1 października, podczas targów WorldHotel odbyły się warsztaty pod nazwą „Hotele versus meeting plannerzy. Współpraca gwarancją sukcesu”. Organizatorami wydarzenia był portal MeetingPlanner.pl oraz Event Managers Club zrzeszający organizatorów i zleceniodawców eventów z całej Polski.
Spotkanie skierowanie było do organizatorów spotkań firmowych oraz osób odpowiedzialnych po stronie hotelu za obsługę wydarzeń. W warsztatach wzięły udział zarówno największe hotele w kraju, jak i mniejsze ośrodki z różnych regionów Polski. Meeting plannerów reprezentowali przedstawiciele agencji oraz zleceniodawcy korporacyjni. Celem spotkania było polepszenie współpracy, wzajemnej komunikacji i poznanie wzajemnych potrzeb. Konferencja była doskonałą okazją nie tylko do nawiązania nowych kontaktów, ale również zidentyfikowania problemów jakie pojawiają się na linii działania hotel - meeting planner.
Warsztaty utrzymane były w konwencji fast date - każdy uczestnik ze strony hotelu miał możliwość 15-minutowego spotkania ze zleceniodawcą korporacyjnym lub przedstawicielem agencji eventowej. W trakcie konferencji odbyły się dwie godzinne tury spotkań fast date. Hotele miały okazję do zaprezentowania swojej oferty i poznania oczekiwań meeting plannerów, ci zaś mogli przedstawić swoje potrzeby.
- Nasz portal jest platformą współpracy pomiędzy zleceniodawcami a usługodawcami rynku spotkań. Ale nie zapominamy, że świat wirtualny musi służyć światu rzeczywistemu. Stąd pomysł na formułę spotkania sprzyjającą nawiązywaniu bezpośrednich kontaktów. To nowoczesna konwencja, którą chcemy kontynuować w przyszłości. Choć niewątpliwie bardziej skomplikowana pod względem organizacyjnym niż standardowe spotkania, daje za to bardziej satysfakcjonujące i konkretne efekty - powiedział Piotr Cieślak, Dyrektor Zarządzający portalu Meetingplanner.pl.
Wśród zaproszonych prelegentów byli: Piotr Niewiadomski - Współwłaściciel Fabryki Adrenaliny; Jarosław Sądej, Dyrektor Zarządzający Jet Events; Magdalena Wrzesińska z Departamentu Marketingu w Aviva Polska; Piotr Lenczewski, Sales Manager w Hotelu Radisson BLU w Warszawie.
Sezonowość w hotelach
Pierwsza cześć dyskusji panelowej poświęcona była tematowi "Sezonowości w hotelach" i związanego z nim zróżnicowania oferty w zależności od czasu, w którym obowiązuje.
Jak powiedział Piotr Lenczewski - Sezonowość dotyczy nie tylko miesięcy, ale również i dni. Największy ruch odnotowujemy we wrześniu zaś najlepszą cenę można otrzymać w lipcu czy sierpniu. Jeśli meeting planner jest elastyczny - hotel również jest bardziej skłonny do zaoferowania bardziej interesujących propozycji.
Sezonowość dotyczy nie tylko ofert hoteli, ale również rytmu pracy w korporacjach. W czasie luźniejszych miesięcy mamy czas na czytanie ofert i warto to hotelom powiedzieć, żeby wykorzystały ten właśnie okres do bardziej intensywnej prezentacji swoich możliwości - powiedziała Magdalena Wrzesińska.
Jak zauważyła współprowadząca panel dyskusyjny - Monika Krusiewicz z Event Managers Club - Sezonowość zależy od branży. Rolą hoteli powinno być poznanie specyfiki danego sektora, tak aby dostosować ofertę do jego potrzeb.
Meeting plannerzy zwrócili uwagę, że podczas planowania wydarzeń muszą brać pod uwagę wymagania swoich klientów. Jarosław Sądej zauważył, że jako organizator, często jest uzależniony od decyzji klientów docelowych czy sponsorów projektów. W podobnym tonie utrzymana była uwaga Magdaleny Wrzesińskiej - Ograniczeni jesteśmy sponsorami projektu. Bardzo korzystne oferty, które dostajemy od hoteli na organizację spotkań w weekendy, niestety nie zyskują aprobaty. Organizatorzy niechętnie zapraszają swoich pracowników czy klientów na konferencje, warsztaty i spotkania w dni wolne od pracy.
