Inauguracyjna debata z cyklu MP MICE and More portalu MeetingPlanner odbyła się 27 czerwca br. w ogrodzie Restauracji Belvedere w Warszawie.
Wśród uczestników wydarzenia znalazły się kluczowe postacie branży spotkań, w tym członkowie Rady Programowej Portalu MeetingPlanner.pl, m.in.: Wojciech Cłapiński - El Padre; Krzysztof Gawrych, Tomasz Kammel, Katarzyna Kęska - TVP; Piotr Lenczewski - RadissonBlu Group, Cezary Wilemajtys - United Partners, Artur Zymerman - Restauracja Belvedere, Magdalena Borkowska właścicielka agencji TOO PR, zajmująca się PR-em gwiazd wraz z Anną Dereszowską, którą reprezentuje a także przedstawiciele agencji eventowych.
Tematem dyskusji był kryzys i jego wpływ na branżę spotkań. Zaproszeni goście mieli okazję wypowiedzieć się odnośnie skutków kryzysu i jego wpływu na obecny stan i przyszłość branży eventowej. W nieformalnej atmosferze wywiązała się żywa dyskusja. W efekcie okazało się, że problem kryzysu praktycznie nie istnieje. Bardziej absorbujące dyskutantów okazały się dotychczas nierozwiązane problemy branży takie jak: kredytowanie projektów przez agencje eventowe, puste zapytania, rozdrobnienie rynku, ustawienia przetargów, nieetyczne przejmowanie pracowników czy też ich nadmierna rotacja w branży.
W naturalnym efekcie tych spraw co raz częściej powraca temat zrzeszania się, gdyż od dawna widoczna jest potrzeba powstania stowarzyszenia agencji eventowych, które reprezentowałoby ich interesy.
O CZYM DYSKUTOWAŁA BRANŻA?
Kryzys pozytywnym okiem
Jak się okazało podczas dyskusji, właściwszym terminem na określenie sytuacji kryzysowej na rynku polskim, byłoby raczej - spowolnienie gospodarcze. Jednym z jego przejawów były zmniejszone budżety wydawane na eventy. Zwracano uwagę na pozytywne aspekty kryzysu, takie jak stymulowanie kreatywności przy organizacji eventów, w przypadku dysponowania mniejszymi budżetami. Jak zauważył Artur Zymerman - dyrektor generalny Belvedere - Jeśli chodzi o rynek HoReCa, rok 2010 zakończył on na lekkim minusie. Nastąpiło lekkie spowolnienie gospodarcze a firmy, które zlecały organizację imprez czy też korzystały z hoteli kładły nacisk na oszczędności. Nie było tak, że było mniej eventów, ale budżety przeznaczane na tego typu projekty były bardzo ograniczane. Dlatego firmy były zmuszone do większej kreatywności za mniejsze pieniądze. To wymusiło większą innowacyjność i lepsze podejście do budżetów. Trzeba było robić wiele eventów, żeby mieć płynność finansową. Myślę, ze my wszyscy wyciągniemy lekcję z tego wszystkiego i będziemy na przyszłość bardziej kreatywni.
Pozytywne strony dekoniunktury na rynku spotkań dostrzegł również Wojciech Cłapiński, prezes El Padre - To co nazywamy kryzysem było czymś pozytywnym dla branży. Po pierwsze wymusił on na agencjach pewną kreatywność. Agencje nabrały dynamiki i świeżego spojrzenia. Kryzys wyczyścił branżę z agencji amatorskich, które i tak w trudnych czasach nie stanowiły realnej konkurencji. Klient bał się zaryzykować powierzenia pieniędzy firmie, która nie ma portolio albo gwarancji, że może projekt skredytować.
Zofia Siudak z Hogg Robinson Group zauważyła, że przez kryzys więcej imprez organizowanych jest w kraju co jest korzystne dla agencji eventowych.
Wszystko wskazuje na to jednak, że najgorsze za nami. Jak zauważyła Sylwia Matwiejczyk, właścicielka agencji Nota Bene - Trudne czasy odeszły. Trochę się zmienia sposób zatrudniania ludzi w firmach i jest coraz więcej osób na zasadach freelancerskich. Wydaje mi się, że duże agencje będą przechodziły w części na pracowników stałych a reszta będzie zatrudniana z zewnątrz. Robię sama mniejsze projekty, ale też się podzlecam dla innych agencji.
W wyniku sytuacji kryzysowej, wiele firm musiało przeorganizować i przemyśleć swój sposób funkcjonowania. Jednym z większych dylematów branży, zdaniem Cezarego Wilemjtysa, Prezesa United Partners jest pytanie, jakiego typu organizacje świadczące usługi z danej kategorii czy też produkty są w stanie być obecnie konkurencyjne na rynku?
