Przemysław Machynia: Czy można realizować założenia zrównoważonego rozwoju poprzez event?
W związku ze stale pojawiającymi się regulacjami dotyczącymi zrównoważonego rozwoju w przedsiębiorstwach, nieuniknione jest wdrożenie działań związanych z tym zagadnieniem w każdej firmie. Przemysław Machynia, dyrektor ds. rozwoju w agencji eventowej FSWO, członek Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce, przedstawia metody implementacji założeń zrównoważonego rozwoju poprzez organizację eventów w cyklu „Okiem esparta SKKP”.
Od 2024 roku obligatoryjne staje się raportowanie niefinansowe, czyli raportowanie obejmujące wpływ organizacji na cztery obszary: środowisko, społeczeństwo, prawa człowieka oraz ład korporacyjny. Chociaż początkowo obowiązek raportowania obejmować będzie sektory: finansowy, ubezpieczeniowy, korporacyjny, duże przedsiębiorstwa i sektory o podwyższonym ryzyku, nie ulega wątpliwości, że każda firma powinna zainteresować się tym zagadnieniem i zaangażować większe siły w zrównoważone działania. Jest to niezbędne także dlatego, że transparentność działań ma dotyczyć całego łańcucha dostaw, więc duże firmy będą jej wymagać od swoich partnerów.
Czy event może być narzędziem do zrównoważonych działań?
Oczywiście, event stanowi doskonałe narzędzie nie tylko do realizacji zrównoważonych działań w przedsiębiorstwie, ale również do ich promocji. Poprzez event możemy przekazywać wiele wartościowych praktyk i odpowiedzialnych postaw. Począwszy od możliwości zorganizowania akcji charytatywnych, zbiórek, wymiany rzeczy podczas eventu, poprzez promowanie zagadnień związanych z zero waste, po przekazywanie żywności pozostałej po evencie bankom żywności. Idąc dalej, eventy typu pikniki rodzinne, festiwale, team buildingi to świetna przestrzeń dla warsztatów np. domowego spa czy ręcznie robionych kosmetyków, edukacyjnych gier terenowych, produkcji soków z wykorzystaniem energobików etc. Kolejna sprawa to edukacyjny wymiar eventów, gdzie na przykład podczas pikników z udziałem całych rodzin, możemy uczyć dzieci jak dbać o swoje zdrowie i bezpieczeństwo. By działania te były interesujące, korzystamy z nowoczesnych technologii, łączymy gry terenowe z aplikacjami, pokazujemy alternatywne metody dla dostępnych dotąd rozwiązań. Nasza agencja eventowa FSWO działa w obszarze zrównoważonego rozwoju już od 7 lat. Dotychczas współpracowaliśmy w tym zakresie z takimi markami, jak m.in. Heineken czy AON, dlatego ten grunt jest nam dobrze znany. Traktujemy event jako wręcz doskonały obszar do zrównoważonych działań. Posiadamy certyfikaty EcoVadis i Avetta, potwierdzające nasze zaangażowanie w zrównoważony rozwój, odpowiedzialność społeczną i etyczne praktyki biznesowe.
Adaptacja eventów do wymogów zrównoważonej przyszłości
Jako agencja eventowa, zauważamy pozytywne zmiany w podejściu do eventów zarówno ze strony naszych klientów, jak i obiektów eventowych i podwykonawców. Coraz więcej obiektów konferencyjnych, przestrzeni targowych, miejsc atrakcyjnych eventowo już wdrożyło lub wdraża u siebie zrównoważone rozwiązania: ogranicza zużycie energii, wody, materiałów papierowych. W trakcie planowania eventu, warto wybierać lokalnych dostawców, co jest atutem zarówno dla nich, środowiska, jak i dla nas. Wybór produktów i usług od lokalnych przedsiębiorców wspiera zrównoważoną produkcję i minimalizuje logistykę. Istotnym krokiem w kierunku zrównoważonego rozwoju jest rezygnacja lub minimalizowanie papierowych i plastikowych materiałów marketingowych. Są one zastępowane rozwiązaniami elektronicznymi, lub – w momencie, gdy ich całkowite wyeliminowanie nie jest możliwe – ponownie wykorzystywane. W naszej agencji korzystamy z narzędzia iPlatform.app, które umożliwia nam szybką komunikację z uczestnikami wydarzenia, generowanie biletów na wydarzenie, weryfikację uczestników poprzez skanowanie kodów QR. Obowiązkowe podczas każdego eventu jest uwzględnienie inkluzywnych działań, czyli dostosowanie przestrzeni do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym osób niewidomych i głuchoniemych oraz przejrzyste oznakowanie miejsca wydarzenia.
Zarządzanie transparentnością i zaufaniem w projektach eventowych
Realizacja każdego eventu stanowi kompleksowy projekt, który obejmuje liczne elementy. W ramach naszych działań jako agencja eventowa dbamy o weryfikację dostawców w imieniu naszych klientów. Priorytetem jest wybór partnerów biznesowych, którzy działają zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju. Wdrażanie takich założeń powinno być integralną częścią działań podejmowanych przez każdą organizację współuczestniczącą w realizacji wydarzenia zarówno w rozwiązaniach dostarczanych do projektu, jak i wewnętrznych strukturach.
Odpowiedzialne podejście ma korzystny efekt na cały łańcuch dostaw, szczególnie w tak złożonym projekcie, jak organizacja eventu. Ważne jest, aby zaufani dostawcy byli transparentni i chętni do udostępniania informacji na temat swoich zrównoważonych praktyk. Przyszłość z pewnością niesie ze sobą jeszcze większą koncentrację i zaangażowanie firm w działania w obszarze zrównoważonego rozwoju. Współpraca z zaufanymi dostawcami przyczynia się do ochrony środowiska, odpowiedzialnego biznesu i budowania pozytywnego wizerunku firmy.
Autor: Przemysław Machynia – współwłaściciel i dyrektor ds. rozwoju w agencji eventowej FSWO. Trener z wieloletnim doświadczeniem w pracy z zespołami w firmach różnej wielkości i specyfice działania. Twórca Green Energy Congress – konferencji promującej aspekty zrównoważonego rozwoju w trzech gałęziach gospodarki – przemysł, społeczeństwo, nowe technologie. Agencja eventowa FSWO od ponad 15 lat zajmuje się kompleksową organizacją eventów o różnej skali i celu.
Cykl: Okiem eksperta SKKP
Członkowie Stowarzyszenia Konferencje & Kongresy w Polsce poruszą kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem i rozwojem przemysłu spotkań, w szczególności rynkiem konferencji w Polsce i na świecie. W opracowaniach pojawią się m.in. aspekty prawne, porady, omówienie problemów i wyzwań, inspiracje.