rzeczy używanych na przyjęciu, na przykład zabranie do domu roślin, które są częścią imprezowej scenografii.
Warto zauważyć, że efekt integracyjny firmowego eventu można wzmocnić, zapraszając pracowników do współtworzenia wydarzenia, proponując im do wyboru kilka dostępnych opcji. Na przykład przy okazji firmowego wyjazdu część osób może mieć ochotę na pieszą wycieczkę, inni na spływ spienioną rzeką, a jeszcze inni na poleniuchowanie w cieniu czy opalanie przy basenie.
Ciekawym rozwiązaniem, które często preferują firmy, jest zastępowanie tradycyjnych bankietów rozwijającymi i integrującymi warsztatami. Tej chwili, gdy robimy coś po raz pierwszy, nigdy się nie zapomina, a mogą to być zarówno kreatywne, jak i zabawne rzeczy. Coś co można zabrać do domu na pamiątkę albo coś, co pozostanie na długie lata, na przykład wspólne posadzenie drzewa. Jeśli chcemy osiągnąć efekt WOW, który wywoła nasz event, powinniśmy zatroszczyć się o to, aby program zapewnił jednoczesne działanie na wszystkie zmysły uczestników. Od wyjątkowych dekoracji, po ucztę dla podniebienia i subtelną muzykę, która może zmieniać się w miarę rozwoju imprezy.
 
Event musi być medialny
W czasie, gdy coraz bardziej popularne są media społecznościowe, powinniśmy zadbać, aby przedłużyć efekt naszego eventu dzięki publikacjom na Instagramie, TikToku czy Facebooku. Warto zaplanować wydarzenie w social mediach, a nawet utworzyć grupę, na którą uczestnicy będą mogli wrzucać swoje zdjęcia czy filmy. Można też ustawić tablicę z kodem QR, który każdy będzie mógł zeskanować i udostępnić od razu tam swoje zdjęcia czy opisać wrażenia. Event musi być medialny, wtedy będzie częścią budowania społeczności, co przełoży się na generowanie zasięgów w social mediach.
Wiodącym trendem jest dziś także wspomaganie się sztuczną inteligencją, która również ma bardzo duże i praktyczne zastosowanie w branży eventowej. AI pomoże nam spersonalizować wydarzenie, analizując potrzeby i oczekiwania uczestników, dobrać najlepszy termin na jego organizację, stworzyć lepsze opisy biografii występujących prelegentów, a nawet grafiki czy unikatową muzykę na nasz event.

ARTYKUŁ PARTNERA