Piknik firmowy można zaprojektować tak, jak projektuje się miejsce, do którego ludzie wracają z własnej woli. Pięć rzeczy, które o tym decydują.
Firmowe pikniki często wyglądają podobnie: namiot, scena, catering, dmuchańce. Atrakcje działają, goście się bawią, wszyscy wracają do domu - i po tygodniu mało kto potrafi powiedzieć, co właściwie zapamiętał.
Jest w tym mechanizm, o którym rzadko się mówi. Event firmowy projektuje się zwykle dla publiczności, która nie wybiera: pracownik przychodzi, bo tak wypada, i nie ma wpływu na to, jak ten dzień wygląda.
My na co dzień pracujemy z widzem, który wybiera. Nasze spółki tworzą autorskie wydarzenia – Wielką Fabrykę Elfów, Jungle Jump, Jagatówkę – na które ludzie przychodzą z własnej woli, kupują bilet, a jeśli się znudzą, po prostu wychodzą i nie wracają. To najtrudniejszy egzamin z angażowania ludzi, jaki istnieje. Zdajemy go codziennie.
Przy naszych autorskich wydarzeniach liczy się jedno: czy ludzie wrócą. O piknikach myślimy podobnie: liczy się dla nas czy uczestnicy zostaną do końca i czy będą opowiadać o nich w poniedziałek.
1. Czytamy to, czego w briefie nie ma
Rozkładamy brief na czynniki pierwsze i szukamy tego, czego w nim nie ma: ścieżki emocji, wyróżnika, momentu kulminacyjnego, o którym uczestnicy będą mówić dłużej niż przez tydzień po evencie.
Nie przychodzimy z samą wyceną briefu. Przychodzimy z własnym pomysłem – z historią, ideą i przekazem, a nie z listą atrakcji.
Pokazujemy klientowi, że zamiast kolorowego festynu może dostać starannie zaprojektowany spektakl. Za nim kryje się historia, idea i konkretny przekaz, który firma chce zostawić uczestnikom – mówi Paulina Zamorowska, członkini zarządu IKA.
Efekt? Klienci podążają za naszym pomysłem – nawet jeśli oznacza to porzucenie ich pierwotnych założeń.
A kiedy idea jest gotowa, trzeba wypełnić nią przestrzeń.
2. Każdy metr kwadratowy może opowiadać o firmie
Bardzo częsty błąd na eventach plenerowych to zapychanie przestrzeni przypadkowymi atrakcjami – bez związku z tym, co firma reprezentuje i o czym ma być całe wydarzenie.
Robimy to inaczej. Przykład: Polpharma, 90-lecie, cztery miasta, kilka tysięcy uczestników. Zbudowaliśmy koncept wokół jednej idei – 90 tysięcy kroków do zdrowia. Bieżnie, na których uczestnicy nabijali wspólny cel. 90 ciekawostek o firmie rozmieszczonych w całej przestrzeni – przyswajanych w ruchu, między atrakcjami, a nie zza biurka przed slajdami.
Przestrzeń eventu to nie pojemnik na atrakcje. Dobrze zaprojektowana, opowiada o firmie w sposób zrozumiały dla każdego uczestnika – od dziecka po prezesa – mówi Agata Buchowiecka, head of sales and creation w IKA.
Pracownicy z rodzinami przychodzili miło spędzić czas, a wychodzili z tym, co Polpharma chciała im przekazać. To różnica między dekoracją a przestrzenią, która pracuje.
3. Spójności nie da się podzlecić
Event plenerowy bardzo łatwo rozsypuje się na części: dmuchańce od jednego podwykonawcy, animatorzy od drugiego, scenografia od trzeciego. Każdy przyjeżdża z własną estetyką, a spójność gubi się, zanim goście w ogóle wejdą na teren.
My tego ryzyka nie mamy, bo obsesyjnie piłujemy spójności wydarzenia. Zanim cokolwiek znajdzie się w ofercie zadajemy sobie pytania: „Dlaczego właśnie to?; Czy to na pewno pasuje?”. Nic nie zostawiamy przypadkowi. Zwracamy uwagę na każdy detal i widzimy jak bardzo cenią takie podejście nasi klienci.
To nie przypadek, że potrafimy tak pracować. Tworząc własne koncepty, na co dzień odpowiadamy za każdy detal – od biletu po wyjście. Ten sam nawyk kontroli nad całością wnosimy na event klienta.
Uczestnik w spójnej, świadomie zaprojektowanej przestrzeni nie „przechodzi” przez event byle przejść. Zanurza się w jego klimat do głębi.
4. Ścieżkę emocji ćwiczymy na najtrudniejszej publiczności
Piknik bez emocji poznaje się od razu. Start o 12:00, atrakcje działają, prowadzący co chwilę coś mówi ze sceny, magik o 15:00, do widzenia o 18:00. Uczestnik, który był już na kilkunastu bliźniaczych piknikach, wyłącza się po cichu i wraca do domu bez jednego wspomnienia, które warto komuś opowiedzieć.
