Kulisy najbardziej newralgicznego etapu pracy agencji incentive
Zanim klient zobaczy piękną prezentację z proponowanym kierunkiem, ktoś musiał dziesiątki godzin sprawdzać, czy to marzenie da się bezpiecznie zrealizować. Destination scouting to jeden z najważniejszych, a zarazem najmniej widocznych etapów pracy agencji eventowej i incentive — moment, w którym zapada decyzja, czy kierunek jest bezpieczny, logistycznie wykonalny i wystarczająco atrakcyjny, by w ogóle trafić na stół do klienta.
Za kulisami dzieje się dużo więcej niż oglądanie hoteli. To proces łączący analizę ryzyka, twarde doświadczenie operacyjne i zdolność przewidywania problemów, zanim jeszcze się pojawią.
Krok 1: Loty i logistyka — pierwsze „sito”
Wszystko zaczyna się od siatki połączeń lotniczych, sezonowości i limitów miejsc na rejsach. Jeśli kierunek nie jest operacyjnie wykonalny, scouting kończy się już na tym etapie.
Przykład: program na Karaibach prezentował się doskonale, dopóki weryfikacja operacyjna nie ujawniła, że jedyne dostępne połączenie wymagało przesiadki z zaledwie *55-minutowym buforem* na dużym, zatłoczonym lotnisku, gdzie średnie opóźnienia przekraczały godzinę. Realne ryzyko: część grupy nie zdąży na samolot.
Krok 2: Hotele — nie ocena zdjęć, a ocena dopasowania hotelu pod parametry wyjazdu incentive
Realizacja wyjazdów incentive wymaga zupełnie innego rodzaju zaplecza – obiekt musi być przygotowany nie tylko na zakwaterowanie grupy, ale również na organizację konferencji, kolacji czy imprez dla 100 osób oraz dodatkowych aktywności.
Dlatego bezpośrednia inspekcja hotelu jest tak istotna. Pozwala zweryfikować m.in. wielkość i funkcjonalność restauracji oraz sal bankietowych, zaplecze konferencyjne, doświadczenie w obsłudze dużych grup, elastyczność zespołu oraz możliwość dostosowania obiektu do konkretnych potrzeb klienta. Równie ważna jest jakość jedzenia czy poziom obsługi – elementy, których w praktyce nie da się rzetelnie ocenić na podstawie katalogu, zdjęć czy oferty przesłanej przez hotel.
Dopiero taka weryfikacja na miejscu pozwala nam odpowiedzialnie rekomendować obiekt klientowi i mieć pewność, że będzie on odpowiedni do realizacji konkretnego programu incentive.
Nawet z pozoru „idealne” hotele, po analizie na miejscu mogą nie spełniać podstawowych kryteriów do organizacji imprezy, czy konferencji dla grupy. Wymaga to naprawdę dużo „wybroaźni” i szybkiej analizy zaplecza hotelowego na miejscu, co z kolei wymaga doświadczenia.
Innym przypadkiem, jest mała elastyczność hotelu do ich organizacji lub „ukryte” koszty które nie sposób namierzyć podczas korespondencji mailowych. W trakcie „scoutingu”, często dochodzi do wielogodzinnych negocjacji z zarządzającymi hotelem, bez których całkowity koszt wyjazdy byłby istotnie wyższy.
Case study: W jednym z 5* hoteli pomimo początowej zgody na realizacje imprezy dla większej grupy na miejscu menadżer hotelu zmienił zdanie. Doszło do całodniowych negocjacji z kadrą zarządzającą całej sieci, które zakończyły się na korzyść klienta i dotrzymaniem początkowych obietnic ze strony hotelu. Ten przykład pokazuje, jak ważne jest zbudowanie relacji z hotelem na miejscu, jeszcze przed realizacją.
Krok 3: Restauracje — różnica między „ładnie” a „robi wrażenie”
Folder nigdy nie pokaże tempa pracy kuchni, akustyki sali czy realnego widoku. Dlatego gastronomia jest testowana w warunkach maksymalnie zbliżonych do tych, które czekają grupę.
Case z terenu: restauracja z widokiem na parking — podczas gdy tuż obok czekała lokalna perełka z panoramą na lodowiec. Cena? Tygodnie negocjacji. W Barcelonie z kolei „widok na morze” był dostępny tylko z dwóch stolików — reszta sali patrzyła na neon reklamowy.
To właśnie jest granica między miejscem, które „ładnie wygląda”, a takim, które faktycznie tworzy efekt incentive.
