Zakupy hotelowe przestają być administracją, stają się elementem strategii.
Dlaczego funkcja zakupów będzie jednym z najważniejszych obszarów zarządzania hotelem w najbliższych latach?
Przez lata zakupy w hotelarstwie były traktowane przede wszystkim jako funkcja operacyjna. Trzeba było coś zamówić, znaleźć dostawcę, wynegocjować cenę, dopilnować dostawy i przekazać fakturę do księgowości. W wielu hotelach wciąż właśnie tak wygląda postrzeganie tego obszaru. Pisze Anna Betlińska, prezes zarządu Hotelowej Grupy Zakupowej, w cyklu poświęconym decyzjom, które wpływają na kondycję i przyszłość hoteli.
Nie każdy obiekt posiada własny dział zakupów. Nie zawsze prowadzone są regularne analizy zakupowe, nie zawsze wiadomo, kto i na jakiej podstawie podejmuje decyzje zakupowe. Zdarza się, że procurement sprowadza się do obsługi bieżących potrzeb F&B, housekeepingu czy magazynu.
Nie jest to problem występujący wyłącznie w Polsce. Różnica polega na tym, że największe międzynarodowe grupy hotelowe od dawna rozwijają procurement jako znacznie szerszą funkcję biznesową.
Pytanie więc nie brzmi, czy procurement będzie miał znaczenie dla hotelarstwa, ale jak szybko polskie hotele zaczną traktować go jako część zarządzania biznesem, a nie wyłącznie obsługi jego codziennych potrzeb?
Czy hotel może mówić o strategii, jeżeli nie wie, jak podejmuje decyzje zakupowe?
Każdy świadomy general manager czy właściciel hotelu wie, że decyzje dotyczące kosztów nie zaczynają się w momencie wystawienia zamówienia. Decyzja została często podjęta znacznie wcześniej, w momencie budowania budżetu, przy planowaniu sezonu, podczas przygotowywania wydarzenia, przy wyborze standardu wyposażenia pokoju, przy ustalaniu menu, przy planowaniu remontu, przy zmianie dostawcy. Czasem również wtedy, kiedy ktoś w organizacji podejmuje decyzję, że „tym razem trzeba kupić to szybko”. Dlatego trudno mówić o strategii zakupowej, jeżeli hotel nie wie dokładnie, co kupuje, dlaczego tego potrzebuje, kto podejmuje decyzję, na jakiej podstawie wybierany jest dostawca i jaki będzie rzeczywisty koszt tej decyzji dla całego obiektu.
To jest właśnie moment, w którym kończy się zwykłe zamawianie, a zaczyna procurement.
Zamówienie jest końcem procesu, nie jego początkiem
W najbardziej uproszczonym modelu proces wygląda tak:
To model, który może działać przy prostych, powtarzalnych zakupach. Problem pojawia się wtedy, gdy większość decyzji w hotelu zaczyna być podejmowana właśnie w ten sposób.
Dojrzały proces wygląda inaczej:
Planowanie potrzeb powinno obejmować zarówno wydatki OPEX, jak i CAPEX, ale również przewidywane zmiany w działalności hotelu. Sezonowość, planowane wydarzenia, remonty, zmiany standardu, nowe usługi czy przewidywany wzrost lub spadek zapotrzebowania.
I tutaj pojawia się problem zakupów ad hoc.
Nie każdy zakup nagły jest błędem. Hotel jest żywym organizmem i zawsze będą sytuacje, których nie dało się wcześniej przewidzieć. Problem zaczyna się wtedy, kiedy zakup ad hoc przestaje być wyjątkiem, a staje się sposobem funkcjonowania organizacji.
Wtedy hotel traci możliwość planowania, porównywania ofert, negocjowania warunków i wykorzystywania potencjału swoich zakupów.
Cena nie mówi jeszcze, ile naprawdę kosztuje zakup.
Jednym z najważniejszych elementów dojrzałego procurementu jest odejście od myślenia wyłącznie o cenie jednostkowej. Ta sama decyzja zakupowa może mieć zupełnie inny koszt dla hotelu w zależności od sposobu realizacji. Produkt lub usługa mogą być tańsze, ale wymagać częstszych dostaw lub wizyt w hotelu. Dostawca może oferować niższą cenę, ale dłuższy termin realizacji. Tańszy produkt może mieć większe zużycie. Niewłaściwie zaplanowany zakup może wymagać dodatkowego transportu albo pracy personelu. Procurement patrzy na całkowity koszt decyzji, a nie tylko na cenę widoczną na fakturze. To ważna zmiana również dla hotelarstwa. Bo jeżeli jedynym kryterium wyboru dostawcy jest cena, możemy bardzo łatwo uzyskać pozorną oszczędność.
Procurement nie działa obok hotelu.
Największa zmiana, jaka musi nastąpić w polskim hotelarstwie, dotyczy właśnie tego miejsca.
Procurement nie może być odizolowany od pozostałych działów, a o jakości procurementu nie powinno się rozmawiać wyłącznie w kontekście tego, jak dobrze ktoś negocjuje ceny. Równie ważne jest to, jak hotel planuje, komunikuje się i podejmuje decyzje.
Kierunek, który obserwujemy na rynku międzynarodowym, jest bardzo wyraźny.
Procurement jest coraz mocniej łączony z technologią, analizą danych, zarządzaniem dostawcami, ryzykiem, odpowiedzialnym sourcingiem i planowaniem biznesowym.
Nie jest już wyłącznie funkcją „od kupowania”, zakupy są częścią strategii hotelu.
Właśnie dlatego sposób, w jaki hotel zarządza zakupami, będzie w najbliższych latach coraz mocniej wpływał na jego przewagę konkurencyjną. Nie dlatego, że wszystkie hotele nagle powinny zacząć kupować taniej. Dlatego, że rośnie znaczenie świadomego podejmowania decyzji. Hotel musi jednocześnie kontrolować koszty, utrzymywać standard, zapewniać ciągłość operacji, odpowiadać na oczekiwania gości, zarządzać ryzykiem i reagować na zmiany rynku. Procurement znajduje się dokładnie na przecięciu tych potrzeb.
Dlatego właściwe pytanie nie brzmi już: Ile hotel może zaoszczędzić na zakupach?
Tylko: Ile kosztuje hotel podejmowanie decyzji zakupowych bez strategii?
I być może właśnie od odpowiedzi na to pytanie powinniśmy zacząć rozmowę o przyszłości zakupów w hotelarstwie.
Autorka: Anna Betlińska, prezes zarządu Hotelowej Grupy Zakupowej
Seria artykułów będzie poświęcona decyzjom, które wpływają na rentowność i przyszłość hoteli. Autorka przyjrzy się m.in. współpracy sprzedaży, operacji i finansów, wykorzystaniu AI w działaniach procurementu, znaczeniu ESG oraz kosztom, których nie widać na fakturach. Bez gotowych recept – za to z pytaniami, które pozwalają spojrzeć na hotelarstwo z nowej perspektywy. W tym cyklu zachęca do dyskusji o przyszłości hotelarstwa.