Jeszcze kilka lat temu głównym wyzwaniem przy organizacji wyjazdów incentive było stworzenie atrakcyjnego programu i zapewnienie uczestnikom wyjątkowych doświadczeń, przy jednoczesnym sprostaniu wymaganiom budżetowym klienta. Dziś równie istotnym elementem przygotowań jest umiejętność przewidywania zagrożeń oraz ograniczania ich skutków. Dynamicznie zmieniająca się sytuacja geopolityczna, napięcia gospodarcze, zakłócenia w transporcie czy ekstremalne zjawiska pogodowe sprawiają, że organizacja wyjazdów motywacyjnych wymaga zupełnie nowego podejścia. Pisze Sylwia Sadoch, wiceprezeska zarządu Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel (SOIT), a opiniami dzielą się członkowie SOIT – Leszek Skibiński, Agnieszka Słowik, Ewelina Ligęza-Kalinowska.
Branża incentive travel od zawsze funkcjonowała w otoczeniu podwyższonego ryzyka, jednak wydarzenia ostatnich lat – pandemia Covid-19, konflikty zbrojne oraz rosnąca niestabilność międzynarodowa – znacząco zmieniły skalę wyzwań. Organizatorzy muszą dziś nie tylko projektować inspirujące programy, ale również stale monitorować sytuację na świecie, analizować potencjalne zagrożenia i przygotowywać alternatywne scenariusze działania.
Co istotne, oczekiwania klientów wobec organizatora pozostają niezmienne. To właśnie biuro odpowiada za znalezienie rozwiązania i zminimalizowanie skutków problemów, nawet jeśli ich przyczyna leży całkowicie poza jego kontrolą. Jednocześnie obowiązujące przepisy nakładają na organizatorów turystyki znacznie szerszą odpowiedzialność niż na kontrahentów, od których zależy realizacja poszczególnych usług. Prawodawca przewidział szereg obowiązków, które mają organizatorzy wobec klientów, zarówno indywidualnych, ale i instytucjonalnych, ale nie dał, choćby opcjonalnego narzędzia, które zabezpieczałoby finansowe interesy biur podróży. Aktualnie istniejące rozwiązania są jedynie pozorne. Turystyczny Fundusz Gwarancyjny czy obowiązkowa gwarancja ubezpieczeniowa działają tylko w sytuacji bankructwa biura celem zabezpieczenia interesów klientów, czyli w sytuacji absolutnie ostatecznej. Turystyczny Fundusz Pomocowy z kolei to jedynie pożyczka z wkładem własnym, którą należy oczywiście spłacić.
Brak systemowego, a nawet komercyjnego zabezpieczenia był od lat bolączką branży. Środowisko incentive travel od wielu lat zwracało uwagę na potrzebę stworzenia mechanizmów, które pozwolą ograniczyć finansowe skutki zdarzeń, na które organizatorzy nie mają bezpośredniego wpływu ani nie wynikają one z ich uchybień. Naturalnym kierunkiem wydawało się opracowanie produktu ubezpieczeniowego odpowiadającego specyfice tej działalności. Z inicjatywy Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel rozpoczęto rozmowy z rynkiem ubezpieczeniowym dotyczące stworzenia dedykowanego programu ochrony dla organizatorów wyjazdów motywacyjnych, ale przygotowanie takiego rozwiązania okazało się znacznie bardziej skomplikowane niż mogło się wydawać. Prace trwały ponad dwa lata i wymagały wypracowania nowego podejścia do oceny ryzyka charakterystycznego dla tej branży. Ich efektem jest program przygotowany przez TU Compensa, dostępny wyłącznie dla członków SOIT.
Zakres ochrony obejmuje sytuacje prowadzące do rzeczywistych strat finansowych zarówno na etapie przygotowania projektu, jak i podczas jego realizacji, gdy może dojść do anulowania wyjazdu w całości lub części. Dotyczy to między innymi skutków działania siły wyższej, katastrof naturalnych, konfliktów zbrojnych, kryzysów gospodarczych, problemów po stronie kontrahentów czy odwołań i opóźnień połączeń lotniczych. To rozwiązanie należy do pionierskich – nie ma obecnie odpowiednika na polskim rynku i wiele wskazuje na to, że również w skali międzynarodowej.