Branża chce się zrzeszać
Dominującym tematem dyskusji była kwestia zrzeszenia się branży. Krzysztof Gawrych stwierdził, że branża eventowa dryfuje bez żadnego kierunku ulegając naciskom klientów. Rozwiązaniem mogłoby być Stowarzyszenie agencji eventowych. Bez niego nie damy sobie rady. Jest dużo wzajemnej niechęci miedzy agencjami i to trzeba zmienić. Wiele dużych agencji nie widzi na razie sensu powstawania takiej organizacji. Zrzeszenie agencji powinno być na tyle niezależne, żeby żadna z agencji nie miała wątpliwości, że działają dla dobra wszystkich.
W przypadku stowarzyszeń, dużym problemem jest zaangażowanie ludzi. Musi się znaleźć grupa ludzi, która zechce przeznaczyć na cele stowarzyszenia konkretne pieniądze a nie jest to takie proste.
Jak bumerang powracało pytanie dlaczego, pomimo deklarowanej potrzeby, takie stowarzyszenie jeszcze nie powstało. Wśród przyczyn wymieniano wysokie koszty prowadzenia akcji lobbingowych, trudność wybrania reprezentantów i inicjowania działań, wykluczających się interesów zleceniodawców i agencji, wątpliwości odnośnie możliwości realnego wpływu na funkcjonowanie branży. Jak stwierdzili dyskutanci, w celu stworzenia stowarzyszenia reprezentującej interesy agencji, konieczne jest stworzenie listy potencjalnych korzyści uczestnictwa w takiej organizacji oraz kwestii, jakimi miałoby się ono zajmować.
Korzystajmy z doświadczeń
Warto czerpać z doświadczeń innych branży. Jak zauważył Krzysztof Korczak, Współwłaściciel Krab Music House & Special Events, parę lat temu, z inicjatywy Andrzeja Korczaka powstało elitarne Stowarzyszenie Managerów Artystów Polskich. Uznali oni, że więcej zyskają współpracując ze sobą niż konkurując. Wprowadzili standardy takie jak zaliczka -obecnie powszechnie stosowana w branży.
Jak powiedział Cezary Wilemajtys - SOIT powstał bo członkowie podbranży zajmującej się zagranicznymi wyjazdami uznali że sytuacja na tyle dojrzała, że we wspólnym interesie jest to, żeby usiąść razem i pomyśleć, w jaki sposób możemy naszych interesów bronić. Było nam o tyle łatwiej, że kwestie w ramach prowadzenia biur podróży określa ustawodawstwo polskie czyli Ustawa o Turystyce, która determinuje, jakie warunki każde biuro podróży musi spełniać, by móc oferować usługi wyjazdowe. W tej chwili 16 członków stowarzyszenia działa od 1,5 roku na rzecz tego, żeby ukształtować naszą wizję i jak powinny wyglądać relacje nasze z klientami a więc zasady przetargowe. Ostatnio zaprosiliśmy przedstawicieli działów zakupów usług incentive, którzy przedstawili zasady, na podstawie których dokonują zakupów i przeanalizowaliśmy je. Stworzyliśmy idealną formułę organizacji tego typu przetargów, którą będziemy lansować w tej chwili. Jeżeli mówimy o stowarzyszeniu czy jakiejś formie organizacji w ramach tematu eventowego, to będzie to wtedy możliwe, gdy wszyscy na rynku uznają, że jest to we wspólnym interesie i ten interes jest na tyle istotny, że jest w stanie przełamać różnego typu opory.
Branża rozdrobniona
Jeden z poruszanych wątków dotyczył rozdrobnienia branży. Trudne wydaje się ustalenie standardów, którym by się chciał podporządkować cały rynek. Ponadto największe agencje działają na innych zasadach niż mniejsze, musząc chociażby podporządkować się wymogom przetargowym. Jak zauważył Krzysztof Gawrych, jeżeli duże agencje wprowadzą pewne zasady to korporacje dostosują się w jakiś sposób do przedstawionych warunków.
Kredytowanie projektów
Problem kredytowania projektów przez agencje okazał się jest jednym z istotniejszych dla branży. Korporacje prowadzą często celową politykę nastawioną na przesuwanie terminów zapłaty, dzięki czemu w przypadku dużych projektów, są w stanie „zaoszczędzić” znaczne sumy. Jak stwierdził Artur Zymerman - Najbardziej bolącym tematem jest to, że duże firmy korporacyjne zatrudniają często agencje, żeby w 100 procentach kredytowały projekty, przy czym płatności są regulowane nawet po 60-90 dniach.
