Od lat networking jest najczęściej wymienianym celem wydarzeń B2B. Co ciekawe jest to bardzo często element, który organizatorzy pozostawiają przypadkowi. Pisze Klaudia Laskowska z endrofina events.
W programie wydarzeń pojawiają się przerwy kawowe albo kolacje, a eventowa przestrzeń teoretycznie przystosowana jest do bardziej kuluarowych rozmów. Problem w tym, że samo miejsce i czas nie wystarczą, żeby ludzie zaczęli ze sobą rozmawiać. Uczestnicy wydarzeń coraz częściej oczekują nie tylko wartości merytorycznej, ale również tej wynikającej z poznania odpowiednich osób. Dotyczy to szczególnie wydarzeń B2B, konferencji, targów, kongresów i spotkań branżowych, gdzie równie istotne jak zdobycie nowej wiedzy staje się budowanie relacji, które mogą przełożyć się na współpracę, nowe projekty, rekomendacje czy rozwój zawodowy. Dlatego networking powinien być traktowany nie jako dodatek do agendy, ale jako jeden z jej pełnoprawnych elementów.
Dlaczego klasyczny networking przestaje działać?
Model „mamy pół godziny na networking, powodzenia” zakłada, że uczestnicy sami wiedzą, z kim chcą rozmawiać, łatwo rozpoczną rozmowę i bez problemu przełamią pierwszą barierę kontaktu. W praktyce często wygląda to inaczej. Część osób szuka znajomych, inni pozostają przy osobach, które już mieli okazję poznać, a jeszcze inni wykorzystują przerwę, żeby sprawdzić telefon czy odpowiedzieć na wiadomości. Im większe i bardziej międzynarodowe wydarzenie, tym trudniej o spontaniczne, wartościowe kontakty.
Nie oznacza to jednak, że uczestnicy nie chcą networkingu. Potrzebują po prostu powodu bądź pretekstu, żeby podejść do konkretnej osoby i w naturalny sposób rozpocząć rozmowę. I właśnie ten powód powinien zaprojektować organizator.
Networking zaczyna się przed wydarzeniem
Jednym z najczęściej pomijanych elementów jest przygotowanie uczestników jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Networking może bowiem zacząć się na długo przed wejściem do eventowej przestrzeni.
Coraz częściej organizatorzy wykorzystują do tego aplikacje eventowe, które uczestnicy wypełniają przed wydarzeniem. Podczas rejestracji mogą określić swoją branżę, stanowisko, obszary zainteresowań, a przede wszystkim – czego szukają podczas eventu i z kim chcieliby się spotkać. Na tej podstawie aplikacja może wskazywać osoby, które mogą być dla nich szczególnie interesujące.
To ważna zmiana. Uczestnik nie przyjeżdża już na wydarzenie z myślą: „zobaczymy, kogo poznam”, ale może wcześniej zobaczyć grono osób, z którymi potencjalnie warto porozmawiać. Może sprawdzić ich profile, zainteresowania czy obszary działalności, a następnie zaprosić je na spotkanie lub po prostu przyjechać z konkretnym pomysłem na rozmowę. W ten sposób matchmaking staje się nie tylko narzędziem organizatora, ale również elementem doświadczenia uczestnika. Daje mu poczucie, że wydarzenie zostało zaprojektowane także z myślą o jego indywidualnych potrzebach.
Shared experience – katalizator relacji
Jednym z najmocniejszych narzędzi budowania relacji podczas wydarzeń jest shared experience, czyli wspólne doświadczenie.
Kiedy uczestnicy przeżywają coś razem, automatycznie otrzymują temat rozmowy. Może to być występ, aktywacja marki, doświadczenie technologiczne, warsztat, nietypowa kolacja czy angażująca aktywność.
To szczególnie ważne podczas wydarzeń międzynarodowych. Uczestnicy mogą mieć różne języki i style komunikacji, ale wspólne doświadczenie tworzy im wspólny punkt odniesienia.
– Na eventach bardzo często widzimy, że ludzie chcą ze sobą rozmawiać, ale potrzebują pretekstu, żeby zrobić ten pierwszy krok. Dlatego dużo lepiej działa sytuacja, w której uczestnicy mają za sobą wspólne doświadczenie – wtedy rozmowa zaczyna się naturalnie: „Co sądzisz o tym, co właśnie zobaczyliśmy?”. To znacznie łatwiejszy początek niż podejście do zupełnie obcej osoby z prostym „poznajmy się”. Z perspektywy organizatora warto więc projektować nie tylko sam moment spotkania, ale przede wszystkim powód, dla którego ludzie będą chcieli ze sobą porozmawiać – mówi Anna Rajewska, client service director w endorfina events.
Małe grupy często działają lepiej niż duża sala
Paradoksalnie, im większe wydarzenie, tym ważniejsze stają się małe formaty. Rozmowa w grupie kilku osób jest zupełnie innym doświadczeniem niż próba nawiązania kontaktu podczas dużego koktajlu. W mniejszym gronie łatwiej zabrać głos, zadać pytanie i znaleźć wspólny temat. Dlatego warto przeplatać duże momenty wydarzenia z mniejszymi formatami: round tables, warsztatami, śniadaniami tematycznymi, krótkimi sesjami dyskusyjnymi czy kolacjami w mniejszych grupach. Dobrze zaprojektowana agenda może sprawić, że uczestnik w ciągu jednego dnia kilkukrotnie trafi do nowej grupy osób – bez poczucia, że bierze udział w serii obowiązkowych sesji networkingowych.
Co po wydarzeniu?
Relacja nie kończy się wraz z ostatnim slajdem prezentacji. Jeżeli networking był istotnym elementem wydarzenia, warto zaprojektować również jego dalszy ciąg. Follow-up może obejmować udostępnienie kontaktów – za zgodą uczestników – materiały podsumowujące konkretne sesje czy stworzenie przestrzeni online, w której można kontynuować rozmowy.
Warto również mierzyć nie tylko liczbę uczestników czy frekwencję, ale jakość nawiązanych kontaktów. Ilu uczestników poznało kogoś nowego? Ilu z nich uznało ten kontakt za wartościowy? Czy doszło do kolejnych spotkań lub współprac?
To pozwala spojrzeć na networking nie jako miękki, trudny do zmierzenia element wydarzenia, ale jako konkretną część jego wartości biznesowej.
Networking jako element scenariusza
Najlepszy networking nie powinien wyglądać jak obowiązkowy punkt programu. Powinien być wpisany w doświadczenie uczestnika tak naturalnie, że niemal przestajemy go zauważać. Dobrze zaprojektowane wydarzenie odpowiada na trzy pytania: kogo chcemy ze sobą połączyć, dlaczego te osoby powinny się spotkać i co możemy zrobić, żeby dać im naturalny powód do rozpoczęcia rozmowy?
Bo networking nie dzieje się sam. Można pozostawić go przypadkowi – albo potraktować go tak samo poważnie jak scenografię, agendę, content czy doświadczenie uczestnika.
Autorka: Klaudia Laskowska, senior PR specialist, endorfina events
Networking sam się nie wydarzy – czyli jak projektować eventy z ludzką twarzą?