Warto podkreślić, że szeroki katalog potencjalnych zagrożeń nie oznacza automatycznych wypłat odszkodowań. Ochrona uruchamiana jest wyłącznie w przypadku rzeczywistej straty finansowej wynikającej ze zbiegu określonych okoliczności. Przykładem mogą być koszty przygotowania dokumentacji wizowej, których nie można odzyskać po odwołaniu wyjazdu wskutek konfliktu zbrojnego, czy wydatki poniesione na usługi, których anulowanie nie było już możliwe.
Program przewiduje roczny limit odpowiedzialności w wysokości 136 tys. zł dla jednego organizatora oraz do 50 tys. zł na pojedyncze zdarzenie. Choć wartości te oczywiście nie pokrywają pełnych budżetów projektów incentive, których koszt najczęściej wynosi od 8 do 12 tys. zł na uczestnika w Europie oraz od 15 do nawet 30 tys. zł i więcej w przypadku wyjazdów międzykontynentalnych i dalekie są od sum, o które wnioskowano na początku prac, to stanowią realne wsparcie w ograniczaniu ryzyka prowadzonej działalności.
Znaczenie programu wykracza jednak poza sam wymiar finansowy. Większa stabilność pozwala organizatorom z większą pewnością podejmować się realizacji wymagających projektów, a jednocześnie wzmacnia konkurencyjność firm zrzeszonych w SOIT. To także wyraźny sygnał, że branża incentive coraz bardziej koncentruje się na systemowym zarządzaniu ryzykiem, traktując je jako integralny element profesjonalnego planowania wydarzeń.
Umowę ubezpieczenia podpisano w marcu, tuż po eskalacji konfliktu na Bliskim Wschodzie. Do tej pory nie zaistniały sytuacje wymagające uruchomienia świadczeń, jednak już sama dostępność takiego rozwiązania pokazuje kierunek rozwoju całego sektora. W świecie, w którym nieprzewidywalność staje się codziennością, budowanie odporności organizacyjnej i finansowej przestaje być przewagą konkurencyjną, a staje się koniecznością.
Autorka: Sylwia Sadoch, współwłaścicielka Travel Concierge, wiceprezeska zarządu Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel
Komentarze członków SOIT
Leszek Skibiński, prezes, Grupa TSO: Mamy dobry produkt, walczmy o więcej i budujmy bezpieczeństwo naszych biznesów
W końcu nasza branża (MICE) otrzymała stałą ochronę w postaci dodatkowego i nietuzinkowego ubezpieczenia od strat, na jakie jest narażona przy organizacji praktycznie każdej imprezy. Po wielu przykrych i bolesnych ciosach dla branży (kryzysy finansowe, Covid, wojny na Ukrainie i w Zatoce Perskiej) dzięki staraniom zarządu SOIT a w szczególności Sylwii Sadoch pojawił się na rynku pierwszy produkt, który może zmniejszyć ewentualne straty, jeśli trzeba będzie np. przebukować przelot dla całej grupy lub zakwaterować przez trzy doby zgodnie z ustawą np. 100 osób w hotelu pięciogwiazdkowym na koszt organizatora. Jako Grupa TSO nie mieliśmy jeszcze okazji, aby wypróbować to ubezpieczenie w praktyce i oby ich nigdy nie było, ale przecież po to kupujemy ubezpieczenie na dom, by w razie pożaru mieć choćby na podstawowy remont. Takich produktów ubezpieczeniowych potrzebujemy więcej i na większą skalę naszej działalności. Nie organizujemy wyjazdów najtańszych, więc tym bardziej nasze ryzyko rośnie wraz ze wzrostem ceny imprezy i liczby osób w jednej grupie. Jednym słowem podsumowania – mamy dobry produkt, walczmy o więcej i budujmy bezpieczeństwo naszych biznesów, bo najważniejsze to spokojny sen…
Agnieszka Słowik, prezes Flower Travel Incentive: Odpowiadamy nawet za to, na co nikt nie ma wpływu
Nasza działalność to jedno wielkie ryzyko. I nie chodzi o rzeczy, na które mamy wpływ, ale właśnie o te, na które wpływu nie mamy.
Nie chodzi o sprzedaż, pozyskiwanie klientów. Firma może świetnie sobie radzić, a jedna niespodziewana wojna, jedno nagłe wahnięcie kursu i musimy oddać klientom z naszych pieniędzy nawet kilkaset tysięcy złotych. Tak mówi ustawa. My jako organizator odpowiadamy za wszystko. Nawet za to, na co nikt nie ma wpływu.