Zaliczkowanie agencji
Kolejna kwesta finansowa, która pojawiła się w toku dyskusji to zaliczkowanie agencji. Artur Zymerman zauważył, że zleceniodawcy powinni zaliczkować organizatorów. Firmy przecież muszą na bieżąco płacić pracownikom i dostawcom wynagrodzenie. Obecnie istnieje lobby, które będzie dążyć do uregulowania tej sprawy. Brak zaliczkowania może mieć i dobre strony. Jak powiedział Krzysztof Gawrych branża eventowa jest dość nisko nakładowa więc osoby, które odchodziły z klientami i zakładały nowe agencje nie były w stanie poprowadzić milionowych projektów. Duże agencje zyskały więc na tym.
Nieuczciwe przetargi
Kolejną nieuregulowaną kwestią okazał się problem nieuczciwych przetargów. Niektóre firmy ogłaszające przetargi sprzyjają konkretnej agencji i nakierunkowują ją na wygraną. Krzysztof Korczak stwierdził, że nie da się zweryfikować, który przetarg jest czysty, który nie. Chciałby wiedzieć, ile osób zostało zaproszonych do przetargu i jakie są kryteria przetargowe.
Rotacje pracowników uderzają w agencje
Duże emocje wzbudził temat rotacji oraz przejmowania pracowników. Część dyskutantów skłaniała się ku opinii, że to rynek powinien decydować, czy tę praktykę powinno się akceptować. Ze strony agencji problem wygląda jednak poważniej. Pracownicy przechodząc do konkurencji zabierają know-how wypracowane przez cały zespół. Branża eventowa nie generuje materialnych produktów. Wiedza, doświadczenie pracowników, których nierzadko trzeba najpierw wyszkolić stanowią kapitał agencji. W przypadku, gdy pracownik odchodzi zakładając nową działalność, firma traci niezwykle dużo. Z punktu widzenia agencji zabieranie pracownika przez klienta jest rozpatrywane wręcz jako kradzież. Branży eventowej często nie stać, żeby z każdym pracownikiem podpisywać umowy o zakazie konkurencji.
To co okazałoby się korzystne dla agencji, np. podpisanie z klientami umów lojalnościowych, zobowiązujących do niekorzystania z usług pracowników, którzy postanowili odejść z agencji wykorzystując jego know-how, jest mniej korzystne dla klienta, któremu to rozwiązanie ogranicza wybór. Tomasz Kammel określił takie umowy jako niedemokratyczne i nierynkowe. Jeżeli korporacje mogą płacić za zakaz konkurencji to agencje również powinny to robić, kalkulując zyski.
Wydaje się, że kryzys ominął najsilniejszych graczy na rynku spotkań. Natomiast, jak się okazało, bieżących problemów, z którymi musi się zmierzyć branża eventowa jest niemało. Wnioskując z pozytywnej energii spotkania, na szczęście, nie brakuje pomysłów na ich rozwiązywanie. Branża spotkań przez swoją chęć do dialogu, i wypracowywania wspólnie nowych rozwiązań na drodze rzeczowej dyskusji udowodniła, że w pełni zasługuje na to miano. Nikt z uczestników spotkania nie miał chyba wątpliwości, że warto podejmować rozmowy i działania zmierzające do polepszenia funkcjonowania rynku spotkań. Temu z pewnością będą służyć kolejne spotkania inicjowane przez portal MeetingPlanner.pl, tak, aby dostarczać branży przysłowiowej iskry do rozpoczęcia inicjatyw pożytecznych dla całej branży.
Portal MeetingPlanner.pl dziękuje Restauracji Belvedere za pomoc w przygotowaniu spotkania.
Lista uczestników spotkania: Sylwia Banaszewska, MeetingPlanner.pl; Magdalena Borkowska - Too PR; Edyta Brykała - Noble Concierge; Piotr Cieślak - MeetingPlanner.pl; Wojciech Cłapiński - El Padre; Anna Dereszowska; Marta Dunin-Michałowska - Mea Event; Krzysztof Gawrych; Norbert Kabaczyński - Don`t Worry; Tomasz Kammel; Katarzyna Kęska – TVP; Krzysztof Korczak - Krab Music House & Special Events; Piotr Lenczewski - RadissonBlu Group; Sylwia Matwiejczyk - Nota Bene; Agata Siekierska - MeetingPlanner.pl; Zofia Siudak - Hogg Robinson Group, Cezary Wilemajtys - United Partners, Artur Zymerman - Restauracja Belvedere.
MP MICE & More to nazwa nowego projektu portalu MeetingPlanner.pl, który poprzez realizację szeregu cyklicznych spotkań Rady Programowej z poszczególnym sektorami branży, ma pogłębić integrację branżową i wzmocnić rynek. W toku dyskusji będą wypracowywane rozwiązania korzystne dla branży zaś nieformalna formuła spotkań ma sprzyjać niebanalnej wymianie poglądów na temat najważniejszych spraw branży.
źródło: MeetingPlanner.pl