Organizatorzy imprez potrzebują kompleksowego wsparcia

Organizując event, niezależnie od tego, czy jest to mniejsze wydarzenie czy impreza masowa, chętnie korzystamy z usług wyspecjalizowanych firm. Decydując się na takie rozwiązanie, warto wziąć pod uwagę ofertę, która zawiera kompleksowe wsparcie, co pozwoli sprostać pojawiającym się wyzwaniom i zapobiec wielu problemom.

Po zastoju spowodowanym pandemią branża eventowa rozwija się, organizowanych jest coraz więcej wydarzeń bezpośrednich, zaczęliśmy bardziej doceniać spotykanie się i budowanie relacji. Doświadczenia ostatnich kilku lat sprawiają, że coraz większą uwagę przywiązujemy do bezpieczeństwa w czasie organizowanych wydarzeń, ale też do profesjonalnych usług, które mają je zapewnić.

– Ochrona wydarzeń obejmuje nie tylko zapewnienie służb porządkowych i informacyjnych, ale też, w przypadku imprez masowych, dopełnienie w imieniu klienta formalności związanych ze zgłoszeniem imprezy w odpowiednich instytucjach oraz uzyskanie na nią zgody. Profesjonalni dostawcy usług ochrony dla branży eventowej zapewniają też wygrodzenie terenu imprezy, służby medyczne czy choćby zaplecze sanitarne. Oczekiwania w zakresie kompleksowej obsługi wydarzeń są z roku na rok coraz większe – mówi Krzysztof Guzek, w Grupie Impel dyrektor odpowiedzialny za segment Działalność usługowa.
Organizatorzy wydarzeń oczekują, że będą to usługi zarówno dotyczące sprzątania terenu imprezy czy obiektu w czasie imprezy i po jej zakończeniu, ale też np. związane z zapewnieniem cateringu. Co istotne, coraz ważniejszym elementem w przygotowaniach do wydarzenia i w samym jego przebiegu stają się aspekty proekologiczne, dlatego organizatorzy liczą na wprowadzenie rozwiązań z tego zakresu przez firmy obsługujące eventy.

Krzysztof Guzek, Grupa Impel: Oczekiwania w zakresie kompleksowej obsługi wydarzeń są z roku na rok coraz większe

Bezpieczeństwo kluczowe dla marki eventu
Bezpieczeństwo organizatora i uczestników, szczególnie przed imprezą masową, w jej trakcie i po niej, jest czynnikiem kluczowym, gdyż wpływa na wizerunek organizatora i markę każdego eventu. Podczas spotkań, szczególnie tych z dużą liczbą uczestników, mogą zdarzyć się różne niespodziewane sytuacje, które wymagają natychmiastowej reakcji. Przy planowaniu wydarzeń należy też szacować potencjalne ryzyka i podejmować odpowiednie decyzje, zanim dojdzie do zjawisk niepożądanych.
 
– W ramach wsparcia naszych klientów możemy sprostać wszelkim potrzebom w zakresie zabezpieczenia imprez i wydarzeń o różnym charakterze i skali. W przypadku imprez masowych nad danym projektem pracuje zespół pod nadzorem koordynatora ds. bezpieczeństwa, który opracowuje plan zabezpieczenia, wspiera organizatora w procedowaniu formalności i pozyskiwaniu niezbędnych zgód i pozwoleń w instytucjach administracji publicznej. Oferujemy także wsparcie w zabezpieczeniu medycznym i przeciwpożarowym imprezy oraz systemy wygradzające, bramki bezpieczeństwa, kontenery kasowe i techniczne czy nawet kabiny do tłumaczeń symultanicznych potrzebne na międzynarodowe wydarzenia konferencyjne – mówi Krzysztof Guzek.

W przypadku organizowania wielkoskalowych imprez, szczególnie ważne jest zadbanie o odpowiednią liczbę pracowników służb informacyjno-porządkowych.

