Strategia rozwoju Mazovia Convention Bureau – rekomendacje, cele, wyzwania

Projekt realizowany przez Mazowiecką Regionalną Organizację Turystyczną pt. „Poprawa jakości zarządzania turystyką biznesową na Mazowszu poprzez partycypacyjne opracowanie Strategii rozwoju Mazovia Convention Bureau” zawiera rekomendacje i cele działania, a także określa misję i wizję rozwoju przemysłu spotkań w województwie mazowieckim.
 
Projekt był dofinansowany ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki w ramach programu Wsparcia Turystyki 2025. Opracowana w jego ramach strategia dotyczy rozwoju Mazovia Convention Bureau w na lata 2026-2030, została ona zaprezentowana 1 grudnia 2025, podczas spotkania zorganizowanego przez MROT, przez Krzysztofa Celucha, prof. UMK, reprezentującego Celuch Consulting.
 
Przemysł spotkań ważny dla gospodarki
Przemysł spotkań i wydarzeń jest ważną częścią gospodarki, zarówno Polski jak i województwa mazowieckiego. O jego znaczeniu świadczą dane dotyczące liczby zatrudnionych w nim osób oraz organizowanych spotkań. W roku 2019 przemysł spotkań i wydarzeń zatrudniał w całym kraju 220 tysięcy, a w roku 2023 – 215 tysięcy osób, natomiast na Mazowszu w roku 2018 liczba zatrudnionych wynosiła 27 tysięcy, a w roku 2023 - już 36 tysięcy. W roku 2019 w spotkaniach organizowanych w całej Polsce wzięło udział ponad 16 milionów osób, w roku 2023 – ponad 18 milionów. W tym czasie liczba uczestników spotkań na Mazowszu spadła z 1,2 miliona do 977 tysięcy.
Wkład branży spotkań i wydarzeń w gospodarkę kraju (ceny bieżące bazowe) w roku 2019 wyniósł – 35 mld zł, w roku 2023 – 54,6 mld zł. W województwie mazowieckim wzrósł on z 4 mld zł w roku 2018 do 13 mld zł w roku 2023. Pod względem wartości dodanej brutto wkład branży spotkań i wydarzeń w gospodarkę kraju wzrósł z 15 mld zł w roku 2019 do 22,9 mld zł w roku 2023. W przypadku Mazowsza wzrost ten wyniósł z 2,5 mld zł w roku 2018 do 5,6 mld zł w roku 2023. Skalowany wkład w PKB wynosi w przypadku Polski 1 procent, w przypadku Mazowsza – 1,2 procent (dotyczy to roku 2023). 
Ponieważ jest to ważny obszar gospodarki, wymaga systemowego podejścia, dlatego strategia jego rozwoju została opracowana przez praktyków specjalizujących się w różnych obszarach branży turystycznej. Jej celem jest poprawa jakości zarządzania turystyką biznesową na Mazowszu.
Strategia zawiera analizę działań prowadzonych zarówno w Polsce, jak i w krajach europejskich, analizę potencjału województwa mazowieckiego, analizę SWOT, rekomendacje modelu funkcjonowania MCB, misję, wizję, cele strategiczne, plan organizacyjny, zadania, zakres działania i politykę marketingową.
 
Mazovia Convention Bureau – budowanie rozpoznawalności
Mazovia Convention Bureau działa od roku 2019 jako przykłady działań tej jednostki można wymienić między innymi uruchomienie strony mazoviaconvention.pl, stworzenie bazy obiektów konferencyjnych, wprowadzenie systemu zarządzania bazą danych, wydanie katalogu obiektów konferencyjnych i PCO czy opracowanie systemu rekomendacji PCO. MCB jest obecna w mediach społecznościowych i w mediach branżowych. 
W ciągu dwóch lat biuro zbudowało od zera pełny zestaw profesjonalnych narzędzi, buduje też rozpoznawalność Mazowsza poprzez obecność na najważniejszych wydarzeniach branżowych. Jest pełnoprawnym członkiem polskiego ekosystemu convention bureaux, ma rekomendacje PCB, współtworzy Klub Ambasadorów i jest obecne w głównych stowarzyszeniach branżowych. Biuro nie tylko korzysta z danych, ale współtworzy system wiedzy o przemyśle spotkań i wydarzeń w Polsce. Posiada też wiarygodność ekspercką, tworzy własny raport Mazovia Events Impact i bierze udział w Poland Events Impact.
 