To nowe ubezpieczenie daje mi poczucie bezpieczeństwa. Kwota 50 tys. złotych na jedno zdarzenie nie jest wysoką kwotą, ale może być wystarczająca. Nie zabezpieczamy całego wyjazdu.
Kiedy cokolwiek się wydarzy, staramy się negocjować z naszymi dostawcami, przekładać, minimalizować straty. Zwykle jednak trafi się jeden lub dwóch dostawców, którzy obarczają nas karami umownymi. I przy zysku nawet 10 procent od imprezy, przy np. 400 tys. zł obrotu (czyli taka nasza średnia grupa) dokładamy do wyjazdu. A gdzie koszty pracy, płacy pracowników za te kilka miesięcy przygotowań?
Dzięki temu ubezpieczeniu takich strat nie będzie. Obyśmy nie musieli z niego korzystać. Ale psychicznie czuję się choć trochę zabezpieczona.
Ewelina Ligęza-Kalinowska, operations director, członek zarządu Wysoko i Wyżej: Zawsze oczekuj nieoczekiwanego
W zmieniającym się świecie podróży i dynamicznej sytuacji geopolitycznej członkowie SOIT, jako profesjonalni organizatorzy wyjazdów, nauczyliśmy się jednej zasady – expect the unexpected. Nawet najlepiej przygotowana impreza turystyczna, poprzedzona wielomiesięcznym planowaniem, szczegółowym researchem i ekspercką wiedzą, może zostać zakłócona przez ekstremalne zjawiska pogodowe, opóźnienia lub odwołania połączeń lotniczych, działania wojenne, takie jak te obserwowane na Bliskim Wschodzie, czy inne zdarzenia o charakterze siły wyższej.
Od organizatorów oczekuje się w takich sytuacjach natychmiastowej reakcji, zapewnienia ciągłości usług oraz przede wszystkim bezpieczeństwa uczestników. To właśnie wtedy liczy się możliwość podejmowania szybkich decyzji bez obawy o ich konsekwencje finansowe.
Ubezpieczenie od ujemnych skutków finansowych anulowania imprezy turystycznej daje organizatorom realny bufor bezpieczeństwa. Pozwala ograniczyć ryzyko poniesienia dotkliwych strat, chroni płynność finansową firmy i daje większy komfort w podejmowaniu decyzji w sytuacjach kryzysowych. W efekcie możemy skupić się na tym, co najważniejsze – skutecznym wsparciu naszych klientów i bezpiecznej realizacji wyjazdów, nawet w najbardziej nieprzewidywalnych okolicznościach.
Autorzy:
- Sylwia Sadoch, wiceprezeska zarządu, Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel
Inicjatorka powstania programu ubezpieczeniowego dla członków SOIT. Członkini SOIT od 2016 roku. W kadencji 2024-2026 członek zarządu, a od stycznia 2026 wiceprezeska zarządu SOIT. W stowarzyszeniu odpowiedzialna za nowe projekty i inicjatywy.
Inicjatorka, założycielka i współwłaścicielka firmy Travel Concierge. Z turystyką związana od 1999 roku. W firmie odpowiedzialna za kreację i realizację projektów incentive. Przez uczestników wyjazdów nazywana organizatorką podróży życia. Firmę prowadzi zgodnie z maksymą „Znajdź pracę, która będzie twoją pasją, a nie przepracujesz ani jednego dnia więcej”. I choć zorganizowała już setki wyjazdów, swoim klientom zawsze powtarza, że podróż życia jest zawsze przed nimi. - Leszek Skibiński, prezes, Grupa TSO sp. z o.o., od 31 lat organizator wydarzeń MICE i wyjazdów incentive travel, członek i jeden z założycieli stowarzyszenia SOIT, zwolennik ochrony rynku branżowego i korzystnych regulacji dla produktów „Incentive Travel”.
- Agnieszka Słowik, prezes Flower Travel Incentive. Od 30 lat na rynku incentive, we wciąż zmieniających się warunkach pracy prowadzi firmę. Relaksuje się tylko grając w golfa. W ciszy i spokoju.
- Ewelina Ligęza-Kalinowska, operations director oraz członek zarządu Wysoko i Wyżej sp. z o. o., członek Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel