Jak zaprojektować wydarzenie, w którym miasto nie jest tylko lokalizacją, ale częścią programu? Spotkanie Inspirational XL organizacji 27Names pokazuje, jak potencjał Warszawy można wykorzystać do budowania destination experience dla międzynarodowych grup. Pisze Klaudia Laskowska z endrofina events.
Miasto bohaterem scenariusza
Przez lata wybór destynacji eventowej był przede wszystkim decyzją logistyczną. Kluczowa była odpowiednia infrastruktura: hotel, centrum konferencyjne, transport i zaplecze techniczne. Dziś, szczególnie w przypadku wydarzeń premium i międzynarodowych spotkań biznesowych, rola destynacji zmienia się fundamentalnie. Miasto przestaje być jedynie miejscem, w którym odbywa się wydarzenie – staje się jego bohaterem, scenografią i elementem doświadczenia uczestników.
Warszawa jest przykładem metropolii, która coraz częściej pełni rolę „żywego elementu programu” – przestrzeni, która nie tylko przyjmuje gości, ale aktywnie buduje narrację całego wydarzenia.
Od lokalizacji do doświadczenia
Projektowanie wydarzeń coraz częściej zaczyna się od pytania nie o to, gdzie zorganizować spotkanie, ale jak wykorzystać potencjał miejsca, aby wspierało cele biznesowe. Destynacja może stać się narzędziem storytellingu, opowiadać historię marki, wzmacniać wartości organizacji i tworzyć kontekst dla całego spotkania.
Coraz większą rolę odgrywa przy tym hiperpersonalizacja doświadczeń. Jeszcze kilka lat temu uczestnicy otrzymywali podobny program niezależnie od tego, czy wydarzenie odbywało się w Warszawie, Barcelonie czy Helsinkach. Dziś organizatorzy wychodzą z założenia, że każde miasto ma własny charakter i unikalne przewagi, które warto wykorzystać przy projektowaniu programu. To właśnie one sprawiają, że wydarzenie staje się niepowtarzalne.
Nie chodzi o to, by do konferencji dodać lokalną atrakcję, ale by całe doświadczenie wynikało z DNA miejsca. Hiperpersonalizacja destination experience polega na projektowaniu wydarzenia w taki sposób, aby mogło odbyć się tylko w jednej, konkretnej destynacji.
Warszawa jako gospodarz
Najciekawsze destination experience nie traktują miasta jako tła. Włączają je w program już na etapie projektowania koncepcji. Dobrym przykładem było spotkanie Inspirational XL organizacji 27Names, zrzeszającej niezależne agencje eventowe z całej Europy. Przez trzy dni uczestnicy nie tylko brali udział w warsztatach, prezentacjach case studies i sesjach wymiany wiedzy, ale również odkrywali Warszawę poprzez jej kulturę, architekturę, sztukę i gastronomię.
Program obejmował zwiedzanie miasta, wizytę w Teatrze Wielkim – Operze Narodowej, doświadczenia w Melt Museum, lot w tunelu aerodynamicznym oraz warsztaty kulinarne. Każdy z tych elementów został dobrany tak, aby pokazać inne oblicze stolicy. Różnorodność atrakcji udowodniła, że Warszawa jest miastem, które z powodzeniem łączy bogate dziedzictwo kulturowe z nowoczesnością i technologią. Lot w tunelu aerodynamicznym nawiązywał do energii miasta i aktywnego stylu życia jego mieszkańców, którzy chętnie sięgają po niestandardowe formy spędzania wolnego czasu. Z kolei warsztaty kulinarne wykorzystywały fakt, że Warszawa stała się jednym z najciekawszych centrów gastronomicznych w Polsce, oferując kuchnię z całego świata oraz nowoczesne interpretacje lokalnych smaków. Miasto nie było dodatkiem do wydarzenia, ale jego integralną częścią i współtwórcą doświadczenia uczestników.
– Najlepsze wydarzenia nie pokazują miasta uczestnikom – pozwalają im go doświadczyć. Naszą rolą jako organizatorów jest odnalezienie tego, co jest unikalne dla danej destynacji, i zbudowanie wokół tego programu wydarzenia. Wtedy uczestnicy wyjeżdżają nie tylko z nową wiedzą, ale również z poczuciem, że naprawdę poznali dane miejsce – dodaje Dagmara Berka-Kochańska, operations director w endorfina events.
Dla międzynarodowych grup szczególnie ważne jest poczucie autentyczności. Uczestnik nie chce być jedynie turystą odhaczającym kolejny punkt w kalendarzu konferencji. Chce mieć poczucie, że przez kilka dni naprawdę poznał miejsce, jego energię i charakter. Podobne podejście można było zaobserwować podczas wcześniejszych spotkań organizacji 27Names. W Wilnie uczestnicy poznawali miasto z perspektywy lokalnego fotografa, który zamiast klasycznego zwiedzania pokazywał mniej oczywiste miejsca i opowiadał historie mieszkańców. Dzięki temu uczestnicy poznawali nie tylko zabytki, ale także codzienny rytm miasta i jego lokalną tożsamość.
Jak projektować destination experience dla grup europejskich?
Projektując wydarzenie dla międzynarodowych odbiorców, kluczowe jest znalezienie równowagi między uniwersalnością a lokalnością. Goście oczekują jakości i profesjonalnej organizacji, ale jednocześnie szukają czegoś, czego nie da się odtworzyć w każdym innym miejscu. Dlatego coraz większe znaczenie mają elementy charakterystyczne – smaki, ludzie, kultura, przestrzenie i historie.
Każde miasto posiada własne przewagi, które mogą stać się osią scenariusza wydarzenia. W Kopenhadze naturalnym elementem programu będą doświadczenia związane z designem, architekturą i zrównoważonym rozwojem. W Bilbao inspiracją może być sztuka współczesna oraz historia transformacji miasta, której symbolem jest Muzeum Guggenheima. Lizbona daje możliwość budowania programu wokół lokalnego rzemiosła, muzyki fado i kultury oceanicznej, a Helsinki – wokół dobrostanu, kontaktu z naturą i fińskiej kultury saunowania.
Rolą organizatora nie jest stworzenie programu, który równie dobrze mógłby odbyć się wszędzie. Zadaniem jest odnalezienie lokalnych wyróżników i przełożenie ich na doświadczenie uczestników. Bo najlepsze destination experience nie dzieją się po prostu w danym mieście. One nie mogłyby wydarzyć się nigdzie indziej.
Autorka: Klaudia Laskowska, senior PR specialist, endorfina events
Warszawa jako doświadczenie, nie tylko destynacja eventowa