Wyzwanie – obecność na rynkach zagranicznych
Mazovia Convention Bureau mocno zaznaczyło swoją pozycję na mapie Polski, ale intensyfikacji wymagają działania na wybranych rynkach zagranicznych, takich jak Skandynawia, USA czy DACH (kraje niemieckojęzyczne). Warto także wzmocnić inicjatywy powiązane z zagadnienia ESG, wellbeing i legacy, podkreślając zielone modele wydarzeń, dobrostan uczestników i trwałe efekty dla regionu.
– Posiadanie danych i narzędzi to jedno, kolejnym poziomem powinno być systematyczne raportowanie liczb pozyskanych z dużych kongresów, które trafiły na Mazowsze z udziałem MCB. Ważnym zadaniem stojącym przed MCB jest wsparcie lokalnych samorządów w zrozumieniu mechanizmów przemysłu spotkań i wydarzeń oraz współpraca zmierzająca do profesjonalizacji oferty i w konsekwencji rozwoju pod kątem spotkań i wydarzeń – komentował Krzysztof Celuch.
Wyzwanie, jakie stoi przed branżą spotkań województwa mazowieckiego, to także relacje interpersonalne z pracownikami convention bureaux, ambasadorami kongresów, liderami reprezentującymi firmy i instytucje działające w branży spotkań. 
 
Potencjał Mazowsza – baza, walory przyrodnicze
Potencjał województwa mazowieckiego to baza hotelowa – największa i najbardziej zróżnicowana w Polsce oraz baza miejsc konferencyjno-eventowych, chociaż jednocześnie brak tutaj dużego centrum kongresowego. Region posiada unikatowe obiekty, takie jak zamki czy obiekty postindustrialne, adaptowane na potrzeby organizatorów wydarzeń. Atutem jest centralne położenie i dostępność komunikacyjna. 
Walory przyrodnicze i kulturowe Mazowsza pozwalają na organizację różnorodnych scenariuszy spotkań, szczególnie integracyjnych. Ceny usług są postrzegane jako wysokie w porównaniu do innych województwa, ale jednocześnie podkreślana jest dobra relacja ceny do jakości. Realizowanych jest wiele inwestycji dotyczących obiektów hotelowych, sal konferencyjnych i koncertowych oraz parków tematycznych. Na Mazowszu działa największa w Polsce baza usługodawców, wyspecjalizowanych w obsłudze organizacji wydarzeń, jest także wysoki poziom bezpieczeństwa. 
Mazovia Convention Bureau jest jednostką integrującą partnerów biznesowych, naukowych oraz instytucjonalnych we wspólnych działaniach na rzecz kreowania produktów, podnoszenia jakości usług oraz efektywnego pozyskiwania wydarzeń dla województwa. Misja to działanie na rzecz budowania marki „Mazowsze” jako regionu o innowacyjnej ofercie w organizacji spotkań i wydarzeń.
Funkcje realizowane przez MCB to – promocyjna, integrująca, reprezentacyjna, koordynująca i przywódcza (lobbing), a reprezentowane wartości to profesjonalizm, konsolidacja i międzynarodowość.
 
Cele działania MCB 
Cele działań MCB na lata 2026-2030 dotyczą trzech głównych obszarów strategicznych, do których należą – współpraca, marka i wydarzenia. MCB przechodzi z etapu budowy fundamentów do etapu maksymalizacji efektów.
Cele krótkoterminowe (2026-2027) to ugruntowanie zintegrowanej platformy „Warszawa + Mazowsze” jako podstawowego modelu współpracy przy pozyskiwaniu wydarzeń, rozszerzenie i uporządkowanie sieci MICE, obejmującej samorządy, branżę, uczelnie, organizacje wokół MCB. Działania w ramach marki to wzmocnienie rozpoznawalności województwa mazowieckiego jako destynacji biznesowej. 
Do celów średnioterminowych (2028-2029) należy podniesienie profesjonalizacji branży spotkań na Mazowszu poprzez standardy jakości, rekomendacje, program szkoleń oraz rozwój wspólnych projektów innowacyjnych z udziałem sektora nauki i partnerów technologicznych, a także rozwój pozycji Mazowsza jak innowacyjnej i zrównoważonej destynacji spotkań na wybranych rynkach zagranicznych. Ma się to przełożyć na wzrost liczby pozyskanych wydarzeń w kluczowych segmentach takich jak kongresy, konferencje i wydarzenia korporacyjne.
Do roku 2030 celem jest utrwalenie pozycji MCB jako wiodącego koordynatora ekosystemu MICE w regionie oraz aktywna obecność Mazowsza w krajowych i międzynarodowych sieciach CB i stowarzyszeń branżowych jako partnera pierwszego wyboru. Ma to doprowadzić do ugruntowania pozycji Mazowsza jako regionu regularnie goszczącego wydarzenia o wysokim prestiżu.
 
Convention bureau jako koordynator MICE
Strategia postuluje powołanie rady programowej jako forum stałego dialogu, łączącego samorządy, branżę, naukę, WOT/WCB i organizacje branżowe, oraz rozwój formalnego programu partnerskiego „Mazovia Meetings Partners” (pakiety członkowskie, korzyści, wspólne praktyki). 
W ramach integracji branży MICE na Mazowszu planowana jest rozbudowa i aktualizacja bazy partnerów MICE, organizacja cyklicznych spotkań, warsztatów i forów branżowych a także rozwój programu rekomendacji PCO/DMC, projektowanie i realizacja programów szkoleniowych, innowacje i współpraca z nauką, współprowadzenie projektów badawczo-innowacyjnych oraz budowanie partnerstw z uczelniami oraz instytucjami badawczymi.
W strategii mowa jest także o opracowaniu pakietów i scenariuszy wydarzeń takich jak na przykład „Warszawa + Zegrze”, „Mazowsze folkloru i dziedzictwa”, „Mazowsze zielone i wellbeing”. Zakłada się wykorzystanie case studies. 
Efektem działań ma być kojarzenie Mazowsza z przemysłem spotkań i wydarzeń – „Mazovia meetings”, a nie tyko z turystyką. Ma ono być postrzegane jako naturalna destynacja dla kongresów, konferencji oraz eventów korporacyjnych i innych wydarzeń. 
Mazowsze ma także docelowo przestać być tylko „tłem” dla Warszawy, a stać się świadomie wybieranym połączeniem – miasto + region.
 
Program wsparcia dla organizatorów wydarzeń
MCB będzie także prowadzić działania edukacyjne w ramach Mazovia meetings academy, jako program dla branży i samorządów. Jego celem będzie zaangażowanie w działania na rzecz rozwoju oferty MICE.
W ramach Mazovia events impact hub co dwa lata będą przeprowadzone badania na poziomie regionu, zakładany jest także stały udział w Poland Events Impact, co daje twarde argumenty w rozmowach z decydentami, a Mazowsze jest postrzegane jako region, który swoje decyzje opiera na liczbach.
Przewidziany jest także Mazovia meetings support czyli program wsparcia wydarzeń za pomocą grantów i subwencji dla ich organizatorów spełniających określone kryteria.
W efekcie prowadzonych działań MCB będzie działać jak nowoczesne biuro sprzedaży destynacji z uporządkowaną bazą, śledzeniem leadów i profesjonalną obecnością online.

Oprócz zaprezentowania strategii rozwoju Mazovia Convention Bureau podczas spotkania w Centrum Prasowym Foksal odbyła się prezentacja dotycząca „Zrównoważonej turystyki w branży MICE” oraz panel dyskusyjny. Debatę „Przyszłość branży spotkań na Mazowszu – potencjał, trendy, perspektywy, szanse, zagrożenia” moderowała Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl), a swoją perspektywą podzielili się: Izabela Stelmańska (Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Mazowiecka Regionalna Organizacja Turystyczna), Łukasz Gumowski (Plej), Karolina Parol (Hotele Arche), prof. UMK, dr hab. Krzysztof Celuch (SGTiH Vistula, Celuch Consulting) oraz Marta Kicler (Mazurkas DMC Poland).