Pojawił się również wątek dostępu do ofert last minute dla branży. Możliwość taka spotkała się z zainteresowaniem organizatorów wydarzeń. Na pytanie skierowane ze strony Piotra Cieślaka, czy meeting plannerzy poszukują ofert last minute, Jarosław Sądej odpowiedział - Chętnie byśmy z nich korzystali organizując spotkania ad hoc. W przypadku mniejszych spotkań typu, np. szkolenia, klienci mogą wykazać się większą elastycznością związaną, np. z datą planowanego spotkania.
Kolejnym wątkiem była kwestia dopasowania oferty do potrzeb meeting plannerów. Magdalena Wrzesińska przyznała, że dla organizatora byłoby wygodne otrzymać od hotelu kilka wolnych, alternatywnych terminów. Zgodziła się również ze stwierdzeniem, że prośba do hotelu o podanie alternatywnego terminu mogłaby być wysłana od razu na etapie zapytania ofertowego od klienta. Jak powiedział Piotr Lenczewski - W naszym hotelu raczej nie wybiegamy pod tym względem naprzód, ponieważ chcemy, żeby oferta spełniała dokładnie oczekiwania klienta, i wolimy, żeby była odpowiedzią na konkretne zapytanie. To co możemy zaproponować, to informacja, że dysponujemy innymi wolnymi terminami na etapie prezentowania ofert, bez podawania szczegółów.
Konferencyjna polityka cenowa hoteli
Kolejnym punktem była dyskusja dotycząca polityki cenowej hoteli. Uzasadniając założenia hotelu w tym zakresie, Piotr Lenczewski powiedział - Pakiety konferencyjne to korzyść zarówno dla hoteli jak i meeting plannerów, którzy w krótkim czasie otrzymują ofertę. Często w pakiecie naszego hotelu, sala konferencyjna jest gratis, ponieważ stanowi koszt stały dla hotelu. Dodatkowe usługi, tj. przerwy kawowe, lunch to gwarancja przychodu dla hotelu - mówił Piotr Lenczewski.
Meeting plannerzy zwracali uwagę również na małą elastyczność hoteli w zakresie negocjowania cen zawartych w pakietach. - Czynnikiem utrudniającym korzystanie z pakietów jest często skomplikowanie imprez. Dobry pakiet to prosty pakiet zawierający minimalną ilość usług. Na takim pakiecie dodając kolejne elementy zbudować można atrakcyjną ofertę - mówił Piotr Niewiadomski. - Zauważam, że hotele są mało elastyczne jeśli chodzi o negocjowanie cen proponowanych w ramach pakietów konferencyjnych - powiedział Jarosław Sądej.
Problemem dla organizatora wydaje się zbytnia standardowość pakietów. Jak zauważyła Magdalena Wrzesińska - Konferencyjne pakiety hoteli są bardzo do siebie podobne. Większa elastyczność cenowa i związane z tym małe ustępstwa, np. w cenie pokoi mogłyby skutecznie wyróżnić ofertę danego hotelu. Odpowiadając na tę wątpliwość, Piotr Lenczewski stwierdził, iż cena zależy od dnia, dostępności, sezonowości. Każdy klient, czy branża wyróżnia się specyfiką potrzeb, założeń budżetowych. Stąd też nasz hotel segmentuje rynek, przygotowując dla każdego z segmentów specjalne warunki cenowe, czy anulacyjne, tak aby jak najbardziej odpowiadały one potrzebom i specyfice klienta."
Magdalena Wrzesińska - zwróciła uwagę również na brak przejrzystości ofert i ukrywanie rzeczywistych kosztów. W trakcie realizacji okazuje się często, że trzeba dopłacić, aby uzyskać usługę na satysfakcjonującym poziomie.
Jak przekonywał Piotr Niewiadomski - agencja powinna mieć zagwarantowaną lepszą ofertę cenową i powinien to być standard, gdyż agencja może powrócić do hotelu z nowym zleceniem częściej niż inny klient. Gdy hotele dają lepsze ceny klientom ostatecznym - popełniają błąd - w założeniu ceny dla Agencji powinny co najmniej być identyczne stwierdził Jarosław Sądej.
Jak usprawnić współpracę hotel - meeting planner
W tej części pojawiły się sugestie, głównie ze strony organizatorów wydarzeń, które dotyczyły polepszenia komunikacji, standaryzacji zapytań, aspektów prawnych odnoszących się do zawieranych umów.