– Organizatorzy dążą do tego, aby ograniczyć ryzyka i stworzyć maksymalny poziom bezpieczeństwa dla uczestników imprezy. Oznacza to odpowiednie przygotowanie, a w przypadku imprez masowych – często zwiększenie liczby pracowników służb porządkowych i informacyjnych, która jest określona w przepisach prawnych. Na podstawie naszych doświadczeń – znajomości topografii obiektu, specyfiki danego wydarzenia, doradzamy organizatorom, jakie zabezpieczenie ich wydarzenia będzie najbardziej optymalne – podkreśla Krzysztof Guzek.

Poza pracownikami służb porządkowych i informacyjnych oraz koordynatorami ds. bezpieczeństwa, Impel zapewnia obsługę recepcyjną, pracowników technicznych, a także usługi specjalistyczne, np. sprawdzenie terenu przez psy policyjne czy ochronę osobistą VIP lub elektroniczne systemy bezpieczeństwa. W przypadku tych ostatnich przy zabezpieczeniu imprez znajdują zastosowanie kamery monitoringu wizyjnego, a przede wszystkim mobilne wieże monitorujące, umożliwiające obserwację terenu, na którym odbywa się wydarzenie.

– Każdego roku zabezpieczamy wydarzenia o różnej skali, zarówno biznesowe, jak i kulturalne i sportowe. Są to mniejsze i większe eventy firmowe, ale też międzynarodowe konferencje, a także tak prestiżowe wydarzenia, jak Tour de Pologne, Puchar Świata w skokach narciarskich w Zakopanem czy zabezpieczane przez nas w 2023 r. Igrzyska Europejskie – dodaje Krzysztof Guzek.
 
Czystość certyfikowana
Uporządkowana przestrzeń, w której odbywa się wydarzenie ma wpływ na komfort, ale też bezpieczeństwo uczestników imprezy. Dla organizatora oznacza to konieczność zadbania o sprzątanie w czasie eventu, a także po jego zakończeniu.

– Jako firma, która od ponad 30 lat zajmuje się realizowaniem profesjonalnych usług sprzątania, mamy doświadczenie w zakresie utrzymania czystości zarówno obiektów i hal widowiskowych, jak na otwartych przestrzeniach, gdzie realizowane są imprezy plenerowe.
Stosujemy certyfikowane środki czystości, bezpieczne dla ludzi i środowiska. Nasz personel stale monitoruje czystość na terenie imprezy, a w razie konieczności natychmiast podejmuje działanie. Zapewniamy także pojemniki na segregowane odpady, tymczasowe strefy sanitarne na wydarzeniach plenerowych, a także przygotowanie i rewitalizację terenów zielonych – dodaje Krzysztof Guzek.
 
Imprezy w dobrym stylu i… smaku
W przypadku szczególnego typu wydarzeń istotnym elementem może być także catering w czasie imprezy. Dobrze przygotowane posiłki oraz ich odpowiednia oprawa sprawiają, że uczestnicy konferencji czy imprez firmowych kojarzą je z dobrym smakiem, a także z miłą i profesjonalną obsługą i tym samym z przyjemną atmosferą.

– Również w tym obszarze możemy zagwarantować profesjonalne wsparcie. Działająca w ramach Grupy Impel spółka zajmująca się usługami party service, a w szczególności cateringiem może zadbać o smakowitą oprawę imprez o różnej skali – bankietów, kongresów, konferencji, spotkań integracyjnych po imprezy plenerowe. Możemy zająć się także obsługą artystyczną wydarzeń, od przygotowania scenariusza imprezy, prowadzenie negocjacji z artystami, zapewnienie sceno-techniki, po produkcję materiałów foto i wideo. Tego typu kompleksowa obsługa – do ochrony i sprzątania, po zaplecze cateringowe wydarzenia to coraz częstsze pytanie ze strony organizatorów – podsumowuje Krzysztof Guzek
Więcej informacji na temat kompleksowej obsługi wydarzeń znajdziesz na tej stronie.

ARTYKUŁ PARTNERA