Krok 4: DMC — kręgosłup całej realizacji
Lokalny partner (DMC) to fundament, na którym stoi cały program. Weryfikuje się jego doświadczenie, licencje, ubezpieczenia, zaplecze logistyczne i procedury bezpieczeństwa — bo to na tym etapie zapada decyzja, czy kierunek jest bezpieczny operacyjnie. Weryfikacja danej agencji DMC w praktyce i sprawdzenie współpracy odpowiednio wcześniej przed realizacją, jest kluczowe bo pozwala nawiązać wspópracę tylko ze sprawdzonymi agencjami
Z naszym wieloletnim doświadczeniem i znajomością kierunków, często realizujemy projekt samodzielnie, ale tym samym wymaga to jeszcze większego przygotowania. Bywa też tak, że w niektórych krajach wymagana jest współpraca z przedstawicielem danego kraju.
Case z terenu: klub nocny polecany przez lokalnego przewodnika w Kostaryce okazał się miejscem, którego nie dałoby się pokazać grupie. Innym razem atrakcja reklamowana przez DMC jako „spotkanie z psami zaprzęgowymi na Alasce” w praktyce sprowadzała się do oglądania zwierząt w klatkach.
Krok 5: Transport — cichy zabójca najlepszych programów
Stan techniczny floty, realne czasy przejazdów, kompetencje i kultura pracy kierowców — to wszystko potrafi zrujnować nawet najlepiej zaplanowany dzień.
Case z terenu: Cały dzień zwiedzania Vanocouver oraz zatrudniony przewodnik, a tu niedziałający mikrofon. Jaka jest nasza reakacja? Natychmiastowy kontakt z firmą transportową i zmiana autokaru.
Krok 6: Bezpieczeństwo i plan B
Stabilność polityczna, lokalne przepisy, infrastruktura medyczna, procedury ewakuacyjne — na tej podstawie powstają alternatywne hotele, backup atrakcji i dodatkowe trasy, gotowe na wypadek nieprzewidzianych sytuacji.
Case z terenu: W związku z wystąpieniem choroby wściekłych krów w Meksyku grupa zrezygnowała z wyjazdu dzień przed planowanym terminem. Mimo tak późnej rezygnacji udało się przenieść zakontraktowane świadczenia na termin pół roku później.
Krok 7: Elementy zaskoczenia i niespodzianki, które decyzują o prawdziwym incenitve
Ważne jest, aby znaleść elementy, które nie występują w masowych programach i dopasowane są do grupy.
Case z terenu: Toast whisky z lodem pochodzącym prosto z lodowców El Calafate w Argentynie czy degustacja świeżych truskawek w niezwykłej scenerii u stóp wulkanu Arenal w Kostaryce.
Finał: przejście całego programu
Scouting kończy się przejściem całego programu krok po kroku — z mierzeniem timingu, oceną atrakcji i poziomem obciążenia grupy. Dopiero wtedy zapada ostateczna decyzja. Co najważniejsze – cały proces jest dopasowany do oczekiwań I specyfiki każdego klienta i grupy i to właśnie nadaje każdemy naszemu wyjazdowi ten niepowtarzalny charakter.
Kto płaci za scouting?
Notatka: Koszty rekonesansu — przeloty, noclegi, testy restauracji, czas zespołu — ponosi agencja z własnej marży. To jednak zawsze bezpieczniejszy wariant: ryzyko dotyczy 1–2 osób, a nie całej grupy uczestników. Wyjazd inspekcyjny pozwala wychwycić niespodzianki i zaskakujące szczegóły, zanim staną się problemem na miejscu, oraz wykluczyć tzw. niewypały — miejsca, które na papierze wyglądają świetnie, a w praktyce zawiodłyby całą grupę.
Wniosek
Za gotową propozycją, którą klient dostaje na tacy, stoją dziesiątki godzin analizy, rozmów, testów i trudnych decyzji operacyjnych. Destination scouting to nie wyjazd służbowy — to precyzyjny, profesjonalny proces, którego jedynym celem jest wybór kierunku bezpiecznego, sprawdzonego i naprawdę atrakcyjnego. Takiego, który w dniu wydarzenia dowiezie obiecaną jakość — co do minuty i co do detalu.
Autorka: Małgorzata Gulińska, prezes agencji incentive Margot travel działającej od 30 lat w tym sektorze. Członkini stowarzyszeń m.in. Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel i SITE.
Wieloletni praktyk w branży turystycznej i zapalona podróżniczka, najpierw jako pilot wycieczek turystycznych po całym świecie, potem jako właściciel Margot Travel. Pokazywanie świata innym ludziom to jej pasja, na swoich warunkach i o wysokim standardzie.
Małgorzata Gulińska: Destination scouting, czyli sprawdzenie kierunku poprzez rekonesans