Magdalena Wrzesińska powiedziała, że wygodnie jest kiedy oferta hotelu odpowiada, opisanej w zapytaniu, specyfikacji spotkania. - Kosztorysy, w których znajduje się wiele pozycji, wynikających z możliwości hotelowych, ale niezwiązanych z potrzebami organizatorów, nie oddają rzeczywistych kosztów konkretnej imprezy. Oferty robione na wyrost, kiedy spotkanie ma być proste, często o roboczym, warsztatowym charakterze, nie informują o właściwej cenie.
Piotr Niewiadomski powiedział, że z punktu widzenia organizatora, ważne jest, żeby komunikować się z jedną osobą. Brak indywidualnej opieki klienta wpływa negatywnie na komunikację. W grupach licznych powinno to być standardem, a obecnie niestety nie jest. Ważny jest również podział kompetencji i przydzielanie do obsługi wydarzeń decyzyjnych pracowników.
W kwestii ustalenia standardów prezentowania ofert, Jarosław Sądej zauważył, że wygodne dla klienta jest otrzymywanie ofert w podobnym formacie. Ułatwia to później ich porównywanie.
Pojawiły się także głosy, że standaryzacja zapytań ofertowych wydłuża proces. - Każde organizowane wydarzenie jest inne i wymaga indywidualnego podejścia, a przede wszystkim rzetelnego, precyzyjnego briefu skierowanego do usługodawcy - powiedziała Magdalena Wrzesińska.
Kolejnym problemem była kwestia skomplikowania umów i długość procedur. Magdalena Wrzesińska zauważyła, ze obu stronom często trudno się porozumieć, ponieważ hotel próbuje maksymalnie zabezpieczać swoje interesy, co skutkuje skomplikowaniem umów, a klient często musi szybko zrealizować wydarzenie.
Rozwiązaniem mogłaby być opcja realizacji Zlecenia a nie podpisywanie za każdym razem oddzielnych Umów. To wymaga jednakże obustronnego zaufania. Tu pojawił się głos z sali, z perspektywy hotelarskiej. Przedstawiciel hotelu spotkał się wręcz z odwrotną sytuacją, gdy to właśnie organizator wydarzenia wymagał skomplikowanej umowy.
Podsumowując etap dyskusji, Piotr Cieślak stwierdził, że najważniejszymi cechami udanej współpracy na linii meeting planner - hotel wydają się wzajemne zaufanie i dobra komunikacja. - Poprzez takie spotkania jak dzisiejsze chcemy łączyć i poznawać obie strony - powiedział.
Dyplomy MP Recommended - polecane przez profesjonalistów
Zwieńczeniem warsztatów było ogłoszenie wyników badania 100x100 i wręczenie dyplomów MP Recommended. Nagrodzono 20 hoteli, które dostały największą liczbę głosów. Ocenie podlegały następujące obszary: współpraca z klientem, stosunek ceny do jakości, standard, wyżywienie i obsługa.
Największą średnią ocen i tym samym zwycięzcą został Hotel Spa Dr Irena Eris - Wzgórza Dylewskie. Za nim uplasowała się Warszawianka Centrum Kongresowe Hotel Wellness & SPA oraz Warsaw Marriott Hotel. Nagrodzono również wysiłek meeting pannerów biorących udział w ocenach. Trzech meeting pannerów otrzymało vouchery na weekend w 4-gwiadkowych hotelach konferencyjnych.
- Badanie będzie kontynuowane. Wartości jego wynikom dodaje to, że hotele zostały wybrane wyłącznie przez zarejestrowanych meeting plannerów, którzy korzystali z własnych doświadczeń. Wyróżnienia MP Recommended będziemy przyznawać raz w roku, ale ranking najbardziej polecanych Meeting Hoteli zmienia się codziennie wraz z nowymi, dodawanymi ocenami - powiedział Piotr Cieślak z portalu MeetingPlanner.pl.
W trakcie warsztatów uczestnicy wrzucali do specjalnej "Skrzyni pomysłów" propozycje dotyczące usprawnienia współpracy na linii hotel - meeting planner.
Formuła fast date spotkała się z dużym zainteresowaniem uczestników. Organizatorzy wybierając konwencję spotkań indywidualnych, wzbogaconą dyskusją panelową starali się wyjść naprzeciw potrzebom branży, która świetnie odnalazła się w tej nowoczesnej formule.
źródło: MeetingPlanner.pl