My projektujemy pikniki jak spektakle – z narracją, punktami zwrotnymi i kulminacją.
Kluczowe jest budowanie napięcia. To spektakularne finały wyzwalają najwięcej emocji i to o nich uczestnicy opowiadają bliskim długo po evencie. Każdy element – od przekroczenia bramki po finał – jest częścią świadomie zaprojektowanej ścieżki – podkreśla Agata Buchowiecka
Wiemy, jak przykuć i utrzymać uwagę, bo sprawdzamy to na sobie każdego dnia - na naszych autorskich wydarzeniach ludzie zostają tylko wtedy, gdy naprawdę ich wciągniemy.
Na pikniku rodzinnym dla firmy Intel, dla ponad 1000 osób, wszystko spinała jedna historia: Serce Oceanu straciło moc, a dzieci musiały ją przywrócić. Za każde wykonane zadanie najmłodsi uczestnicy zbierali krople oceanu. Dzięki ich zaangażowaniu serce się wypełniło, rozświetliło i odzyskało energię, która eksplodowała morską pianą. Żadne z zadań nie było atrakcją samą w sobie – każde przybliżało moment, na który czekał cały piknik.
Za każdym razem zastanawiamy się też, jaka jest grupa docelowa, i sprawdzamy, czy zaopiekowani są wszyscy. Nie chcemy, żeby podczas pikniku rodzinnego umknęły naszej uwadze nastolatki albo mniej aktywni rodzice – szukamy atrakcji, które zainteresują również ich. Dlatego do każdego pikniku przygotowujemy trzy typy atrakcji: dla dzieci, dla dorosłych i rodzinne, angażujące obie grupy naraz.
5. Impreza „masowa”? Najpierw sprawdź, czy w ogóle nią jest
Wokół tego tematu krąży sporo mitów – nawet wśród klientów z doświadczeniem w organizacji eventów. Najczęstszy brzmi: „powyżej tysiąca osób to automatycznie impreza masowa”. Sama liczba uczestników nie przesądza o niczym.
Ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych wyłącza z definicji imprezy zamknięte organizowane przez pracodawcę dla jego pracowników, o ile rodzaj wydarzenia odpowiada przeznaczeniu terenu. Kluczowe jest to: dla pracowników. Piknik dla załogi mieści się w wyłączeniu niezależnie od tego, ile osób przyjdzie.
Inaczej wygląda to, gdy wydarzenie jest również dla rodzin, mieszkańców czy klientów albo gdy sprzedajesz wejściówki. Wtedy wchodzą progi ustawowe – dla wydarzenia artystyczno-rozrywkowego na terenie otwartym nie mniej niż 1000 udostępnionych miejsc, w budynku nie mniej niż 500 – a wraz z nimi zezwolenie, wymogi bezpieczeństwa i współpraca ze służbami. Każde wydarzenie oceniamy indywidualnie.
Naszą rolą jest przeprowadzić klienta przez te procedury – najlepiej zanim zapadną decyzje o miejscu i skali. Pomyłka na tym poziomie, przy kilku tysiącach uczestników, to nie jest drobiazg do naprawienia po fakcie – zaznacza Paulina Zamorowska.
6. Zanim zaklepiesz kolejny piknik – pięć pytań
Sezon w pełni. Ale jeśli masz jeszcze chwilę na korektę kursu – albo dopiero układasz przyszły rok – zadaj sobie pięć pytań:
- Czy mój piknik ma koncept – historię, ideę, przekaz – czy tylko listę atrakcji?
- Czy przestrzeń będzie mówić językiem firmy, czy tylko wypełnią ją atrakcyjne, lecz przypadkowe elementy?
- Czy ścieżka emocji uczestnika - od wejścia po finał – jest zaplanowana, czy mam wyłącznie harmonogram godzinowy?
- Czy wiem, z jakim wspomnieniem i uczuciem uczestnicy wrócą do domu?
- Czy wiem, czy moje wydarzenie w świetle prawa jest imprezą masową?
Jeśli na któreś z tych pytań nie masz pewnej odpowiedzi, to najlepszy moment, żeby o tym porozmawiać – zanim zapadną decyzje o miejscu, skali i budżecie. Zadzwoń albo napisz do nas. Wrócimy do Ciebie z pomysłem, nie tylko z wyceną.
Komentarze: Paulina Zamorowska (członkini zarządu) i Agata Buchowiecka (head of sales and creation). Opracowanie: Mateusz Kucza (head of creative marketing) – Agencja Eventowa IKA.
Agencja Eventowa IKA od 25 lat specjalizuje się w eventach plenerowych, galach i piknikach firmowych; wśród klientów m.in. Intel, IKEA, Amazon, HBO, Mars, Polpharma, Budimex. Laureat MP Power Awards® 2024 (Event – celebracja) za projekt Wasteland dla Intel Technology. W ramach grupy prowadzi też miejsca rozrywki – Wielką Fabrykę Elfów i Jungle Jump – oraz Jagatówkę pod Gdańskiem.
ARTYKUŁ PARTNERA